Opgave- og rollefordeling

Godt samarbejde kan sammen med nødvendig information om den opgave, der skal løses, og den rolle, den enkelte har, føre til en oplevelse af at meste arbejdet, og at arbejdet giver mening. Det har betydning for medarbejdernes trivsel og lysten til at blive på arbejdspladsen.

En klar afstemning og fordeling af opgaver og roller har flere fordele. Når det er klart, hvem der skal gøre hvad, hvornår og hvordan, kan medarbejderne fokusere på deres ansvarsområder uden at blive distraheret af uklarheder eller overlappende opgaver. Det fører bl.a. til øget effektivitet, ligesom medarbejderne føler sig mere kompetente og trygge i deres arbejde. 

Tilsvarende fører det til bedre samarbejde, når medarbejderne ved, hvad der er deres ansvar, fordi det bliver lettere samarbejde om fælles opgaver, når det er klart, hvad hver enkelt kan og skal bidrage med.

På den anden side kan det føre til frustration, stress, farlige situationer, men også lavere produktivitet, hvis den enkelte ikke ved, hvad der forventes, eller hvis opgaverne er uklart definerede.

• Højere trivsel: Medarbejdere, der har en forståelse af deres rolle og opgaver, føler sig mere kompetente og trygge i deres arbejde, hvilket bidrager til øget jobtilfredshed.
• Reduceret stress: Når ansvarsområder er tydeligt defineret, er det lettere at prioritere opgaver og undgå overbelastning.
• Øget sikkerhed:  En klar rolle- og ansvarsfordeling er væsentlig i forebyggelsen af arbejdsulykker. Det kan fx være tilfældet, hvis der er uklarhed i forhold til brugen af tekniske hjælpemidler eller i forhold til håndtering af potentielt udadreagerende borgere. Det kan også være tilfældet, hvis ansatte arbejder i højt tempo i et forsøg på at indfri forventninger, der ikke er helt klare – eller ligefrem modstridende.

Balance i opgave- og rollefordelingen

Hvis der ikke fokus på opgave- eller rollefordelingen i virksomheden, eller hvis det ikke er tydeligt for medarbejderne, hvad kravene er til indhold af opgaven, hvordan den skal løses, og hvilken rolle de har, kan det påvirke, kvaliteten i opgaverne, driften og arbejdsmiljøet. Det skyldes, at ressourcerne bliver brugt forkert, og at konfliktniveauet i organisationen stiger, når det er uklart, hvad der skal prioriteres, og hvem der skal gøre hvad.

Det kan også lede til, at ansatte arbejder i et højt tempo, uden pauser eller i mange timer i forsøget på at levere et arbejde, der lever op til, hvad de forestiller sig, er retningen. Det kan også føre til, at medarbejdere har forskellige tilgange til fx borgere eller kunder.

De forskellige tilgange kan skabe utryghed eller frustration hos borgerne eller kunderne, som kan øge de følelsesmæssige krav i arbejdet. I nogle tilfælde kan det også resultere i fysisk eller psykisk vold. Det kan også være, at uklare retningslinjer, fx i forbindelse med løft af tunge genstande eller forflytning af borgere, kan føre til fysiske belastninger i form af belastende arbejdsstillinger. 

Afhængigt af, hvem du er, og hvilket arbejde du har, kan det også være motiverende og inspirerende ikke at have alt for klart definerede roller og opgavefordelinger i arbejdet. Hvis man fx arbejder med udvikling eller vidensarbejde som fx forskning kan det være hæmmende for kreativiteten, hvis opgavebeskrivelsen og -fordelingen på forhånd bliver fastlagt for fast. 

Hvordan kan I styrke opgave- og rollefordeling?

For at styrke den gode opgave- og rollefordeling er det vigtigt, at ledelsen tager ansvaret for at skabe struktur og understøtte prioritering af opgaver på arbejdspladsen. Det kan give en mere effektiv opgaveløsning og optimere ressourceforbruget og fx betyde, at medarbejderne ved, hvad de hver især skal bidrage med, og hvilket ansvar og beslutningskompetencer de har. Det kan være en fordel for medarbejderens trivsel og for kvaliteten af opgavefordelingen, at de bliver inddraget i at planlægge og tilrettelægge arbejdet.

Når der er noget i arbejdets karakter, som gør, at fordelingen af opgaven og rollen må håndteres løbende og ikke kan defineres klart, så kan det være en god idé at involvere medarbejderne og følge op på behov for støtte og vejledning i arbejdet.

En velfungerende virksomhed skal desuden kunne tilpasse virksomheden til forandringer både internt i organisationen og eksternt i det marked/det samfund, som virksomheden er en del af. Det kan derfor være en god idé at opretholde en løbende dialog og justere opgave- og rollefordelingen, så den passer til de aktuelle behov og krav på arbejdspladsen – også i forbindelse med ændringer i organisering af arbejdet.

Det kan også være en fordel at fokusere på jobrotation, som bl.a. kan være med til at reducere monotoni og mindske risikoen for udbrændthed samt give medarbejderne mulighed for at udvikle nye færdigheder.

Sådan kan I konkret styrke opgave- og rollefordelingen