Bilag 1 - Udvidet dataindsamling

Bilag 1 til AT-intern instruks IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø.

Dette bilag beskriver udvidet dataindsamling, herunder kilder til data og metoder, du som tilsynsførende kan bruge i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Formålet med bilaget er, at du kan få hjælp og støtte til dit arbejde med at indsamle data om problemer i det psykiske arbejdsmiljø.

Bilaget indeholder en kort beskrivelse af forskellige kilder til data om virksomheders psykiske arbejdsmiljø, samt en beskrivelse af følgende fire dataindsamlingsmetoder, som du kan bruge, når du gennemfører en udvidet dataindsamling for at afdække en virksomheds psykiske arbejdsmiljø:

Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner
Planlagte og aftalte gruppesamtaler
Observationer
Spørgeskemaer

Formålet med at beskrive metoderne er dels at give en indføring i metoderne, dels at give eksempler på situationer, hvor metoderne kan være særligt egnede at bruge. Metodebeskrivelsen er retningsgivende for, hvordan du tilrettelægger tilsynet med psykisk arbejdsmiljø på virksomhederne.

1. Planlægning af dataindsamling og håndtering af data

Du skal tage konkret stilling til, hvilke dataindsamlingsmetoder der egner sig bedst i den enkelte virksomhed. Dit valg af metoder afhænger bl.a. af, hvilken virksomhed der er tale om, hvilket arbejde der udføres på virksomheden og af problemernes karakter. Du aftaler tilsynsforløb i dialog med ledelse og arbejdsmiljøorganisation, så tilsynet kan foregå under hensyntagen til virksomhedens planlægning og daglige drift. Du afgør i sidste ende selv valget af metoder.

Når du har valgt metoder og aftalt tilsynsforløbet med virksomheden, sender du som hovedregel et brev til virksomheden. Brevet beskriver det aftalte tilsynsforløb, herunder fx hvilke kategorier af ansatte og ledere, der evt. skal gennemføres samtaler med. Der er også vedhæftet et brev særligt rettet mod de ansatte og ledere, der skal deltage i tilsynet.

Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets afdækning, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for ledelsen før det afsluttende møde. Data skal præsenteres i anonymiseret form, som følge af den særlige tavshedspligt, jf. § 79, stk. 2 i arbejdsmiljøloven. Du skal desuden tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i dine samtaler med ansatte for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv indgår i den samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø i virksomheden.

Arbejdstilsynet træffer kun afgørelse, hvis data fra flere kilder samstemmende peger på, at der er problemer i arbejdsmiljøet. Det kan fx være data fra en samtale med ansatte, som bakkes op af oplysninger fra ledelsen eller af data fra virksomhedens egne undersøgelser af arbejdsmiljøet, fx arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelser. Arbejdstilsynet baserer således ikke sine afgørelser alene på data fra fx samtaler med ansatte. Hvis ledelsen og ansatte er uenige om data i en sag, kan Arbejdstilsynet således kun træffe afgørelse, hvis data fra andre kilder peger på, at der er problemer i arbejdsmiljøet. Hvis der ikke er andre kilder, som peger på problemer i arbejdsmiljøet, kan Arbejdstilsynet dog afgive et undersøgelsespåbud, hvis Arbejdstilsynet kan dokumentere en konkret mistanke om arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, jf. § 21 i arbejdsmiljøloven.

2. Kilder til data om det psykiske arbejdsmiljø

Du kan hente data om det psykiske arbejdsmiljø fra mange forskellige kilder. Kilder til data kan indeholde flere former for oplysninger om virksomheden, dens historie og udvikling.

Følgende lister over kilder til data er ikke udtømmende.

Data, der er tilgængelige for den tilsynsførende før tilsynsbesøget, fx:

Anmeldte erhvervssygdomme med relation til psykisk arbejdsmiljø
Anmeldte arbejdsulykker (vold, traumatiske hændelser mv.)
Klager over arbejdsmiljøet
Oplysninger om risiko fra medier, fagforeninger, praktiserende læger, AMK mv.

