Kvalitetsprocedure om sagsbehandling af sikkerhedsdokumentation på risikovirksomheder

Kvalitetsprocedure RI-2. Anvendelsesområde: Sagsbehandling af sikkerhedsdokumentation på. risikovirksomheder Ansvarlig enhed: AFC, KUI. Ikrafttræden: 9. januar 2018. Aktuel for: Risikotilsynsførende og supportere

Kvalitetsproceduren beskriver tilsynscentrenes opgaver i forbindelse med sagsbehandling af sikkerhedsdokumentation på risikovirksomheder. Det er i forbindelse med nyetablerede risikovirksomheder, væsentlige ændringer på eksisterende anlæg og 5-års ajourføring på kolonne 2- og 3-virksomheder samt såkaldte kolonne 1½-virksomheder. Risikovirksomheder er virksomheder, der er omfattet af Miljø- og fødevareministeriets bekendtgørelse nr. 372 af 26. april 2016 om kontrol med risikoen for større uheld med farlige stoffer (herefter: Miljøstyrelsens risikobekendtgørelse). Rammen for Arbejdstilsynets kontrol på risikovirksomheder er beskrevet i kvalitetsprocedure RI-1. Heri kan du også læse yderligere om regler og baggrund for kontrollen.

Sagsbehandling af sikkerhedsdokumentation omfatter disse opgaver:

1. Sagsbehandling af kolonne 2- og 3-virksomheder
2. Sagsbehandling af kolonne 1½-virksomheder

Hver opgave er beskrevet i et selvstændigt afsnit. Der er til hvert afsnit udarbejdet et bilag med et flowdiagram.

1. Sagsbehandling af kolonne 2- og 3-virksomheder
Opgaven omfatter:
1.1 Den tilsynsførendes opgaver

  • Modtage sikkerhedsdokumentation fra miljømyndigheden
  • Vurdere om virksomheden er omfattet af Arbejdstilsynets regler
  • Gennemgå sikkerhedsdokumentation
  • Vurdere sikkerheden for ansatte og tredje person på virksomheden
  • Deltage i myndighedsmøde
  • Bidrage til myndighedsnotat
  • Eventuelt anmode om supplerende oplysninger
  • Afslutte sagsbehandlingen

o Ved nyetablerede anlæg og væsentlige ændringer
o Ved 5-årsajourføring

  • Orientere eller høre virksomheden og de øvrige risikomyndigheder
  •  Eventuelt modtage høring om byggetilladelse fra miljømyndigheden

1.2 Supportens opgaver

  • Oprette sag i ATIS
  • Afsende meddelelse til virksomheden

Du kan få et grafisk overblik over opgaven i flowdiagrammet i bilaget.

Tilsynsførende modtager sikkerhedsdokumentation fra miljømyndigheden
Som tilsynsførende modtager du risikovirksomhedens sikkerhedsdokumentation fra miljømyndigheden via dit tilsynscenters postkasse. Det gælder både, hvis der er tale om en ny risikovirksomhed, væsentlige ændringer på en eksisterende risikovirksomhed eller 5- årsajourføring af sikkerhedsdokumentation.

Du skal henvise til miljømyndigheden, hvis du modtager henvendelser direkte fra
risikovirksomheder om opstart af sagsbehandling. Det gælder uanset om der er tale om en ny risikovirksomhed, væsentlige ændringer eller 5-årsajourføring.

Miljømyndigheden kan som koordinerende myndighed tage initiativ til, at der bliver lavet en fælles plan for risikomyndighedernes og virksomhedens opgaver i forbindelse med sagens behandling. Dette sker ofte i forbindelse med første myndighedsmøde.

Supporten opretter en sag i ATIS
Som supporter modtager du risikovirksomhedens sikkerhedsdokumentation fra den tilsynsførende, der har sagen. Når du modtager materialet, skal du oprette en sag i ATIS og journalisere den fremsendte sikkerhedsdokumentation. Du kan læse mere om journalisering i SOS.

