Bilag 1 - Eksempler på dialog i tilsynets forskellige faser

Bilag til kvalitetsprocedure RT-3 om Dialog

Bilag 1 - Eksempler på dialog i tilsynets forskellige faser

Arbejdstilsynets tilsyn kan siges at være opdelt i faser:

  • Besøgets indledning
  • Gennemgang af p-enhedens arbejdsmiljø
  • Afslutning af tilsynet

I praksis kan du kombinere faserne, så de passer til den konkrete situation, fx ved at gennemføre
(dele af) den indledende del som led i gennemgangen eller ved, at du – efter den afsluttende del –
går tilbage og fremviser de problemer, hvor du har valgt at give reaktioner.

Det er centralt, at der er en sammenhæng mellem faserne, og at du praktiserer dialog i alle faser
af tilsynet. Alle faserne er vigtige, og det er både væsentligt at komme godt ind på virksomheden
og at komme godt ud.

Nedenfor præsenteres eksempler på, hvordan dialogen kan komme til udtryk i de forskellige
faser. Eksemplerne er ikke udtømmende, ligesom du ikke er forpligtet til at komme ind på alle
områder.

Eksempler på præsentation af Arbejdstilsynet og formålet med tilsynet på besøgets indledning

Det kan være en fordel at starte tilsynet med en grundig rammesætning, som præsenterer
rammerne for både Arbejdstilsynets arbejde og selve tilsynet. Ved at præsentere rammerne for
tilsynet og hvilke spilleregler dette bør foregå under, kan du bedre målrette dialogen
efterfølgende, og evt. henvise til rammesætning og spilleregler, hvis besøget afviger fra det
aftalte.

  • Du kan beskrive baggrund for tilsynet
  • Du kan evt. spørge til virksomhedens kendskab til AT
  • Du kan forklare hvad tilsynet indebærer, fx at der er behov for et indledende møde, en
    gennemgang og en afslutning, hvor der samles op på tilsynet, hvem du skal tale med,
    hvor lang tid det tager etc.
  • Du kan redegøre for, at det er nødvendigt både at snakke om, hvad virksomheden gør, og
    at få fremvist virksomheden
  • For at imødekomme eventuelle overraskelser over konsekvenserne af tilsynet, kan det
    være en god ide at gøre rede for, at gennemgangen af arbejdsmiljøet kan munde ud i, at
    Arbejdstilsynet stiller krav til virksomheden i form af reaktioner af forskellig art, fx
    påbud.
  • Du kan redegøre for, at du gerne vil have kendskab til og dialog omkring de
    arbejdsmiljøområder som virksomheden er god til, og til dem som evt. ikke fungerer
    optimalt
  • Du kan afklare ’spilleregler’, fx at du vil tale med ansatte undervejs på gennemgangen,
    og at virksomheden kan stille spørgsmål undervejs
  • Du kan oplyse, at du som udgangspunkt ikke leverer løsningerne, men stiller spørgsmål,
    der hjælper virksomhederne med selv at finde frem til løsningerne. Hvis virksomhederne
    efter de åbne spørgsmål efterspørger mere konkrete løsninger, kan du mundtligt vejlede
    virksomheden om forskellige veje til at løse arbejdsmiljøproblemerne. Ved tilsyn på j- enheder med 1-4 ansatte skal du gøre dette hver gang og i hht. kvalitetsprocedure om små
    virksomheder
  • Du kan spørge, hvordan tilsynet – inden for de givne rammer – kan tilrettelægges, så det
    passer virksomheden

Eksempler på dialog om virksomhedens arbejdsmiljø på besøgets indledning

Du kan spørge, hvilke forventninger virksomheden har til tilsynet

  • Du kan spørge, hvad der er væsentligt for virksomheden, udover de forhold, som AT skal
    have belyst
  • Du kan bede virksomheden fortælle om sig selv og sin produktion

Eksempler på dialog på gennemgangen

Det er centralt, at der er sammenhæng mellem faserne, og det kommer bl.a. til udtryk ved, at
gennemgangen omfatter de emner, der er blevet drøftet på det indledende møde, samt emner, der
konstateres undervejs.

