Rådet for Sikker Trafik

Daglig stilletid giver rum for fordybelse

Ro, tid og fordybelse er noget af det, som indførelsen af en daglig stilletime har givet medarbejderne i Rådet for Sikker Trafik. Du kan her blive klogere på, hvordan stilletimen foregår og overvejelserne omkring at få den etableret.

Hver dag klokken 10 ringer en klokke, som tegn til, at den kommende time i Rådet for Sikker Trafik er dedikeret til stilhed, ro og fordybelse for medarbejderne. Alle sidder på deres pladser, der er ingen interne møder, og der er en fælles intention om, at man venter med at forstyrre hinanden til efter, at timen er ovre. Det er alene op til medarbejderne selv, hvordan tiden ellers bliver brugt. For nogle betyder det, at de lukker helt ned for mailindbakken for at afsætte timen til bestemte opgaver, der kræver fordybelse. For andre betyder det mindre støj i de ellers vante summende arbejdsomgivelser, mens telefonen stadig er åben for opkald udefra.

Karina Petersen Vicedirektør i Rådet for Sikker Trafik

Efter 6 måneder med daglig stilletid er Karina Petersen ikke i tvivl om, hvilken forskel tiltaget samlet set har gjort for hendes medarbejdere. Den daglige stilletid har givet dem et rum for ro og fordybelse i en ellers travl hverdag. En medarbejders pulsur viste endda et positivt fald i pulsen efter kun tre måneder med tiltaget. Tiltaget har samtidig givet den enkelte bedre mulighed for at planlægge sine arbejdsopgaver.

En sideeffekt ved stilletimen er, at medarbejderne må udskyde deres behov, hvis der fx opstår en trang til at dele en idé med en kollega. Ifølge Karina Petersen har det haft den positive konsekvens, at de har erfaret, at ting godt kan vente, og at idéer eksempelvis godt kan modnes hos en selv, indtil der er et rum for at dele dem.

Plads til forskellige måder at bruge stilletiden på

For Karina Petersen og Rådet for Sikker Trafik har det været afgørende, at tiltaget tog højde for, at deres medarbejdere er mennesker, som arbejder og fordyber sig forskelligt. Lige netop derfor er det også lagt helt op til den enkelte, hvordan stilletimen bliver brugt.

”For nogle kommer stilletid meget naturligt, mens det for andre kan være svært at skulle fordybe sig. Det, at sidde en time uden at snakke med nogle, er ikke en helt nem øvelse. De to typer af mennesker tager imod en stilletime på to forskellige måder.”, fortæller Karina Petersen, vicedirektør i Rådet for Sikker Trafik.

At stilletimen bliver brugt forskelligt, beretter medarbejderne Jeppe Gudmandsen og Anders Søndergaard Baad om. De har dog glæde af timen på vidt forskellige måder.

Anders Søndergaard Baad Webmaster i Rådet for Sikker Trafik

Stilletime kan udfordre i særlige jobfunktioner

Mens Anders’ arbejde som webmaster er en jobfunktion, der har flere små og store daglige driftsopgaver, som kræver fordybelse for opgaveløsningen, så tillader Jeppes funktion som pressekonsulent ikke altid samme plads for fordybelse. Journalister kan nemlig fortsat ringe og give korte deadlines, som gør, at han er nødsaget til at afbryde andre i deres stilletid. Det er et vilkår for arbejdet, som ledelsen og resten af organisationen er indforstået med. Derfor er det også i orden, at han som en af de få er nødsaget til at afbryde.

"Stilletimen fungerer godt generelt, fordi den skaber ro og færre forstyrrelser. Men nogle arbejdsopgaver – som dem jeg har – passer ikke altid ind i det format. Hvis vi skal reagere hurtigt på en historie, har vi ikke en hel time til at vente, og så er jeg nødt til at afbryde kolleger, selvom det er stilletime. Har jeg en senere deadline, giver det mere mening at bruge stilletimen. Når jeg har ansvar for pressetelefonen, er det dog den, der afgør, om jeg bliver forstyrret eller ej", fortæller Jeppe Gudmandsen, pressekonsulent i Rådet for Sikker Trafik.