Tilsynsførende vurderer, om virksomheden er omfattet af Arbejdstilsynets regler
Det er miljømyndigheden, der afklarer, hvilken kolonne virksomheden tilhører efter Miljøstyrelsens risikobekendtgørelse og foretager eventuel beregning efter sumformlen. Miljømyndigheden vil i tvivlstilfælde høre de andre risikomyndigheder.

Du skal som tilsynsførende vurdere, om risikovirksomheden er omfattet af Arbejdstilsynets risikobekendtgørelse.

Hvis der er tale om en kolonne 1½-virksomhed, er den ikke omfattet af Arbejdstilsynets risikobekendtgørelse, og derfor skal du ikke deltage i myndighedssamarbejdet om sagsbehandling og tilsyn. Se mere om sagsbehandling af kolonne 1½-virksomheder nedenfor.

Hvis der er tale om en kolonne 2- eller 3-virksomhed, er den omfattet af Arbejdstilsynets regler, og derfor skal du deltage i myndighedssamarbejdet om sagsbehandling og tilsyn.

Du skal som udgangspunkt også deltage i myndighedssamarbejdet, selvom virksomhedens oplag af farlige stoffer og materialer på bilag 1, kun er kategoriseret miljøfarligt. Din sagsbehandling skal i den situation omfatte de fælles punkter i sikkerhedsdokumentationen, og du skal evt. i forbindelse med en høring tage stilling til, om andre myndigheders krav er i konflikt med arbejdstilsynets regler.

Tilsynsførende gennemgår sikkerhedsdokumentationen
Virksomhedens sikkerhedsdokumentation er dit udgangspunkt som tilsynsførende for at vurdere de materielle forhold og beskyttelsesniveauet for ansatte og tredje person på risikovirksomheden. Det vil sige, om risikoen for større uheld med de farlige stoffer og materialer i bilag 1 til Miljøstyrelsens risikobekendtgørelse er tilstrækkeligt forebygget efter Arbejdstilsynets regler. Formelle krav til strukturering og indhold af sikkerhedsdokumentationen fremgår ikke af Arbejdstilsynets regler.

Du skal gennemgå sikkerhedsdokumentationen og tage stilling til, om den indeholder de nødvendige oplysninger til, at du kan vurdere de materielle forhold på virksomheden, og til at du kan afslutte sagsbehandlingen, som det er beskrevet i afsnittet ”Tilsynsførende afsluttersagsbehandlingen”.

Tilsynsførende vurderer sikkerheden for ansatte og tredje person på virksomheden
Du skal vurdere sikkerheden for ansatte og tredje person, uanset hvilken konklusion virksomheden og dens rådgiver er kommet frem til i sikkerhedsdokumentationen.

Du skal vurdere, om de scenarier/hændelser, som virksomheden har valgt at tage med og bearbejde i sikkerhedsdokumentationen er dækkende og giver et repræsentativt billede af den konsekvens i form af umiddelbar eller senere alvorlig fare, som ansatte og tredje person er udsat for, når de opholder sig på virksomheden.

Du skal sikre dig, at virksomheden har taget højde for alle de farlige stoffer og materialer på virksomheden, der er omfattet af risikobekendtgørelsen, og som udgør en risiko for større uheld.

Du skal vurdere konsekvenserne af de større uheld for ansatte og tredje person, og herunder de uheld som kan føre til dominoeffekt inde på virksomhedens område.

Du skal vurdere, om der er truffet de nødvendige forebyggende foranstaltninger (sikkerhedsbarrierer) til at beskytte ansatte og tredje person mod risikoen for større uheld og følgerne deraf. Sikkerhedsbarrierer kan både være af fysisk og proceduremæssig karakter. Du kan læse mere i bilaget om sikkerhedsbarrierer.