Den tilsynsførende kan i forbindelse med tilsynet fx indhente data ved:

Indledende møde med ledelse og arbejdsmiljøorganisation
Samtaler med ansatte og ledelse i forbindelse med rundgang
Planlagte og aftalte gruppesamtaler
Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner
Observationer
Spørgeskemaer
Samtaler med ledelsen

Derudover kan hentes data fra virksomhedens egne skriftlige materialer, fx:

Virksomhedens APV
Trivselsundersøgelser eller lignende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden
Skriftlige politikker om fx stress, krænkende handlinger og vold
Oplysninger om voldsepisoder, andre typer arbejdsulykker og virksomhedens egne registreringer af arbejdsulykker og nærved-ulykker.
Arbejdsmiljøorganisationens opbygning og aktivitet
Sygefravær (se At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, afsnit 2.5)
Personaleomsætning (se afsnit 2.5 i samme vejledning)

3. Dataindsamlingsmetoder

I det følgende gennemgås de fire dataindsamlingsmetoder, som du kan bruge, når du gennemfører en udvidet dataindsamling om virksomheders psykiske arbejdsmiljø.

Når du gennemfører udvidet dataindsamling, skal du også altid gennemføre samtaler med ledelsen om de indsamlede data. Du skal bl.a. tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i samtalerne med de ansatte. Formålet med dette er at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv medtages i dataindsamlingen.

3.1 Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner

Samtaler med enkeltpersoner består i en delvist struktureret samtale mellem udvalgte enkeltpersoner og dig.

Metoden er velegnet til at få relevante oplysninger om personers perspektiv på det psykiske arbejdsmiljø. Metoden giver mulighed for præcise oplysninger og lejlighed til at opdage særlige belastninger og udfordringer i arbejdet.

Samtale med enkeltpersoner er mere detaljeret omtalt i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, afsnit 2.2 under interviewmetoden.

3.1.1 Situationer og personer

Samtaler med enkeltpersoner kan både være relevante, når Arbejdstilsynet ønsker at indhente oplysninger fra nøglepersoner, og når Arbejdstilsynet ønsker at indhente oplysninger fra ansatte og vurderer, at gruppesamtaler med ansatte ikke vil være hensigtsmæssige, fx i sager om krænkende handlinger.

Nøglepersoner kan fx være en arbejdsmiljørepræsentant, en tillidsrepræsentant, en sikkerhedsleder eller ansatte med særlige jobfunktioner, fx pedellen på en skole.

På større virksomheder med mellemledere vil disse ofte være nøglepersoner, fordi de har indflydelse på de daglige arbejdsgange og mulighederne for at planlægge arbejdet.

Samtaler med nøglepersoner kan give dig mere præcise beskrivelser af problemstillinger, når:

Det er uklart, om der er problemer, hvad de handler om, og hvad der er gjort for at løse dem.
Når der er tale om konfliktfyldt samarbejde, fx ved krænkende handlinger og samarbejdsproblemer. Her er det godt at tale med flere parter hver for sig, inden du laver beskrivelsen.
Der både er store arbejdsbelastninger og ledelsesmæssige problemer.
Der er utryghed.
Der er større organisationsændringer i gang.

3.1.2 Dagsorden

Før en samtale udarbejder du en tematisk dagsorden for samtalen, som er en oversigt over de risikofaktorer, som det er relevant at inddrage i samtalen. På den måde bliver indholdet i samtalen sat delvist i system.

Når du laver den tematiske dagsorden, skal du tage udgangspunkt i relevante risikofaktorer for den pågældende branche og jobgruppe og i den viden, som du allerede har fået om virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, bl.a. fra det indledende møde.

3.1.3 Fremgangsmåde

Du starter samtalen med at fortælle, hvad samtalen går ud på, og hvordan de emner, der bringes på bane, vil blive behandlet. Du oplyser om:

Hvor lang tid du regner med, at samtalen varer.
Hvad formålet med samtalen er - nemlig at få bedre fat i den enkeltes perspektiver og begrundelser.
Hvorfor denne person er udvalgt som nøgleperson.
Hvordan du, som en del af samtalen, samler op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen vil du afstemme med nøglepersonen, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet kan gå videre med og præsentere for ledelsen i anonymiseret form.
Hvordan data fra samtalen bliver brugt, fx at udtalelser ikke vil kunne ses i et senere påbud, fordi de bliver anonymiseret. I de situationer, hvor samtalen drejer sig om at afdække nøglepersonens eget psykiske arbejdsmiljø, og hvor nøglepersonen er en ansat med en særlig jobfunktion, fx en mellemleder eller en vicevært, er det helt centralt at oplyse nøglepersonen om, at selv om Arbejdstilsynet anonymiserer data, vil det formentlig være muligt at identificere personen i et senere påbud. Her er det særlig vigtigt at fortælle nøglepersonen, at du i forbindelse med opsamlingen vil afstemme med personen, hvilke oplysninger Arbejdstilsynet kan gå videre med.
Hvilke metoder du i øvrigt bruger, og om du gennemfører samtaler med andre nøglepersoner.
Hvilke punkter der er på den tematiske dagsorden, fx forekomst, forebyggelse og konsekvenser af stor arbejdsmængde og tidspres eller høje følelsesmæssige krav.

3.1.4 Opsamling

Som en del af samtalen samler du op på de oplysninger, der kommer frem, bl.a. for at være sikker på, at du har forstået nøglepersonens perspektiv på det psykiske arbejdsmiljø korrekt.

I forbindelse med opsamlingen er der mulighed for, at du tester de antagelser, du har fået undervejs, med nøglepersonen, fx hvilke arbejdsmiljøproblemer der er til stede på virksomheden. Se også i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø afsnit 2.2. om fortolkende spørgsmål.

Endelig skal du bruge opsamlingen til at afstemme med nøglepersonen, hvilke oplysninger du kan gå videre med.

3.2 Planlagte og aftalte gruppesamtaler

Ved gruppesamtaler forstås samtaler, hvor du taler med flere personer fra virksomheden ad gangen, og hvor samtalerne aftales og planlægges med ledelse og arbejdsmiljøorganisation, inden de gennemføres. Der er tale om en delvis struktureret samtale.

Gruppesamtaler er en dataindsamlingsmetode, som særligt anvendes til afdækning af problemer, hvor det ikke er muligt at konstatere overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen udelukkende ved at iagttage arbejdet og arbejdspladsens indretning.

Før du gennemfører en gruppesamtale, er det vigtigt at overveje formålet, sammensætningen af deltagere, forløbet af samtalen og opsamlingen.

Gruppesamtaler er særligt egnede til at indhente konkrete oplysninger, fx om kravene i arbejdet og de muligheder, der er for at leve op til kravene, samt eksempler fra dagligdagen.

Derudover kan gruppesamtaler anvendes til at få indblik i de bagvedliggende forklaringer, årsager og indbyrdes sammenhænge mellem forhold i arbejdet. I gruppesamtaler afdækkes arbejdsmiljøet med afsæt i deltagernes forskellige perspektiver. Deltagerne kan således supplere, kommentere og udfordre hinandens beskrivelser. Det giver mulighed for at uddybe beskrivelserne, korrigere eventuelle misforståelser og tilkendegive divergerende opfattelser og forståelser af arbejdsmiljøet.

Gruppen kan sammensættes på flere måder. Du kan holde en gruppesamtale, hvor gruppen består af såvel ansatte som ledelse på virksomheden eller i udvalgte afdelinger. Du kan også sammensætte gruppen alene med ansatte fra en faggruppe eller en afdeling, fx chauffører, plejepersonale på daghold, aftenvagter, nattevagter eller elever.

Der kan være brug for at gennemføre begge typer gruppesamtaler alt afhængig af problemernes art og omfang. Det er her vigtigt at være opmærksom på, at der er visse oplysninger, der kan være vanskelige at få frem, når ledelsen er til stede ved samtalen, ligesom der er oplysninger, du ikke vil få med, hvis de ikke er til stede. Der er tale om forskellige typer data.

Det er virksomhedens ledelse og arbejdsmiljøorganisation, der i fællesskab har ansvaret for at udpege personer til at deltage i gruppesamtaler. Udpegningen sker på baggrund af Arbejdstilsynets ønsker til gruppens sammensætning, herunder ønsker til fx arbejdsfunktion, arbejdsområde, personalegruppe eller anciennitet. Du skal redegøre for, hvor mange personer der er behov for at tale med for at kunne oplyse sagen. Antallet skal stå i rimeligt forhold til virksomhedens størrelse og sagens karakter.