Både Anders og Jeppe er enige om, at tiltaget med stilletid, har en gavnlig effekt i forhold til at løse de arbejdsopgaver, der kræver fordybelse og kan planlægges.

Stilletimen blev etableret i samråd med medarbejderne

Idéen om stilletimen opstod oprindeligt, da organisationens mødekultur skulle gennemgås. Medarbejderne fik tilbuddet om at være med til at etablere rammerne for en ny mødekultur, og det resulterede i en drøftelse mellem ledelsen og interesserede medarbejdere. I drøftelsen blev det tydeligt, at det handlede ikke kun om at få skabt kortere og mere planlagte møder. Medarbejdernes trivsel måtte også i fokus - og en effektiv arbejdsdag handlede derfor også om at få skabt tid i dagligdagen til, at medarbejderne kunne fordybe sig. Drøftelserne udmøntede sig derfor i fælles spilleregler for møder og etableringen af stilletimen.

Nogle af de spørgsmål, som fyldte hos medarbejderne ved etableringen af stilletimen var blandt andet, hvornår timen passede bedst ind i arbejdsrytmen, om tiltaget kunne fungere uden interne og eksterne møder i tidsrummet og helt grundlæggende, hvad en stilletime betød – måtte man fx godt hente kaffe.

Hos Rådet for Sikker Trafik ligger stilletimen om formiddagen og først kl. 10, hvor de fleste medarbejdere koncentrerer sig bedst, og hvor der har været tid til at snakke af inden, at der bliver stille. Det er som udgangspunkt i orden at afholde eksterne møder i timen, ligesom det er i orden at tage telefonopkald udefra. Det er muligt at gøre, hvad den enkelte har behov for i timen - så længe, at det er med tanke på den fælles intention om at vente med at forstyrre andre til efter, at timen er overstået. Der skal nemlig ikke være noget stilletidspoliti i Rådet for Sikker Trafik, hvor det er en fælles opgave at minde hinanden om timen.

Fortsæt med at italesætte intention

Et af Karina Petersens vigtigste råd til andre ledere og virksomheder, der vil etablere lignende tiltag, er at blive ved med at få husket medarbejderne og sig selv om intentionen bag tiltaget for at bevare fokusset på den positive hensigt.

”Bliv ved at med at tale om intentionen. Nogle gange, hvis man stopper med at tale om noget, så kan det godt føles som om, at det ikke er vigtigt længere. Så hvis vi har et morgenmøde, som slutter lige før stilletimen, så siger jeg også – ’Nu er der fem minutter til stilletid, så lad os lige prøve at gå stille ned og starte godt op.’ Jeg prøver at tale positivt omkring stilletimen, og så håber jeg, at det har en afsmittende virkning.”, afslutter Karina Petersen, Vicedirektør i Rådet for Sikker Trafik.

INSPIRATION

5 gode råd fra Rådet for Sikker Trafik til at indføre stilletid

Test først ideen om stilletid af hos dine medarbejderne. De er uvurderlige i forhold til input.
Få medarbejderne med til at udvikle tiltaget og definere, hvordan tiltaget skal udføres. En vigtig læring fra Rådet for Sikker Trafik er, at mennesker og fagligheder er forskellige, derfor skal tiltaget tilpasses medarbejderens hverdag, opgaver og kultur. Rådet for Sikker Trafik har fx valgt, at eksterne møder eller opkald fra eksterne ikke er omfattet af stilletimen.
Sørg for at etablere en fysisk markør fx en klokke eller musik, der markerer stilletidens begyndelse. Du kan også opfordre medarbejdere til at blokere tiden af i deres kalendere.
Når tiltaget er etableret, så sørg for at for at tage temperaturen på, hvordan tiltaget fungerer. I Rådet for Sikker Trafik evaluerede de tiltaget mundtligt efter 3 måneder og tager det stadig op en gang i mellem.
Er du leder eller frontperson for tiltaget, så stå tydeligt på mål for tiltaget over for resten af arbejdspladsen. Vær allerede i begyndelsen tydelig om tiltagets intention, og vær åben for afklarende spørgsmål. Undgå at være et "stilletidspoliti", og bliv ved med at tale positivt om det fx i 1:1.