Gå til hovedindholdet

Kvalitetsprocedure for Udvidet Risikobaseret Tilsyn - under revision

Kvalitetsprocedure RT-15. Anvendelsesområde: RT og URT. Ansvarlig enhed: AFC, MV. Ikrafttræden: 26. januar 2016. Senest revideret: 12. juli 2018

OBS: Udtrykkene Risikobaseret tilsyn og Detailtilsyn anvendes ikke mere til beskrivelse af, hvordan Arbejdstilsynet gennemfører tilsyn. I stedet anvendes udtrykkene Grundtilsyn og Specialtilsyn.

Formålet med udvidet risikobaseret tilsyn (URT) er at gøre en ekstra grundig og målrettet indsats for at afdække arbejdsmiljøproblemer vedrørende ergonomi og psykisk arbejdsmiljø samt at motivere virksomhederne til at løse problemerne og understøtte en spredningseffekt til gavn for virksomhedernes forebyggende arbejdsmiljøarbejde.


Figur 1: Flowdiagram for det udvidede risikobaserede tilsyn*

 

Figur 1: Flowdiagram for det udvidede risikobaserede tilsyn* data-udi=

 

Figur 2: Flowdiagram for udvidet risikobaseret tilsyn i brancher, hvor det risikobaserede baserede tilsyn kan starte på midlertidige og skiftende arbejdssteder*

Figur 2: Flowdiagram for udvidet risikobaseret tilsyn i brancher, hvor det risikobaserede baserede tilsyn kan starte på midlertidige og skiftende arbejdssteder

Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn - moderbesøget
Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn – generelt, kvalitetsprocedure RT-2
Risikobaseret tilsyn - større bygge- og anlægsvirksomheder og større rengøringsvirksomheder (10 eller flere ansatte) og RT-7 Virksomheder med midlertidige og skiftende arbejdssteder.

I forbindelse med manuelle udtag skal du sende en mail til den tilsynsførende og gøre opmærksom på, at besøget er et udvidet risikobaseret tilsyn.

Den tilsynsførendes forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn
For så vidt angår forberedelsen af det risikobaserede tilsyn - moderbesøget - forbereder du dig som vanligt. Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt.

Derudover er det relevant, at du orienterer dig i følgende:

  • Specifikt materiale udarbejdet til de enkelte brancher i udvidet risikobaseret tilsyn
  • Information om p-enheden i ViVi (og evt. i ATIS)
  • Publikation om arbejdsbetinget stress
  • IN-4-4 Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet
  • At-vejledning D.3.4 Arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær
  • Instrukser om tilsyn i den pågældende branche


Følgende materiale er relevant at have med på tilsyn:

  • Spørgeguides om psykisk arbejdsmiljø
  • Besøgsrapport
  • Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud
  • IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø

Den tilsynsførendes gennemførelse af udvidet risikobaseret tilsyn -moderbesøget
Det fremgår af ViVi, at det er et udvidet risikobaseret tilsyn - dog ikke ved manuelle udtag, hvor du skal have besked af tilsynssupporten.

I forhold til udvidet risikobaseret tilsyn i de brancher, hvor tilsynet kan starte på arbejdsstedet, og hvor første besøg er ”del af risikobaseret tilsyn” (MSA-DART), kan man også se i ViVi, at det er et udvidet risikobaseret tilsyn.

Det fremgår desuden af ViVi, hvorvidt URT-besøget er et moderbesøg eller et efterfølgende besøg.

Du gennemfører det første besøg som et almindeligt risikobaseret tilsyn med afdækning af væsentlige arbejdsmiljøproblemer bortset fra ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø, se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt, og udtager virksomheden til et fornyet udvidet risikobaseret tilsyn med henblik på tilsyn med muskel-skelet-besvær og psykisk arbejdsmiljø. Efter konkret vurdering vil det fornyede udvidede tilsyn bl.a. kunne indeholde en eller flere gruppesamtaler.

Der kan være to afvigelser ift. dette:

  • Du kan vælge at gennemføre udvidet risikobaseret tilsyn helt eller delvist i direkte forlængelse af moderbesøget, hvis det vurderes at være mest hensigtsmæssigt. Det kan fx i nogle situationer være hensigtsmæssigt i forhold til nogle eller alle problematikker vedrørende muskel-skeletbesvær.
  • Du kan undtagelsesvist vælge ikke at gennemføre det udvidede risikobaserede tilsyn. Der kan fx være tilfælde, hvor du på moderbesøget vurderer, at der ikke er behov for nærmere at afdække ergonomisk og/eller psykisk arbejdsmiljø på et udvidet risikobaseret tilsyn - fx hvis virksomheden afviger fra øvrige typer af virksomheder inden for branchen og ikke har risiko for problemer med ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø.