Du skal også vurdere, om afhjælpende foranstaltninger i tilfælde af et større uheld er tilstrækkelige, herunder skal du vurdere om virksomhedens interne beredskabsplan er forsvarlig. Du skal foretage vurderingen ud fra de konkrete forhold på virksomheden. Arbejdstilsynet har ikke som andre risikomyndigheder kvantitative mål for, hvornår en hændelse udgør en risiko. Det gælder efter Arbejdsmiljøloven, at unødig risiko bør fjernes, og risici bør reduceres, så vidt det er praktisk muligt. Derfor skal de forebyggende foranstaltninger (sikkerhedsbarriererne), have dit særlige fokus sammen med virksomhedens interne beredskabsplan.

Ved 5-års ajourføring skal du desuden vurdere, om nye regler eller ændret praksis siden afslutning af seneste sagsbehandling giver anledning til at stille krav om yderligere oplysninger eller om yderligere foranstaltninger.

Tilsynsførende deltager i myndighedsmøde
Som tilsynsførende modtager du en indkaldelse fra miljømyndigheden til et fælles, indledende myndighedsmøde. På mødet skal du drøfte virksomhedens sikkerhedsdokumentation med de øvrige risikomyndigheder.

Du skal sikre dig, at sikkerhedsdokumentationen indeholder tilstrækkelige oplysninger til, at du kan vurdere de materielle forhold for ansatte og tredje person på virksomheden. Du skal også sikre dig, at virksomhedens arbejdsmiljøorganisation eller de ansatte har været inddraget i udarbejdelse af sikkerhedsdokumentationen.

På mødet skal du koordinere din sagsbehandling med de øvrige myndigheder, så virksomheden f.eks. ikke oplever krav, der er i indbyrdes modstrid. På myndighedsmødet skal du også samarbejde med de andre myndigheder om at udarbejde en fælles tidsplan for sagsbehandlingen.

Du skal deltage i yderligere myndighedsmøder med eller uden virksomheden, hvis der i løbet af sagsbehandlingen opstår behov for det. Du skal på myndighedsmøderne altid varetage hensynet til ansatte og tredje person på virksomheden efter Arbejdsmiljøloven.

Det er miljømyndigheden, der koordinerer myndighedssamarbejdet, indkalder til myndighedsmøder, skriver referat og varetager den fælles kontakt til virksomheden. Du skal henvise til Miljøstyrelsens Risikohåndbog og eventuelt til dokumentet ”Mødereferat – skabelon til miljømyndigheden”, hvis du oplever, at miljømyndigheden er usikker på sin opgave.

Tilsynsførende bidrager til myndighedsnotat
Du skal i forbindelse med det indledende myndighedsmøde bidrage til udarbejdelse af et fælles myndighedsnotat. Myndighedsnotatet er myndighedernes fælles overblik over, hvilke supplerende oplysninger fra virksomheden, der er krav om. Her skal du fremsætte Arbejdstilsynets særlige ønsker om supplerende oplysninger. Miljømyndigheden fremsender myndighedsnotatet til virksomheden efter mødet.

Du skal udarbejde et internt notat om hvilke supplerende oplysninger om de arbejdsmiljømæssige forhold, som Arbejdstilsynet stiller krav om, hvis det ikke fremgår eksplicit af myndighedsnotatet. Dermed fremgår det af sagen, hvilke punkter i myndighedsnotatet Arbejdstilsynet skal følge op på.

Tilsynsførende anmoder evt. om supplerende oplysninger
Du skal som udgangspunkt indhente supplerende oplysninger til brug for din sagsbehandling i samarbejde med de øvrige risikomyndigheder ved at bidrage til myndighedsnotatet og gennem dialog med virksomheden.

Kun i det tilfælde, at du ikke modtager supplerende oplysninger fra virksomheden på baggrund af det fælles myndighedsnotat, eller hvis oplysningerne er mangelfulde, skal du overveje at anmode virksomheden direkte om supplerende oplysninger efter § 8 i Arbejdstilsynets risikobekendtgørelse.