3.2.1 Gennemførelse af gruppesamtaler med ansatte

3.2.1.1 Valg af gruppesamtaler med ansatte

For at kunne gennemføre gruppesamtaler med ansatte skal du altid konkret vurdere, om det er arbejdsmiljøfagligt begrundet at gennemføre gruppesamtaler med ansatte i den enkelte virksomhed. Der indgår to elementer i denne vurdering:

1) Indikation af problemer i det psykiske arbejdsmiljø

For det første skal du have en indikation af, at der er problemer i arbejdsmiljøet, der skal afdækkes yderligere. En indikation af problemer i arbejdsmiljøet kan fx være:

Oplysninger, der kommer frem under indledende møder med ledelse og arbejdsmiljøorganisation eller under rundgang i virksomheden. Det kan fx være oplysninger om, at der er problemer med stor arbejdsmængde og tidspres. Det kan også være, hvis virksomheden ikke kan redegøre for, hvordan de arbejder med de problemer i arbejdsmiljøet, som kommer frem under det indledende møde, fx hvordan de håndterer høje følelsesmæssige krav i arbejdet med klienter, eller hvor det er vigtigt at høre fra de ansatte, om håndteringen virker.
Observationer foretaget på rundgang i virksomheden. Det kan fx være observationer, der viser hyppige afbrydelser i koncentrationskrævende arbejde.
Data fra virksomhedens egne skriftlige materialer, fx arbejdspladsvurdering, sygefraværsstatistik og trivselsundersøgelser. Det kan fx fremgå af virksomhedens arbejdspladsvurdering, at flere ansatte oplever, at de har svært ved at nå deres arbejdsopgaver, eller at arbejdsopgaverne er uklare. Et andet eksempel kan være, at virksomheden har et højt sygefravær og ikke kan udelukke, at det er relateret til det psykiske arbejdsmiljø.
Klager over arbejdsmiljøet eller anmeldelser af arbejdsskader, fx at der er anmeldte voldsulykker eller anmeldte erhvervssygdomme, som indikerer problemer med krænkende handlinger.

2) Bedst egnede metode

Udover, at du skal have en indikation af, at der er problemer i arbejdsmiljøet, der skal afdækkes yderligere, skal du konkret vurdere, at problemerne i arbejdsmiljøet kan afdækkes bedre via gruppesamtaler med ansatte end ved udelukkende at benytte observationer, samtaler med enkeltpersoner, samtaler ved rundgang i virksomheden eller spørgeskemaer. Du skal således vælge den mindst indgribende dataindsamlingsmetode for virksomheden, men sådan at du får de data, som er nødvendige for at kunne konstatere, om der er overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen.

For nærmere beskrivelser af, hvornår gruppesamtaler med ansatte kan være en egnet metode til at afdække problemer i det psykiske arbejdsmiljø, henvises til afsnit 3.2. Planlagte og aftalte gruppesamtaler.

Forklaring til ledelse og arbejdsmiljøorganisation om valg af gruppesamtaler med ansatte

Du skal give ledelse og arbejdsmiljøorganisation en mundtlig forklaring på, hvorfor du ønsker at gennemføre gruppesamtaler med ansatte.

Forklaringen tager afsæt i din konkrete arbejdsmiljøfaglige vurdering. Du skal oplyse, at baggrunden er, at der er indikationer af, at der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, som bedst lader sig afdække ved gruppesamtaler med ansatte, se afsnit 3.2. Du kan ikke oplyse om den konkrete indikation, eller hvilke data den er baseret på, da den kan være baseret på oplysninger, som du har særlig tavshedspligt om, jf. § 79, stk. 2, i arbejdsmiljøloven.

3.2.1.2 Adgang for en repræsentant for ledelsen til at være til stede under gruppesamtaler med ansatte

Ret til at være til stede for en repræsentant for ledelsen

Som udgangspunkt har en repræsentant for ledelsen ret til at være til stede under gruppesamtaler med ansatte. En repræsentant for ledelsen kan være arbejdsgiver, dennes repræsentant eller en person, som ledelsen har udpeget til at deltage i gruppesamtalen, fx en repræsentant fra HR-afdelingen. Du skal oplyse ledelsen om denne ret.

