Indeklima - arbejdspladsvurdering (APV)

Dårligt indeklima på arbejdspladsen skal forebygges, og der er kendte løsninger på de fleste problemer.

APV-arbejde behøver ikke at være vanskeligt. Arbejdstilsynet foreslår forskellige metoder til at afdække og vurdere indeklimaet - samt til at udarbejde en handlingsplan for løsningen af problemerne.

Eksemplerne i teksten handler om kontorarbejdspladser, skoler og daginstitutioner, men kan bruges på alle ikke-industrielle arbejdspladser.

Hvad betyder et dårligt indeklima?

Dårligt indeklima på arbejdspladsen kan fx vise sig ved utilpashed, irriterede slimhinder, hovedpine og træthed hos medarbejderne. Det er symptomer, som bl.a. forringer medarbejdernes livskvalitet og øger deres sygefravær.

Hvem har ansvaret?

Det er arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at arbejdsstedet er indrettet sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt.

Det vil sige, at arbejdsgiveren skal sørge for, at årsager til indeklimaproblemer bliver belyst, og at forholdene bliver forbedret tilfredsstillende.

Arbejdsgiveren har også pligt til at gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV) og udarbejde en skriftlig handlingsplan. APV'en skal omfatte alle virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.

En APV-proces skal gennemføres, når der sker ændringer i arbejdet, som kan have betydning for arbejdsmiljøet. Dog skal alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold – som minimum - afdækkes og vurderes hvert 3. år.

Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) skal deltage i planlægningen og gennemførelsen af APV'en. AMO skal også kontrollere, at arbejdsforholdene i øvrigt er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige.

Systematisk arbejde med indeklima

Det er den enkelte arbejdsplads - fx skolen, daginstitutionen eller bankfilialen - der gennemfører APV'en, men det er den øverste ledelse, som har ansvaret for, at APV'en bliver gennemført. Det er også den øverste ledelse, der har ansvaret for, at arbejdsmiljølovens krav til indeklima bliver overholdt. På de kommunale skoler og daginstitutioner er det således kommunen, der er medarbejdernes øverste ledelse.

På mange arbejdspladser kommer indeklimaet først i søgelyset, når det giver åbenlyse problemer, fx i form af symptomer hos en stor del af medarbejderne. De tilspidsede situationer kan undgås, hvis man i tide sætter ind overfor de påvirkninger, der skaber et dårligt indeklima.

Indeklimaforholdene bør være en integreret del af det løbende APV-arbejde. APV-arbejdet skal indeholde følgende:

Afdækning og risikovurdering
Inddragelse af sygefraværet
Handlingsplan med løsninger og tidsfrister
Gennemførelse af handlingsplan og opfølgning på tiltag

I kan bruge flere forskellige metoder i APV-arbejdet, fx gennemgang af bygningen, interview af medarbejdere, rundgang til de forskellige arbejdspladser, medarbejdermøder eller spørgeskemaundersøgelser.

Oftest er det nødvendigt at kombinere forskellige metoder for at komme igennem de 4 trin i APV-arbejdet. Det kan også være nødvendigt at indhente bistand fra eksterne arbejdsmiljøsagkyndige.

For at sikre de bedste resultater af APV-arbejdet bør I:

Opstille realistiske mål og sikre, at der er overensstemmelse mellem løsningerne og de ressourcer, der afsættes til at gennemføre dem.
Være vedholdende i arbejdet.
Arbejde forebyggende, så der rettes op på forhold, som kan give dårligt indeklima.
Informere medarbejderne om overvejelser og beslutninger i indeklima-arbejdet.
Sikre god kommunikation med bygningens driftsansvarlige.

Det er vigtigt, at ledelsen og AMO'en opstiller klare linjer for kompetence og ansvar i forbindelse med APV-arbejdet. Det er også vigtigt, at den øverste ledelse viser sin forpligtelse ved at gå foran og skabe gode rammer om indeklimaarbejdet.

