Dialogbaseret APV har styrket tilliden i hverdagen

Skolen har nu gennemført processen tre gange med tre års mellemrum – og de positive erfaringer og gevinster har betydet, at de ikke har set sig tilbage, siden de droppede de traditionelle spørgeskemaer.

Overgangen kom i kølvandet på Vallensbæk Kommunes beslutning om at gå væk fra spørgeskemamodellen og i stedet arbejde med nærvær, dialog og tillid som bærende værdier i arbejdsmiljøarbejdet. APV’en skulle ikke længere være en anonym øvelse, men en proces, hvor alle tog et fælles ansvar for arbejdsmiljøet.

Fra anonyme tal til konkret handling

En af de største fordele ved at droppe spørgeskemaerne har været, at resultaterne nu er langt mere brugbare.

“Når man sidder med resultaterne af en spørgeskemaundersøgelse, sidder man ofte med nogle svar, der er svære at henføre til noget specifikt og dermed svære at handle på. Anonymiteten betød, at ledelsen, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant måtte gætte sig frem til den gode løsning, og det var jo langt fra sikkert, at vi gættede rigtigt,” siger Mette Juel som er skoleleder på Pilehaveskolen.

Arbejdsmiljørepræsentant Mille Christensen supplerer:

“Spørgsmålene i en spørgeskemaundersøgelse er jo som regel formuleret et andet sted end på den konkrete arbejdsplads, hvor de skal bruges. Med en dialogbaseret APV får man ikke noget serveret. Man skal tænke selvstændigt og skrive det ned, der fylder i ens eget konkrete arbejdsmiljø. På den måde bliver det også det rigtige, som TRIO (ledelsen, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant) efterfølgende skal forholde sig til.”

Læring fra de første runder

Skolen har justeret processen på baggrund af erfaringer. Første gang, de gennemførte den dialogbaserede APV blev medarbejdere blandet på tværs af afdelinger, hvilket viste sig uhensigtsmæssigt.

I dag arbejder man i grupper tæt på medarbejdernes hverdag, og TRIO forbereder relevante arbejdsmiljøtemaer og -kategorier på forhånd.

“Det giver langt mere ro i processen, som jeg oplever er gnidningsfri hos alle” siger Mette.

”Vi har i TRIO også valgt, at vi efter første dialogmøde sorterer de såkaldte ”lavt hængende frugter” fra. Det kan fx være træk fra et vindue eller mere tilgængelige fejebakker. Den type udfordringer i arbejdsmiljøet, tager vi os selvstændigt af efter første runde, men de kommer ikke med videre til vores næste dialogmøde, hvor vi skal have fokus på at finde løsninger på de mest krævende ting.

Tillid er forudsætningen

En afgørende forudsætning for, at den dialogbaserede APV fungerer, er tillid. Medarbejdere og ledere sidder ved samme bord – og det kræver tryghed.

“Det har været en proces at finde sine ben i, at lederne sidder med ved bordet. Det forudsætter en grundlæggende tillid på en arbejdsplads,” siger Arbejdsmiljørepræsentant Mille Christensen.

Derfor prioriterer kommunen og skoleledelsen grundig forberedelse af netop lederne.

“Det kan være svært for ledere at modtage kritik og ikke måtte forsvare eller forklare sig. Som leder skal man i processen sidde på hænderne, slå ørerne ud og tænke, at der er guld i det, der kommer,” siger Mette Juel.

Et supplement til svære sager

Emner som mobning, vold, trusler og krænkelser er taget ud af den dialogbaserede APV. De håndteres i stedet via særlige nul-tolerance-skemaer, som medarbejderne kan udfylde og aflevere i en lukket kuvert til deres arbejdsmiljørepræsentant. Skemaet er ikke anonymt, for så kan man ikke gøre noget ved problemet, men det behandles fortroligt af HR i kommunen.

Hvis nogen har skrevet om forhold, der er bekymrende, og som ikke er håndteret, så får den pågældende et opkald fra en HR-konsulent fra kommunen, som er med til at vurdere, hvordan det skal håndteres. Det kan fx være, at HR vil facilitere en proces i den afdeling, der er problemer eller, at en medarbejder skal tilbydes psykologhjælp.

Skoleleder Mette Juel ser det som en styrke, at HR i Vallensbæk Kommune har overblikket:
“Jeg synes, det er trygt, at HR kan se på tværs af hele kommunen og give mig vejledning, hvis noget kræver særlig håndtering.”
AMR Mille Christensen oplever også, at medarbejderne er trygge ved den proces.

En mere dialogbaseret hverdag

En af de mest markante effekter er, at dialogen ikke stopper, når APV-processen er slut.

“Noget af det vigtigste, vi har fået ud af det, er, at det er blevet meget mere legalt at gå ind til vores ledelse i hverdagen og sige, hvis der er noget, der ikke fungerer,” siger arbejdsmiljørepræsentant Mille Christensen.

Mette Juel supplerer:

“I ledelsen forventer vi, at man siger til. Man skal ikke vente på næste APV – man skal handle når ting opstår.”

Sammenhæng med kerneopgaven

Selvom APV’en er ressourcekrævende, opleves den som godt givet ud.

“APV’en hænger sammen med kerneopgaven på den måde, at den bidrager til at fjerne grus og kvalificerer vores måde at gå til de daglige opgaver. Hvis man bruger 2X2 timer på at massere sit arbejdsmiljø sammen med ens kollegaer, så er det virkelig tiden værd.

APV-metoden passer også godt sammen med vores leder- og medarbejdergrundlag. Vi har de samme værdier og tager fælles ansvar”, siger Mette Juel.

Mille Christensen peger på, at dialogformen også passer særlig godt til deres arbejdsplads:
“Vi er lærere. Vi kan godt lide at snakke. Skemaer får derimod alt til at stritte på os. Det er meget nemmere at give udtryk for, hvis noget generer, når vi sidder sammen med kollegaer, vi er trygge ved. Vi kræver jo også af vores elever, at de sætter ord på, hvis der er noget i vejen, så hvis vi ikke selv kan, så har vi et problem.”