Tilsynsførende afslutter sagsbehandlingen
Når du som tilsynsførende vurderer, at virksomhedens sikkerhedsdokumentation i tilstrækkelig grad beskriver, at virksomheden har truffet alle nødvendige foranstaltninger til at forebygge større uheld og begrænsning af eventuelle følger heraf, skal du afslutte sagsbehandlingen på én af følgende måder:

Ved nyetablerede anlæg og væsentlige ændringer
Hvis du ikke finder forhold på baggrund af virksomhedens foreliggende sikkerhedsdokumentation, der vil give anledning til reaktioner, hvis anlægget var sat i drift, skal du sende en meddelelse til virksomheden om det. Du skal fortælle virksomheden, at Arbejdstilsynet ikke har bemærkninger på det foreliggende grundlag. Du skal også fortælle virksomheden, at Arbejdstilsynet vil føre tilsyn på anlægget og evt. gennemgå den endelige sikkerhedsdokumentation, når anlægget er i drift, og at der i den forbindelse kan være grundlag for at give påbud.

Hvis du finder forhold på baggrund af virksomhedens foreliggende sikkerhedsdokumentation, der vil give anledning til reaktioner, hvis anlægget var i drift, skal du sende en meddelelse til virksomheden, hvor du vejleder om disse forhold. Du skal i din meddelelse desuden gøre virksomheden opmærksom på, at Arbejdstilsynet vil føre tilsyn på anlægget og evt. gennemgå den endelige sikkerhedsdokumentation, når anlægget er i drift, og  at der i den forbindelse kan være grundlag for at give påbud. Du kan finde skabelonen for meddelelse med vejledning i risikoemnegruppens projektrum.

Hvis det er åbenbart, at der ikke er truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at forebygge eller begrænse faren for større uheld, skal du overveje at forbyde idriftsættelse af anlægget eller de væsentlige ændringer efter § 7. Se mere i kvalitetsprocedure RI-1 om ramme for kontrol med arbejdsmiljøet ved risiko for større uheld med farlige stoffer.

Du skal føre risikotilsyn med om risikoen for ansatte og tredje person er tilstrækkelig forebygget på det etablerede anlæg, umiddelbart efter at det er sat i drift. Du kan på baggrund af en konkret vurdering af karakteren af de forhold, som du har vejledt om, og timingen i forhold til et eventuelt næste planlagte risikotilsyn på virksomheden vælge at lægge tilsynet sammen med det allerede planlagte tilsyn på virksomheden. Du kan udføre tilsynet alene eller, hvis der er interesse for det blandt de øvrige risikomyndigheder, sammen med dem.

Ved 5-årsajourføring
Hvis du vurderer, at der ikke er grundlag for at stille krav om forebyggende eller afhjælpende foranstaltninger udover dem, som virksomheden har beskrevet i sin endelige sikkerhedsdokumentation, skal du meddele virksomheden det. Du kan finde skabelonen for meddelelse uden påbud i risikoemnegruppens projektrum.

Hvis du vurderer, at der er grundlag for at stille krav om forebyggende eller afhjælpende foranstaltninger, herunder intern beredskabsplan, udover dem som virksomheden har beskrevet i sin endelige sikkerhedsdokumentation, skal du træffe afgørelse i form af påbud. Du kan finde skabelonen for meddelelse med påbud i risikoemnegruppens projektrum.

Hvis det er åbenbart, at der ikke er truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at forebygge eller begrænse faren for større uheld, skal du overveje at forbyde drift eller idriftsættelse af anlægget efter § 7. Se mere i kvalitetsprocedure RI-1 om ramme for kontrol med arbejdsmiljøet ved risiko for større uheld med farlige stoffer.

Tilsynsførende orienterer eller hører virksomheden og de øvrige myndigheder
Du skal orientere de øvrige myndigheder om den meddelelse, som du vil sende til virksomheden.

