Antallet af medlemmer i AMO skal fastsættes ud fra det såkaldte nærhedsprincip, som betyder, at AMO skal være stor nok til at kunne løse sine opgaver på tilfredsstillende måde. Nærhedsprincippet betyder også, at de ansatte skal kunne komme i kontakt med medlemmerne af AMO inden for deres arbejdstid – enten personligt eller digitalt.
Det er et krav, at arbejdsgiveren skriftligt kan dokumentere over for Arbejdstilsynet, at der er taget højde for nærhedsprincippet ved etablering af AMO samt ved større, væsentlige ændringer, fx i virksomhedens struktur, organisering, brug af teknologi m.v.
Den skriftlige dokumentation kan fx være i form af notat eller mødereferat.