På midlertidige og skiftende arbejdssteder gælder samme procedure, men her kan tilsynet påbegyndes på arbejdsstedet.

Ved afslutningen af moderbesøget fortæller du virksomheden, at Arbejdstilsynet kommer igen på et udvidet risikobaseret tilsyn for at afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø.

Du skal aftale dato og klokkeslæt for det efterfølgende udvidede risikobaserede tilsyn og registrere det i ViVi. Dette kan evt. også gøres af tilsynssupporteren, hvis det er aftalen i det enkelte tilsynscenter.

Samtidig anvendes moderbesøget til at målrette det efterfølgende udvidede risikobaserede tilsyn. Tidsforbruget hertil registreres som ”udvidet risikobaseret tilsyn”-tid. Som udgangspunkt aftaler du derfor med ledelsesrepræsentant eller en repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen fra penheden, hvordan det næste besøg skal tilrettelægges, herunder fx konkrete aftaler ang. afholdelse af gruppesamtaler og observationer. Du skal ligeledes indhente oplysninger om penheden, herunder navn- og kontaktoplysninger. Derudover skal du i videst mulig omfang indsamle information om hvilke eventuelle risikofaktorer og/eller arbejdsprocesser, der er relevante at se nærmere på, samt om disse er afgrænset til bestemte dele af/eller ansatte på virksomheden. Dermed kan det udvidede risikobaserede tilsyn målrettes bedst muligt. Du kan evt. anvende hjælpeskemaet til forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn.

Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg, skal du bede tilsynssupporteren om at sende et brev via digital post med de efterspurgte oplysninger til virksomheden. Når der afholdes gruppesamtaler sendes der altid et anmeldebrev, i overensstemmelse med almindelige retningslinjer.

Hvis virksomheden spørger til, hvorfor vi kommer på et besøg mere?
Du kan oplyse virksomheden om, at branchen er udtaget til udvidet risikobaseret tilsyn - og dermed får et særligt grundigt og målrettet tilsyn i forhold til ergonomi og psykisk arbejdsmiljø.

Du kan evt. supplerende oplyse, at branchen er udtaget til udvidet risikobaseret tilsyn, fordi den er blandt de brancher, som er mest belastet ift. langtidssygefravær, muskel-skelet-overbelastning og/eller psykisk overbelastning.

Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn
Når du har oprettet det udvidede risikobaserede tilsyn i ATIS, påfører du den tilsynsførende som sagsbehandler på sagen.

I de tilfælde hvor virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg, får du besked fra den tilsynsførende - medmindre det er aftalt i tilsynscenteret, at det er tilsynssupporten, der aftaler tidspunktet for URT-besøget med virksomheden. Herefter sender du et brev via digital post med de efterspurgte oplysninger til j-enheden, med kopi til p-enheden. Den tilsynsførende har selv mulighed for at oprette det første udvidede risikobaserede tilsyn efter moderbesøget. Skal der oprettes flere besøg, skal det ske via besøgsrapporten, som det også gøres ved ”del af risikobaseret tilsyn”.

Den tilsynsførendes forberedelse inden det udvidede risikobaserede tilsyn
Du orienterer dig i den information, som er indsamlet i forbindelse med første besøg (medmindre det udvidede risikobaserede tilsyn håndteres på første besøg).

Der skal som hovedregel være to tilsynsførende på udvidet risikobaseret tilsyn, når der gennemføres gruppesamtaler. Hvis du vurderer, at der ikke skal gennemføres gruppesamtaler, men alene anvendes andre datakilder som fx samtaler med enkeltpersoner, kan én tilsynsførende være tilstrækkelig.

Den tilsynsførendes gennemførelse af udvidet risikobaseret tilsyn
Du gennemfører udvidet risikobaseret tilsyn inden for 8 uger efter moderbesøget. Det udvidede risikobaserede tilsynsforløb kan derfor som hovedregel maksimalt strække sig over 8 uger. I øvrigt gælder de samme retningslinjer, som for risikobaseret tilsyn, herunder vedrørende undtagelser fra denne regel.

Du skal afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø og træffe afgørelser, hvis der konstateres overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen.

