Guide til virksomheder om det gode virtuelle møde
Du kan medvirke til en god afvikling af dit virtuelle møde med Arbejdstilsynet ved at følge disse råd. Rådene retter sig mod møder, hvor nogle mødedeltagere sidder ved egen skærm uden for mødelokalet (evt. på andre matrikler), og andre sidder sammen i et videomødelokale eller i et mødelokale med flere bærbare computere.
Tjek gerne i god tid før mødet med Arbejdstilsynet, at du kan tilgå mødelinket.
Sørg også gerne for, at den tilsynsførende har et telefonnummer på en mødedeltager i jeres virksomhed, som kan kontaktes, hvis der opstår tekniske udfald under mødet. I kan selv kontakte Arbejdstilsynet på telefon 70 12 12 88 og blive omstillet til den tilsynsførende.
Før mødet
Deling af materiale
Overvej, om du har noget skriftligt materiale, som du vil få brug for at kunne præsentere under mødet. Det kan fx være APV'ens handleplan. Du kan med fordel sørge for, at materialet er let tilgængeligt under mødet ved at åbne filerne inden mødet går i gang. Hvis du skal dele din skærm i Skype, som Arbejdstilsynet anvender, og vise materialet, trykker du på skærm-ikonet i bunden af din skærm og vælger ’Vis Skrivebord’ og ’Præsenter’. Du finder derefter den side, du vil vise, og når du er færdig, trykker du ’Stop Præsentation’.
Deltagelse fra videomødelokale
Vælg et mødelokale, som passer til antallet af mødedeltagere. Hvis det er et videomødelokale (med storskærm og centralhøjtaler), så flyt eventuelt om på møblerne, så deltagerne sidder med front mod kamera og mikrofon og ikke med for stor afstand.
Mødedeltagerne må gerne fylde hele billedet – så aflæser mødedeltagere, der sidder ved egen skærm i et andet lokale, bedst mimik og kropssprog.
Deltagelse via flere bærbare i samme mødelokale
Hvis det ikke er et videomødelokale, men mange mødedeltagere sidder i samme lokale, fungerer mødet bedst, hvis hver person deltager fra sin egen bærbare computer, frem for at flere mødedeltagere deler computer. Det anbefales, at der højest er to deltagere pr. computer. For at forhindre ekko, skal der dog kun være lyd via én computer i lokalet. Dvs. at de øvrige mødedeltagere i lokalet skal slukke mikrofonen og slå højtalerlyden fra på deres computer. Højtalerlyden slås fra i ”bjælken” nederst til højre på skærmen ved at trykke på ikonet (så der kommer et kryds ud for):
I Skype slukkes mikrofonen ved at trykke på ikonet (så der kommer en streg over):
Du bør tjekke lyd og billede, inden mødet går i gang. Vær desuden opmærksom på at begrænse støj og uro, som kan forstyrre mødet, fx fra service, hvis der er forplejning under mødet.
Under mødet
Den tilsynsførende fra Arbejdstilsynet er mødeleder. Hvis I sidder flere sammen, er det dog en fordel, at I aftaler, at en i lokalet er ordstyrer.
Det bidrager desuden til det gode møde, at:
- Man markerer, hvis man ønsker at få ordet
- Kun én taler ad gangen
- Man taler klart og tydeligt og giver plads til pauser, hvis der er forsinkelse på lyden
- Man begrænser uro i lokalet – undgå smalltalk med sidemanden.