Processer, metoder og faglige standarder på arbejdspladsen

Den måde, I planlægger og udfører arbejdet på, har betydning for trivslen og motivationen på jeres arbejdsplads – både i samarbejdet mellem kolleger og hos den enkelte medarbejder. Klare og fælles processer, som efterleves, kan reducere stressniveauet blandt medarbejderne ved at skabe forudsigelighed og mindske usikkerhed. Velimplementerede faglige standarder kan understøtte medarbejdernes mening og motivation i arbejdet, når de har ejerskab og oplever, at de bidrager til en fælles professionel opgaveløsning, der lever op til en faglig kvalitet, de er tilfredse med.

Gode processer, metoder og faglige standarder, der passer til virksomheden, er altså vigtige for at skabe gode arbejdsliv for medarbejderne. Gode processer, metoder og faglige standarder kan også bidrage til at styrke effektivitet, læring og videndeling, ligesom det kan skabe bedre og mere ensartet kvalitet.

Balance i processer, metoder og faglige standarder

Som arbejdsplads og arbejdsfællesskab handler det om at finde den rette balance mellem faste standarder og regler på den ene side og fleksibilitet og tilpassede løsninger på den anden side.

For lidt fokus på systematiske processer, metoder og faglige standarder kan føre til ineffektivitet, højere fejlrate, øget stress og et dårligt arbejdsmiljø blandt medarbejderne. Omvendt kan for meget fokus på standarder og procedurer resultere i rigiditet, manglende innovation og unødigt bureaukrati, der hæmmer fleksibilitet og arbejdsglæde.

Medarbejdere og ledere skal forsøge at finde den balance, som matcher både arbejdsopgaverne, kvalitetskriterierne, kompetencer og know-how samt de betingelser og forventninger, der stilles fra omgivelserne. På den måde kan virksomheden levere det bedst mulige resultat til kunder, borgere og samarbejdspartnere og samtidigt skabe en attraktiv arbejdsplads.

Balance i medarbejdernes faglige vurdering og lovgivning
Der kan være et spændingsfelt mellem, hvor meget indflydelse medarbejderne har i forhold til faglige vurderinger og standarder, og de standarder som virksomheden af den ene eller anden grund skal følge. Fx lovgivning eller globale standarder.

I brancher som medicinalindustrien eller off-shore på boreplatforme vil man i mange tilfælde arbejde efter internationale standarder, der sætter bestemte krav til, hvordan arbejdet skal udføres. Ligesom der findes en række internationale kvalitetsstandarder, som fx miljøstandarden ISO 14001. I andre brancher vil det være mere op til det enkelte arbejdsfællesskab at fastlægge deres egne processer. Det kan være med til at understøtte den enkeltes autonomi og mening i arbejdet - og dermed øge motivationen og arbejdsglæden og sikre større kvalitet i opgaveløsningen.      

Bureaukrati kan være afgørende for høj kvalitet i opgaver
Bureaukrati, regler og standarder får ofte dårlig presse. Det forbindes med manglende omtanke, fravær af kreativitet og fleksibilitet – og med dårlig trivsel. Men på rigtig mange arbejdspladser er netop standarder, regler og bureaukrati afgørende for, at man kan levere en høj kvalitet hver gang.

Hvordan kan I styrke processer, metoder og faglige standarder?

Gode processer er veldefinerede, og det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvad, og hvordan arbejdet skal udføres. Gode processer skal samtidig være fleksible, så de løbende kan blive tilpasset forandringer i opgaver, arbejdsfællesskabet og nye krav udefra.

Det er afgørende, at organisationen skaber mulighed for feedback og udvikling af processer, metoder og faglige standarder. Det handler ikke kun om at lære og justere konkrete ting, men også om at reflektere over de grundlæggende antagelser og mål bag processen. Det er med til at sikre, at processen giver værdi til arbejdet og ikke bliver en forhindring eller et meningsløst krav for medarbejderne.

For at styrke arbejdsprocesser og standarder som dynamiske redskaber, der kan forbedre både opgaveløsning og trivsel, kan I som organisation fx have fokus på:

• at udvikle og kommunikere klare og brugervenlige retningslinjer og standarder.
• at inddrage medarbejdere i udformningen og implementeringen.
• at ledelsen understøtter en tillidsbaseret kultur med plads til at påpege fejl og skabe løbende forbedringer, når det er nødvendigt.
• at sørge for at instruere, uddanne og videndele, så alle ved, hvad de skal gøre i praksis.

Inddrag medarbejderne i arbejdet med metoder, processer og standarder
Det vigtige er ikke omfanget af standarder og regler, men at de er relevante for opgaveløsningen, og at medarbejderne bliver involveret. Medarbejderne skal:

• kunne se meningen med de regler og standarder, de skal følge
• have indflydelse på, hvordan regler og standarder bedst kan implementeres, så de giver mening i det daglige arbejde 
• inddrages og lyttes til, så de kan give relevant feedback til en løbende forbedring.

Medarbejdernes bidrag og deltagelse i udarbejdelsen af standarder og processer er derfor afgørende for, at de oplever processerne og regler som positive bidrag til arbejdet. 

Den enkelte medarbejder spiller ligeledes en væsentlig rolle i forhold til at efterleve de faglige standarder og processer. Hvis regler og standarder er fornuftige, og de bliver implementeret og vedligeholdt i tæt samarbejde med medarbejderne, kan regler og bureaukrati bidrage til både trivsel og sundhed i arbejdet.

Sådan kan I konkret styrke processer, metoder og faglige standarder