Formålet med gruppesamtalen med ansatte kan forspildes

Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis du vurderer, at der er risiko for, at målet med gruppesamtalen forspildes, hvis en repræsentant for ledelsen er til stede.

Der kan fx være en risiko for, at formålet med gruppesamtalen forspildes, hvis du har en indikation af, at der kan være tale om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvor det kan være vanskeligt at få de relevante oplysninger frem, når ledelsen er til stede ved samtalen. Du kan endvidere have en indikation af, at der er forhold, der indikerer, at ledelsen kan være en del af et arbejdsmiljøproblem.

Det vil altid bero på din konkrete vurdering, hvorvidt der er risiko for at formålet forspildes, hvis arbejdsgiver, dennes repræsentant eller en person, som arbejdsgiver har udpeget hertil er til stede ved samtalen. Der kan være tilfælde, hvor det vurderes, at formålet ikke forspildes, hvis der fx er en repræsentant fra en HR-funktion eller lignende til stede. I din vurdering kan du inddrage dit kendskab til virksomheden og virksomhedens arbejdsmiljø.

Forklaring til ledelse og arbejdsmiljøorganisation om, at Arbejdstilsynet vil gennemføre gruppesamtale med ansatte, uden at en repræsentant for ledelsen er til stede

Hvis du vurderer, at der er en risiko for, at formålet med gruppesamtalen forspildes, hvis en repræsentant for ledelsen er til stede ved en gruppesamtale, skal du i forbindelse med tilsynet give ledelse og arbejdsmiljøorganisation en mundtlig forklaring.

Forklaringen tager afsæt i din konkrete vurdering af, at du kun vil kunne få de nødvendige oplysninger, hvis en repræsentant for ledelsen ikke er til stede under gruppesamtalen med ansatte. Du skal ikke dokumentere baggrund herfor over for ledelse og arbejdsmiljøorganisation. Du kan ikke give konkrete oplysninger om vurderingen af, at Arbejdstilsynet har behov for at tale alene med ansatte, da vurderingen kan være baseret på oplysninger, som Arbejdstilsynet har særlig tavshedspligt om, jf. § 79, stk. 2, i arbejdsmiljøloven.

3.2.2 Dagsorden for gruppesamtaler

Uanset om det handler om en gruppesamtale udelukkende med ansatte, eller en gruppesamtale, hvor både ledelse og ansatte deltager, skal du før en gruppesamtale skrive en tematisk dagsorden for samtalen. En tematisk dagsorden er en oversigt over de risikofaktorer, som er relevante at inddrage i gruppesamtalen.

3.2.3 Fremgangsmåde

Forslag til forløb for gruppesamtalen

Det er vigtigt at få afklaret forventningerne til gruppesamtalen med deltagerne.

Du starter samtalen med at fortælle, hvor lang tid du regner med, at samtalen varer, hvad formålet er med tilsynet og med denne gruppesamtale, hvorfor gruppesamtaler bruges som metode, hvordan tilsynet afsluttes, og hvordan der eventuelt følges op. Desuden fortæller du om mulige reaktionsformer.

Videre fortæller du, at du som en del af samtalen samler op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen vil du afstemme med deltagerne, hvilke oplysninger du kan gå videre med.

Endelig fortæller du, hvordan data fra samtalen bliver anvendt, fx at de ansattes udtalelser vil blive anonymiseret i et eventuelt påbud. I nogle situationer vil det med stor sandsynlighed være muligt at identificere personerne i et senere påbud, selv om du anonymiserer data. Det kan fx være tilfældet i små virksomheder. Her er det vigtigt at fortælle deltagerne, at de formentlig ikke vil kunne holdes anonyme, og at du derfor i forbindelse med opsamlingen vil afstemme med dem, hvilke oplysninger du kan gå videre med.

Du er mødeleder og gennemfører mødet som et "mildt styret interview", der tager udgangspunkt i den tematiske dagsorden.

