Gå til indhold

Tydelige mål, rammer og forventninger til arbejdet

Når I arbejder med at sætte tydelige mål, skabe gode rammer og afstemme forventninger til arbejdet, har det en række positive effekter både for medarbejdernes trivsel og for virksomheden som helhed. Bliv klogere på gevinster ved at forebygge uklare modstridende krav i arbejdet.

Klare rammer for arbejdet betyder, at medarbejderne ved, hvem der har ansvaret for hvad, eller hvilke forventninger der er til indholdet i en arbejdsopgave. Det kan være en fordel, hvis der sættes både konkrete mål og klare formålsbeskrivelser for arbejdsopgaverne, så medarbejderne forstår, hvad de skal lave – og hvorfor. Når retningen og meningen med arbejdet er tydelig, styrkes medarbejdernes oplevelse af at mestre opgaven, fordi det bliver nemmere for dem at se, hvad de skal lykkes med, og vurdere, om det faktisk lykkes.

Det er dog ikke altid og i alt slags arbejde, at rammer og forventninger til arbejdet kan gøres helt klare. I mange tilfælde er du selv som medarbejder med til at fastlægge rammer og tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne. Måske arbejder I med vidensarbejde eller andet komplekst arbejde, der gør, at der ikke er klare rammer. Det kan også være, at I oplever uklare og modstridende krav og forventninger i arbejdet (UMK).

Uklare krav opstår, når medarbejdere er i tvivl om, hvad der forventes, hvordan opgaver skal løses, eller hvem der har ansvaret. Modstridende krav opstår, når krav og forventninger fra fx ledelse, borgere eller samarbejdspartnere ikke kan opfyldes samtidig. Fx hvis medarbejderne både skal leve op til ledelsens krav, kollegers behov og kunders forventninger. Det kan skabe et dilemma, hvor den enkelte ikke kan opfylde alles krav på én gang.

Når det ikke er muligt at gøre rammerne klare, eller der er modstridende krav og forventninger, kan I arbejde med at forebygge konkrete risici, der kan være i et arbejde, hvor der er uklare eller modstridende forventninger.

Sådan kan I forebygge

Hvis I oplever, at I har uklare rammer og modstridende krav i arbejdet kan IGLO-modellen være et godt værktøj, fordi god forebyggelse ofte sker i et samspil mellem flere niveauer i organisationen - Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation.

Som medarbejder kan du:

  • Efterspørge mål, rammer og forventninger til dine arbejdsopgaver: Spørg ind til mål, opgavebeskrivelser, tidsfrister og ønskede produkter og resultater for at afklare, hvad der forventes. Hvis du er i tvivl, kan du bede om eksempler på, hvad der er et godt resultat.
  • Bidrage til udvikling af rammer og forventninger: I mange tilfælde skal du selv bidrage til udviklingen af rammer og opgaveløsning. Lav et oplæg til din leder eller dit team med forslag til, hvordan du vil løse de arbejdsopgaver, du er i tvivl om. Det giver et godt grundlag for forventningsafstemning.
  • Være fleksibel: Sørg for at få så klare rammer for arbejdet som muligt, men vær samtidig åben for ændringer, hvis opgaven kræver det.

Som kolleger kan I:

  • Skabe en fælles forståelse ved at afstemme mål, opgaver, processer og ansvar løbende med hinanden, så I er enige om målet og vejen derhen.
  • Bidrage til en god arbejdskultur: Vær nysgerrige på jeres forskellige ideer og synspunkter, og vær åben for justeringer, hvis der er noget, som ikke fungerer.

Som leder kan du:

  • Sætte og kommunikere tydelige formål og mål for arbejdsopgaverne: Gør det klart for medarbejderne, hvad formålet med opgaverne er, og hvilke mål der skal nås.
  • Skabe gode rammer for arbejdet: Afklar løbende sammen med dine medarbejdere, hvordan opgaverne kan løses, og hvilke opgaver der skal prioriteres, når den tilgængelige tid ikke er tilstrækkelig. Vær tilgængelig for løbende støtte og spørgsmål.
  • Være opmærksom på kompetencer: Sørg for at medarbejderne har de rette kompetencer og beføjelser til at håndtere opgaverne – også når det ikke er muligt at gøre rammerne for arbejdet helt klare.  Det kan fx være faglige, metodiske, kommunikative og samarbejdsmæssige kompetencer.

Som arbejdsplads kan I:

  • Være tydelige om centrale formål, mål og strategier for organisationen: Når organisationens centrale formål, mål og strategier kommunikeres klart og tydeligt, har ledere og medarbejdere bedre mulighed for at afstemme deres indsats.
  • Afstemme mål, ressourcer og kompetencer: Sørg for, at der er balance mellem de opstillede mål og de ressourcer, der er til rådighed – herunder tid, økonomi, medarbejdere og kompetencer.
  • Give fleksible rammer: Giv medarbejderne fleksibilitet, hvor det er muligt, og organisér arbejdet, så ansatte har indflydelse på, hvordan og hvornår de skal løse deres arbejdsopgaver.
  • Opbygge en stærk organisatorisk kultur: Vær ansvarlig for at skabe en kultur i virksomheden, hvor kommunikation og samarbejde er i fokus, så medarbejdere og ledere har mulighed for at afklare forventninger og reducere usikkerhed. Skab også rum for, at lederne i organisationen taler sammen om at skabe rammer for arbejdet.