Hvis du afslutter din sagsbehandling med en meddelelse med påbud, skal du sende den i høring til de andre risikomyndigheder, før du sender den i høring til virksomheden. Du skal huske, at påbud altid skal gives i forbindelse med et besøg på virksomheden.

Supporten sender meddelelse til virksomheden
Som supporter skal du sende meddelelsen direkte til virksomheden. Hvis der er tale om en meddelelse med påbud, som har været i høring, så skal du først sende den, når den tilsynsførende har indarbejdet eventuelt høringssvar fra virksomheden.

Tilsynsførende modtager evt. høring fra miljømyndigheden om byggetilladelse
Du skal som tilsynsførende være opmærksom på, at du kan modtage en høring fra miljømyndigheden, hvis en kolonne-3-virksomhed ansøger om tilladelse til at påbegynde bygge- og anlægsarbejder, inden risikosagsbehandlingen er afsluttet, og miljømyndigheden har meddelt miljøgodkendelse. Du skal i dit høringssvar vurdere, om der efter Arbejdstilsynets regler er sikkerhedsmæssige forhold af betydning for placeringen af virksomheden, oplaget af farlige stoffer og bygningsmæssige forhold, som ikke er belyst eller ikke er acceptable, dvs. forhold der efterfølgende ikke umiddelbart kan bringes i orden, hvis bygge- og anlægsarbejder gennemføres.

2. Sagsbehandling af kolonne 1½-virksomheder
Miljøstyrelsens risikobekendtgørelse omfatter anlæg eller oplag, der ligger nærmere end 200 meter fra boligområder, institutioner eller tilsvarende arealanvendelse, hvor mange
mennesker opholder sig, og hvor chlor eller ammoniak er til stede på de pågældende anlæg eller i oplag i mængder, der er større end eller lig med fem tons. Disse anlæg og oplag kalder Arbejdstilsynet for kolonne 1½-virksomheder. Disse anlæg og oplag er ikke omfattet af Arbejdstilsynets risikobekendtgørelse. Arbejdstilsynet har derfor ingen opgaver efter risikobekendtgørelsen i forbindelse med denne type virksomheder.

Arbejdstilsynet kan dog modtage spørgsmål om Arbejdstilsynets regler fra miljømyndigheden. Hvis du som tilsynsførende modtager spørgsmål om Arbejdstilsynets regler fra miljømyndigheden, er din arbejdsopgave som beskrevet i dette afsnit.

Opgaven omfatter:
2.1 Den tilsynsførendes opgaver

  • Modtage anmodning fra miljømyndigheden
  • Sende svar til miljømyndigheden

2.2 Supportens opgaver

  • Oprette sag i ATIS

Du kan få et grafisk overblik over opgaven i flowdiagrammet i bilaget.

Tilsynsførende modtager anmodning fra miljømyndigheden
Som tilsynsførende modtager du fra miljømyndigheden eventuelle spørgsmål om Arbejdstilsynets regler, som miljømyndigheden har i forbindelse med sagsbehandlingen af kolonne 1½-virksomheder.

Supporten opretter en sag i ATIS
Du skal som supporter oprette en særskilt Seveso III sag på kolonne 1½ virksomheder. Du kan læse mere om journalisering i den administrative håndbog.

Tilsynsførende sender svar til miljømyndigheden
Du skal som tilsynsførende sende et skriftligt svar på miljømyndighedens spørgsmål om Arbejdstilsynets regler, og journalisere svaret på sagen. Hvis miljømyndigheden er i tvivl om Arbejdstilsynets rolle i disse sager, skal du meddele dem, at anlægget eller oplaget ikke er omfattet af Arbejdstilsynets risikobekendtgørelse, og at Arbejdstilsynet derfor ikke deltager i sagsbehandlingen. Du skal derudover ikke foretage dig yderligere.