Som en del af gruppesamtalen samler du op på de oplysninger, der kommer frem. I forbindelse med opsamlingen afstemmer du med deltagerne, hvilke oplysninger du kan gå videre med.

3.3. Observationer

Det er altid givtigt at komme rundt og se, hvor og under hvilke betingelser arbejdet på virksomheden foregår for at kunne vurdere arbejdsmiljøet og de psykiske belastninger. Ved almindelig rundgang på virksomheden danner du dig et indtryk. Ved en observation kigger du mere systematisk og detaljeret på arbejdsmiljøet. Det er af stor betydning, at du selv har været til stede og dannet dig et indtryk af kravene i arbejdet, fx når du skal vurdere, hvor meget opmærksomhed og koncentration der kræves af den ansatte i det konkrete arbejde.

Du kan også bruge observationerne til at give konkrete eksempler på, hvordan det psykiske arbejdsmiljø udmønter sig i praksis. Hvis det fx under det indledende møde eller i APV’en fremgår, at de ansatte oplever et stort tidspres og modstridende krav i arbejdet, vil det være godt at se efter eksempler på det i observationerne.

3.3.1 Situationer

I følgende situationer kan det være en særlig god idé at foretage observationer:

Når det er nødvendigt at få indblik i flowet i arbejdet
Når det er vigtigt at se særligt belastende situationer
Når du skal vurdere forskellige typer af krav, som er vanskelige for de ansatte at beskrive
Når de ansatte oplyser, at der er mange afbrydelser i arbejdet
Når de ansatte oplyser, at der er et stort tidspres.

Det er hensigtsmæssigt, at du og virksomheden i fællesskab aftaler, hvordan observationerne skal foregå, og hvem de skal omfatte. Det er derfor en god idé, at du inddrager ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen i din beslutning om, hvad og hvem du vil observere.

Observationsmetoden har sine begrænsninger, så det anbefales, at du supplerer med andre metoder, se afsnit 2.3 i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø.

3.3.2 Emner

Observationerne skal tage udgangspunkt i de risikofaktorer, som er centrale for den pågældende branche og jobgruppe. Vær dog også opmærksom på andre forhold, fx hvis ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen oplyser, at belastningerne trænger sig på et helt andet og måske særligt sted.

3.3.3 Fremgangsmåde

Fortæl fx på det indledende møde, at du gerne vil ud og se hverdagen på virksomheden eller en konkret afdeling på virksomheden på en typisk arbejdsdag. Udvælg afdelinger, hvor der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, og kom på tidspunkter, hvor der er aktivitet.

Fortæl, at du gerne vil være ”flue på væggen”, men at du er klar over, at din tilstedeværelse vil påvirke situationen. Fortæl, at det primære formål er at give Arbejdstilsynet et indtryk, et billede, en fornemmelse af dagligdagen på virksomheden. Du vil gerne se typiske arbejdssituationer, ikke med fokus på enkeltpersoner, men fx med fokus på:

Kravene i arbejdet og arbejdsgangene
Eventuelle arbejdsmæssige konsekvenser af stor arbejdsmængde, fx højt arbejdstempo og manglende muligheder for at holde pauser
De ansattes samarbejde med hinanden og med ledelsen
Kontakten til andre i arbejdet, fx patienter, elever eller kunder
Muligheden for at opnå den aftalte kvalitet i arbejdet.

Se også afsnit 2.3.2 i At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø.

Det er meget vigtigt, at de personer, der er på arbejde den dag observationerne skal foregå, er orienteret.

I At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø fremgår det bl.a.:

Metoden fokuserer især på de vilkår, som gælder i en given jobtype (fx montagearbejde, pædagogarbejde og plejearbejde), og som er ensartede for alle personer, der udfører job af denne type og observationerne foretages på basis af standardiserede observationsskemaer.

Ved observationerne kan du fx tage afsæt i de problemer, der indgår i de relevante spørgeguider. Når det fx drejer sig om behandlende personale på sygehuse, er høje følelsesmæssige krav i arbejdet meget relevante. Når det drejer sig om chaufførers kørsel efter tidsplaner, er stor arbejdsmængde og tidspres i arbejdet væsentligt.

Data fra observationerne indgår i din samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden.