Som medarbejder kan du:

  • Efterspørge mål, rammer og forventninger til dine arbejdsopgaver: Spørg ind til mål, opgavebeskrivelser, tidsfrister og ønskede produkter og resultater for at afklare, hvad der forventes. Hvis du er i tvivl, kan du bede om eksempler på, hvad der er et godt resultat.
  • Bidrage til udvikling af rammer og forventninger: I mange tilfælde skal du selv bidrage til udviklingen af rammer og opgaveløsning. Lav et oplæg til din leder eller dit team med forslag til, hvordan du vil løse de arbejdsopgaver, du er i tvivl om. Det giver et godt grundlag for forventningsafstemning.
  • Være fleksibel: Sørg for at få så klare rammer for arbejdet som muligt, men vær samtidig åben for ændringer, hvis opgaven kræver det.

Som kolleger kan I:

  • Skabe en fælles forståelse ved at afstemme mål, opgaver, processer og ansvar løbende med hinanden, så I er enige om målet og vejen derhen.
  • Bidrage til en god arbejdskultur: Vær nysgerrige på jeres forskellige ideer og synspunkter, og vær åben for justeringer, hvis der er noget, som ikke fungerer.

Som leder kan du:

  • Sætte og kommunikere tydelige formål og mål for arbejdsopgaverne: Gør det klart for medarbejderne, hvad formålet med opgaverne er, og hvilke mål der skal nås.
  • Skabe gode rammer for arbejdet: Afklar løbende sammen med dine medarbejdere, hvordan opgaverne kan løses, og hvilke opgaver der skal prioriteres, når den tilgængelige tid ikke er tilstrækkelig. Vær tilgængelig for løbende støtte og spørgsmål.
  • Være opmærksom på kompetencer: Sørg for at medarbejderne har de rette kompetencer og beføjelser til at håndtere opgaverne – også når det ikke er muligt at gøre rammerne for arbejdet helt klare.  Det kan fx være faglige, metodiske, kommunikative og samarbejdsmæssige kompetencer.

Som arbejdsplads kan I:

  • Være tydelige om centrale formål, mål og strategier for organisationen: Når organisationens centrale formål, mål og strategier kommunikeres klart og tydeligt, har ledere og medarbejdere bedre mulighed for at afstemme deres indsats.
  • Afstemme mål, ressourcer og kompetencer: Sørg for, at der er balance mellem de opstillede mål og de ressourcer, der er til rådighed – herunder tid, økonomi, medarbejdere og kompetencer.
  • Give fleksible rammer: Giv medarbejderne fleksibilitet, hvor det er muligt, og organisér arbejdet, så ansatte har indflydelse på, hvordan og hvornår de skal løse deres arbejdsopgaver.
  • Opbygge en stærk organisatorisk kultur: Vær ansvarlig for at skabe en kultur i virksomheden, hvor kommunikation og samarbejde er i fokus, så medarbejdere og ledere har mulighed for at afklare forventninger og reducere usikkerhed. Skab også rum for, at lederne i organisationen taler sammen om at skabe rammer for arbejdet.

Gevinster ved at forebygge

Når I arbejder aktivt med at skabe gode rammer for arbejdet, kan det have en række positive effekter - både for medarbejderne og for arbejdspladsen som helhed.

  • Når medarbejderne kender mål og rammer for deres arbejde og ved, hvad der forventes af dem, kan det føre til bedre trivsel for medarbejderne, da det kan mindske den usikkerhed, der kan opstå, når man ikke helt ved, hvad man skal.
  • Det kan også føre til et bedre samarbejde mellem kolleger, fordi klare mål og rammer kan bidrage til at skabe færre misforståelser og konflikter.
  • Når forventningerne til opgaven og den rolle, man har som medarbejder, bliver tydeliggjort kan det også betyde, at arbejdet glider bedre, og at I undgår fejl og dobbeltarbejde, hvilket kan gøre det lettere at levere en høj kvalitet og få opgaverne løst mere effektivt. Der kan dog være jobs, hvor det ikke er muligt at gøre rammerne for arbejdet klare, eller hvor der er modstridende krav. Her er det en fordel, hvis I arbejder med tydelige mål, prioritering og støtte fra ledelsen og kolleger.
  • Hvis medarbejderne i en virksomhed føler sig trygge i de krav, der stilles til arbejdet og er godt støttet i deres arbejde, kan både trivsel og lysten til at blive på arbejdspladsen stige. Det kan også være med til at mindske sygefravær og gøre det lettere at fastholde medarbejderne.