Du skal som udgangspunkt gøre følgende på tilsynet:

  • Afholde et indledende møde med ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte
  • Relevant dataindsamling
  • Samtale med ledelse
  • Afholde afsluttende møde med ledelsen og repræsentant for de ansatte
  • Proceduren tilpasses efter de konkrete omstændigheder. Se også instruks IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø.

På midlertidige og skiftende arbejdssteder gælder samme procedure, men her kan tilsynet påbegyndes på arbejdsstedet.

Hvis der også skal afholdes ”del af risikobaseret tilsyn” pga. andre arbejdsmiljøproblemer, vil det være muligt at afholde det på samme dag, som det udvidede risikobaserede tilsyn, hvis det vurderes fornuftigt af praktiske årsager.

Det indledende møde
Du afholder et indledende møde med Arbejdsmiljøorganisationen og med deltagelse af penhedens øverste ledelse, eller som aftalt. Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede, skal denne kontaktes og orienteres om tilsynet, når du har afsluttet besøget. Du skal også anmode om, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i tilsynet.

Med udgangspunkt i den forudgående aftale med den relevante ledelsesrepræsentant eller repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen og det anmeldebrev, som Arbejdstilsynet evt. har sendt til p-enheden, præsenterer du rammerne for besøget og gennemgår programmet for
tilsynet, jf. kvalitetsprocedure RT-3 Dialog.

Hvis udvidet risikobaseret tilsyn afholdes i forlængelse af det risikobaserede tilsyn, afholdes der ikke et særligt indledende møde til det udvidede risikobaserede tilsyn.

Relevant dataindsamling
For at afdække det ergonomiske arbejdsmiljø, skal du gennemføre observation af udvalgte arbejdsprocesser. Det anbefales, at tilsynsførende observerer en række arbejdsstillinger/- bevægelser, hvis det er muligt og hensigtsmæssigt. Observationer kan med fordel målrettes særligt udfordrende arbejdsstillinger/-bevægelser eller medarbejdergrupper (fx vikarer og nyansatte).

Når du gennemfører besøg, som har fokus på ergonomisk arbejdsmiljø, kan der ved høring af ledelsen være oplysninger, der skal hentes eller bekræftes hos ledelsen. Det kan fx være omfanget af løft, tidsudstrækning af arbejdsstillinger/-bevægelser eller oplysninger om oplæring/instruktion af de ansatte.

Når du skal afdække det psykiske arbejdsmiljø skal du konkret tage stilling til, hvilke dataindsamlingsmetoder, der egner sig bedst i den enkelte virksomhed. Der er fire dataindsamlingsmetoder, som du kan anvende, når du gennemfører dataindsamling om psykisk arbejdsmiljø. Det er:

  • Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner
  • Planlagte og aftalte gruppesamtaler
  • Spørgeskemaer
  • Observationer

Se i øvrigt instruks IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, bilag 1.

Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets afdækning, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for ledelsen før det afsluttende møde. Data skal præsenteres i anonymiseret form, som følge af den særlige tavshedspligt, jf. § 79, stk. 2 i arbejdsmiljøloven. Du skal desuden tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i dine samtaler med ansatte for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv indgår i den samlede vurdering af arbejdsmiljøet i virksomheden.

Der henvises til kvalitetsprocedure RT-3 Dialog og IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Herudover kan der være øvrige specifikke retningslinjer for de enkelte branchegrupper, der fx også kan vedrøre, hvordan dialog og vejledning kan gøres så brancherettet som muligt samt om, hvordan den ekstra tid, der er afsat til udvidet risikobaseret tilsyn, skal anvendes.

Udfaldet af besøget
Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt.

I besøgsrapporteringen er det muligt at knytte reaktioner til de tilsynsaktiviteter, som der er registreret tid på. Det vil sige, at reaktioner givet på udvidet risikobaseret tilsyn (hvad enten det gennemføres i forbindelse med moderbesøget eller på et efterfølgende tilsyn) skal knyttes til ”udvidet risikobaseret tilsyn”.

Afslutning af besøget
Du afholder et afsluttende møde med arbejdsmiljøorganisationen samt den øverste ledelse af p-enheden.

Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt.

Ved store virksomheder, hvor der gennemføres flere besøg, herunder ”del af risikobaseret tilsyn” om andre emner, kan det være relevant at afholde det afsluttende besøg på et senere tidspunkt.

I forbindelse med tilsyn på midlertidige og skiftende arbejdssteder kan det være relevant at afholde det afsluttende møde i form af et efterfølgende besøg på hjemmeadressen.