3.4 Spørgeskemaer

Beskrivelsen af denne metode er noget mere kortfattet end beskrivelsen af de andre metoder, fordi der henvises til At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, som det er nødvendigt at sætte sig ind i, hvis du skal benytte metoden.

Spørgeskemametoden, som den er beskrevet i At-vejledningen, er en kvantitativ metode til at kortlægge det psykiske arbejdsmiljø. De skemaer, der anbefales i At-vejledningen, lever således op til nogle kriterier om gyldighed og pålidelighed, se At-vejledningen afsnit 2.1.1.

NFA har udarbejdet et spørgeskema, som findes i tre udgaver:

En kort udgave til brug for virksomheder
En såkaldt mellemlang udgave til brug for arbejdsmiljøprofessionelle
En lang udgave til forskningsbrug.

Alle tre skemaer kan downloades på NFA’s hjemmeside (www.arbejdsmiljoforskning.dk).

Et andet værktøj af samme kvalitet, som ikke er nævnt i At-vejledningen, er Mogens Agervolds Spørgeskema til kortlægning af det psykosociale arbejdsmiljø. Udgivet af Arbejdsmiljøfondet i 1998.

Den korte udgave af NFA’s skema kan bruges af virksomheden til en første kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø, fx ved kortlægning i forbindelse med APV. De længere udgaver som NFA’s mellemlange spørgeskema og Mogens Agervolds psykosociale spørgeskema indebærer som regel, at sagkyndige skal inddrages, fx eksterne arbejdsmiljørådgivere. De længere udgaver kan benyttes i forbindelse med dokumentationsarbejde eller til at undersøge, om iværksatte foranstaltninger har nogen effekt.

Et spørgeskema består af en række spørgsmål med forudbestemte svarmuligheder. Der kan være fordele ved at bruge et spørgeskema, bl.a. sikres det, at man kommer rundt om samtlige kendte arbejdsmiljøproblemer, og tidsforbruget til at udfylde spørgeskemaet er forholdsvis begrænset.

En af ulemperne er, at spørgeskemaet ikke kan afdække, hvilke ansatte der er belastet, og hvad belastningen konkret består i. Når man bruger spørgeskemaer, får man desuden kun viden fra de personer, der udfylder skemaerne, men ikke fra de personer, der af forskellige årsager ikke indgår i undersøgelsen. Desuden skal minimum 15 deltagere udfylde spørgeskemaer, hvis anonymiteten skal bevares.

Endelig kan det være vanskeligt at indfange problemer, der på den konkrete arbejdsplads ikke er typiske, men netop særlige for lige den arbejdsplads. Arbejdets art eller personsammensætningen kan eksempelvis medføre specielle typer belastninger, som ikke passer helt til de udvalgte spørgekategorier.

3.4.1 Situationer

Spørgeskemaer er fx velegnet:

Ved usikkerhed om data, fx belastningers udbredelse
Ved modstridende data, fx i sager om krænkende handlinger
Som en måde at opnå mere valid dokumentation.

3.4.2 Fremgangsmåde

At-vejledning D.4.1 Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø beskriver forskellige trin i en undersøgelse, se afsnit 2.1.2:

Spørgeskemaundersøgelsens opbygning, den skal bl.a. sikre anonymitet og høj svarprocent
Udfyldning og indsamling af spørgeskemaer, fx på et personalemøde
Statistisk bearbejdning af data fra spørgeskemaundersøgelsen
Præsentation og afrapportering
Analyse af resultaterne
Opfølgning på undersøgelsen.

Det er vigtigt at inddrage deltagerne undervejs i forløbet for at skabe tillid og tryghed. Det er især vigtigt i startfasen, hvor man skal afklare forventninger til hinanden, i analysen af resultaterne og i opfølgningen.

I alle faser er det godt af få afgrænset deltagernes, ledelsens, Arbejdstilsynets og eventuelle konsulenters forskellige roller og ansvar.

Det er af stor betydning at få deltagerne på banen allerede i de første analyser af resultaterne. Indflydelsen er med til at sikre en form for ”ejerskab” og engagement i forhold til undersøgelsen. Et højt engagement øger sandsynligheden for, at undersøgelsens resultater vil blive taget alvorligt og brugt.