  • Ved at give udtryk for dine refleksioner undervejs, både ved at påskønne det,
    virksomheden gør godt, og ved at påpege problemer, kan du imødekomme, at eventuelle
    påbud i den afsluttende fase kommer som en overraskelse. Hvis I er to tilsynsførende på
    tilsyn, er det vigtigt, at I i fællesskab afstemmer hvordan i påpeger problemer overfor
    virksomheden, og hvornår og hvordan i afgiver reaktionerne.
  • Du kan spørge, hvad virksomheden har gjort, og udforske gode erfaringer, fx undersøge
    om virksomheden har erfaringer fra løsning af arbejdsmiljøproblemer, der kan overføres
    til løsning af andre arbejdsmiljøproblemer
  • Du kan spørge til dét, der ikke virker. Ved at forholde dig nysgerrigt overfor hvorfor
    tingene ser ud som de gør, kan du bidrage til at skabe refleksion over såvel grunde til
    problemerne i arbejdsmiljøet, som mulige løsninger
  • Hvis det er hensigtsmæssigt, kan du mundtligt vejlede virksomheden om forskellige veje
    til at løse arbejdsmiljøproblemerne. Ved tilsyn på j-enheder med 1-4 ansatte skal du gøre
    dette hver gang og i hht. kvalitetsprocedure om små virksomheder
  • Hvis du konstaterer problemer, er det mere motiverende at begrunde problemet i den
    konkrete fare for sikkerhed og sundhed frem for, at der eksisterer en regel på området. Du
    kan fx inddrage statistik og konkrete hændelser, som du kender til fra dit eget
    branchekendskab eller den forberedelse, der har fundet sted i tilsynscenteret
  • Du fokuserer på de problemer, der er mest centrale. Både de væsentligste problemer set
    med Arbejdstilsynets øjne og det, der er vigtigt for virksomheden
  • Hvis det bliver nødvendigt at styre samtalen i en særlig retning, fordi den bevæger sig
    udenfor den ramme, som er aftalt, kan det være en god ide at begrunde hvorfor
  • Det kan være nødvendigt at nedtone dialogen, hvis der er tale om alvorlige problemer
    eller hvis der er behov for at markere at du repræsenterer myndigheden
  • Hvis gennemgangen bevæger sig udenfor de rammer, I på forhånd af aftalt, kan du
    henvise til den indledende rammesætning for at vende tilbage ’på rette kurs’.

Eksempler på dialog ved afslutning af tilsynet

Afslutningen er en opsummering af tilsynet, evt. suppleret med en repetition af formålet med
tilsynet, hvis det har strakt sig over lang tid, og du skaber sammenhæng til de foregående faser
ved at henvise til det, der er blevet talt om undervejs

  • Som introduktion til den afsluttende del er det en god ide at åbne for spørgsmål og
    kommentarer fra virksomheden
  • Fokus på den afsluttende del er at få redegjort for AT’s beslutninger. Der er ikke
    forhandling om de beslutninger, du har truffet, men det er vigtigt, at du drøfter
    virksomhedens refleksioner for at skabe en fremadrettet og langsigtet virkning
  • Du redegør for hvad vi stiller krav om, og hvad vi bare vejleder mundtligt om
  • I fht. de afgørelser, du har truffet, begrunder du ud fra sundhedsmæssige forhold, hvorfor
    det er vigtigt at løse de pågældende problemer (særligt i fht. rådgivningspåbud)
  • Du kan – inden for rimelighedens rammer – inddrage virksomheden i fastsættelse af
    tidsfrister for løsning af problemerne/tilbagemelding, fx hvis virksomheden
    tilkendegiver, at de vil løse problemet på et højere niveau end lovgivningen fastsætter
  • Du kan fx spørge, hvad virksomheden vil gøre nu, hvordan de vil inddrage de ansatte,
    hvordan de vil afdække problemerne, hvordan de vil indtænke problemerne i deres APV,
    hvad de vil gøre, når de får afgørelsen etc. For de små virksomheder er det vigtigt at gøre
    opmærksom på tilbagemeldingsblanketten
  • Hvis det er hensigtsmæssigt, kan du mundtligt vejlede virksomheden om forskellige veje
    til at løse arbejdsmiljøproblemerne. Ved tilsyn på j-enheder med 1-4 ansatte skal du gøre
    dette hver gang og i hht. kvalitetsprocedure om små virksomheder
  • Du kan opfordre virksomheden til at tage kontakt til fx brancheforeninger, leverandører
    eller rådgivere mhp. at få hjælp til løsning af problemerne
  • Hvis du er uafklaret om en vurdering, og der er emner, der måske kan komme afgørelser
    på, skal du præcisere det overfor virksomheden
  • Du kan spørge virksomheden, hvordan de fremadrettet vil arbejde med arbejdsmiljø, og –
    med udgangspunkt i de problemer, du har konstateret – kan du tale med virksomheden
    om, hvordan virksomheden vil overføre løsningerne til andre områder. Du kan evt. følge
    op med en mundtlig eller en skriftlig vejledning
  • Hvis det er relevant, skal du inddrage repræsentanter fra ledelsen, inden tilsynet afsluttes.
    Alternativt kan du efterfølgende tage fx telefonisk kontakt med vedkommende.
  • Du redegør for det videre forløb, herunder hvilke skriftlige afgørelser virksomheden vil
    få, og hvad der vil stå i dem. Du kan bl.a. oplyse om, at AT ikke kvitterer for den
    endelige tilbagemelding
  • Du kan afslutningsvist spørge, om virksomheden har yderligere spørgsmål eller
    kommentarer