Gennemførelse af besøget over flere dage
Det udvidede risikobaserede tilsyn kan udvides til flere dage, hvis du vurderer det er nødvendigt ift. at få afdækket arbejdsmiljøet i tilstrækkelig grad til at kunne have datagrundlaget i orden for at kunne vurdere, om der skal træffes en afgørelse.

Opgaver for den tilsynsførende efter besøget
Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt.

Tilsynssupporternes opgaver efter tilsynet
Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt.

Afsluttende møde med j-enheder (fx kommuner) om forebyggelse samt om erfaringer eller formål med d et udvidede risikobaserede tilsyn
Der kan afholdes møder med j-enheden (fx kommunemøder eller møder med en repræsentant fra direktionen eller arbejdsmiljøudvalget). Møder med j-enheden kan enten afholdes med en j-enhed ad gangen eller som stormøder med flere j-enheder.

Formålet med j-enhedsmøderne er at motivere den øverste ledelse til at sikre, at de løsninger på psykiske arbejdsmiljøproblemer og problemer vedr. ergonomi, der arbejdes med, bliver forankrede og spredt i j-enhedens p-enheder. Det sker gennem en dialog om forebyggelse af
arbejdsmiljøproblemerne på baggrund af bl.a. de afgørelser, der er afgivet.

Det forventes, at møder med en j-enhed i gennemsnit tager to timer, mens stormøder med flere j enheder, fx flere kommuner, forventes at vare en hel dag.

Den tilsynsførendes tidsregistrering
Risikobaseret tilsyn - moderbesøg

Som udgangspunkt registreres moderbesøget som almindeligt risikobaseret tilsyn. I det omfang der anvendes tid på at afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø, registreres dette som:

  • T106 Udv. Risikobaseret tilsyn, forberedelse og afrap i Mtime
  • Tilsynsaktivitet: Udvidet risikobaseret tilsyn i ViVi eller ”Besøgsrapporteringen”

Udvidet risikobaseret tilsyn
Det udvidede risikobaserede tilsyn registreres som:

  • T106 Udv. Risikobaseret tilsyn, forberedelse og afrap i Mtime
  • Tilsynsaktivitet: Udvidet risikobaseret tilsyn i ViVi eller ”Besøgsrapporteringen”

Detailtilsyn
Under visse omstændigheder kan detailtilsyn på virksomheder, hvor der ikke kan gennemføres RT, registreres som udvidet risikobaseret tilsyn:

  • Hvis der gennemføres detailtilsyn om ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø på baggrund af klager eller anmeldelser af erhvervssygdomme eller arbejdsulykker
  • Hvis detailbesøget er opstået spontant pga. en konkret mistanke om arbejdsmiljøproblemer med ergonomi eller psyk
  • Hvis virksomheden enten er fredet eller er registreret med 0 ansatte, men der er en formodning om, at der er ansatte, og at der samtidig er problemer ift. det ergonomiske og/eller det psykiske arbejdsmiljø

Det skal under alle omstændigheder gælde, at den pågældende virksomhed hører til en branche, der er udpeget til udvidet risikobaseret tilsyn.

Hvis du udfører tilsynsaktiviteten ”udvidet risikobaseret tilsyn” i forbindelse med et besøg, som ikke ligger i virksomhedsgruppen for denne (258), skal du trykke på (+) i ViVi og tilføje tilsynsaktiviteten (108) for at kunne registrere tid på aktiviteten.

De møder, der afholdes med j-enhederne som led i udvidet risikobaseret tilsyn, kan opdeles i to:

  • Møder med en enkelt j-enhed. Mødet med j-enheden registreres i ATIS ved, at det sted (penhed), hvor besøget afholdes, tilføjes den særlige virksomhedsgruppering for møde med jenhed URT 2016 (254), der er oprettet for udvidet risikobaseret tilsyn i 2016.
  • Møder med j-enheder, der afholdes som stormøder. Mødet registreres i ATIS med Arbejdstilsynet som hovedpart og j-enhederne som aktparter. Den tid, der anvendes på et stormøde, registreres i mTime som ”Møde med virksomheder”.

Af hensyn til muligheden for særskilt at opgøre tidsforbruget til j-enhedsmøder, skal tilsynscentrene løbende holde øje med, hvor mange timer der anvendes på j-enhedsmøder.

Bilag

1 - Kontakt og aftaleskema Udvidet Risikobaseret Tilsyn