Det gode virtuelle møde med Arbejdstilsynet
Du kan medvirke til en god afvikling af dit virtuelle møde med Arbejdstilsynet, hvis du følger rådene på denne side. Rådene retter sig mod møder, hvor nogle mødedeltagere sidder ved egen skærm uden for mødelokalet, og andre sidder i en gruppe i et mødelokale med videoskærm.
Før mødet
Vælg et mødelokale, som passer til antallet af mødedeltagere. Flyt eventuelt om på møblerne, så deltagerne sidder med front mod kamera og mikrofon og ikke med for stor afstand. Mødedeltagerne må gerne fylde hele billedet – så aflæser mødedeltagere, der sidder ved egen skærm, bedst mimik og kropssprog.
En bordhøjtaler/-mikrofon er god til at sende og modtage lyd fra en større gruppe.
Du bør tjekke lyd og billede, inden mødet går i gang.
Undlad forplejning til mødet for at begrænse uroen.
Under mødet
Giv tid til en god start. Lav en præsentationsrunde og afklar, hvem der er ordstyrer.
Aftal indledningsvis:
- At kun en taler ad gangen
- At man markerer, hvis man ønsker at få ordet
- At tale klart og tydeligt samt at give plads til pauser, hvis der er lidt forsinkelse på lyden.
- At begrænse uro i lokalet – undgå smalltalk med sidemanden.
Ordstyreren kan spørge mødedeltagerne direkte om deres holdning til et emne for at undgå, at mødedeltagerne taler i munden på hinanden. Tildel tydeligt taletid ved at bruge navn: ”Line, vil du uddybe dette emne?”
Brems meget talende mødedeltagere, hvis de er på vej ud ad en tangent.
Skab en fælles forståelse for fremdrift i mødet ved at opsummere undervejs.