Afdækning

Formålet med at afdække indeklimaforholdene er at blive klar over, om der er negative påvirkninger på arbejdspladsen. Samtidig giver afdækningen et grundlag for at prioritere, hvor det er vigtigst at sætte ind med forbedringer.

I afdækningen bør I især fokusere på disse påvirkninger:

Varme og træk
Luftkvalitet, som påvirkes af støv, snavs, gasser, dampe, lugte, mange personer i rummet og tobaksrøg
Fugt fra utætte bygningskonstruktioner, installationer og kondens
Lys, herunder lysstyrke, reflekser, lysfordeling, kontraster og farve
Støj og akustik, herunder støjniveau, akustik, lydoplevelse og generende støj.

En afdækning af indeklimaet vil normalt mindst kræve:

Gennemgang af bygningen, lokaler og installationer
Afdækning af medarbejdernes opfattelse af indeklimaet.

Hvis I ved afdækningen finder fejl og mangler på arbejdspladsen, der kan udbedres straks, skal I gøre det. Der kan fx være tale om indlysende driftsmæssige problemer i bygningen eller åbenlyst manglende instruktion af medarbejderne.

Eksempel fra et kontor

Ved afdækningen af indeklimaet på et kontor gør flere medarbejdere arbejdsmiljørepræsentanten opmærksom på, at der er meget varmt om eftermiddagen, når solen skinner ind ad vinduerne.

Arbejdsmiljørepræsentanten spørger medarbejdere, om de bruger solafskærmningen, og det viser sig, at flere medarbejdere ikke ved, hvordan de skal betjene solafskærmningen ved deres arbejdsplads. Arbejdsmiljørepræsentanten vurderer, at han kan instruere medarbejderne med det samme, idet det ikke er nødvendigt at lade instruktionen afvente vurdering, prioritering og udarbejdelse af handlingsplaner.

Gennemgang af bygningen

Gennemgangen af bygninger, lokaler og installationer kan være mere eller mindre detaljeret. Et eller flere medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen kan gennemgå bygningen sammen med bygningens driftsansvarlige og fastlægge omfanget af de negative påvirkninger.

Der findes forskellige skemaer, som kan bruges, når bygningen skal gennemgås. Fx har
Arbejdstilsynet, branchearbejdsmiljørådene og flere faglige
organisationer udarbejdet skemaer.

Eksempel fra institution

Arbejdsmiljøorganisationen i en vuggestue er ved at afdække institutionens indeklimaforhold. Sammen med en ingeniør fra kommunens tekniske forvaltning foretager de en bygningsgennemgang. De konstaterer, at der er dug i vinduernes hjørner, nullermænd under en del af de faste møbler, for høj temperatur i lokalerne samt dårlig luft.

Man når frem til, at den høje temperatur og den dårlige luft især skyldes varmebidraget fra de mange mennesker samt lugt fra puslerummet, hvor der kun kan luftes ud ved at åbne vinduet. Det betyder, at personalet ikke kan lufte tilstrækkeligt ud i vinterhalvåret, fordi åbne vinduer giver kulde og træk.

Varmebidraget fra mennesker samt den manglende udluftning er altså årsag til den høje temperatur og den dårlige luft. Arbejdsmiljøorganisationen noterer de forskellige påvirkninger og årsager, der hermed udgør en del af den samlede afdækning af vuggestuens indeklima.

Afdækning af medarbejdernes oplevelser

Afdækningen af, hvordan medarbejderne selv oplever deres indeklima, kan ske efter flere forskellige metoder. Alt efter virksomhedens størrelse kan I vælge at inddrage samtlige eller en repræsentativ del af medarbejderne i arbejdet med afdækning af indeklimaet. I store virksomheder er det almindeligt, at AMO'en kun inddrager en repræsentativ del af medarbejderne.

Her følger nogle eksempler på, hvordan medarbejderne kan inddrages i APV-arbejdet med indeklima.

Medarbejdermøder

I kan afholde et eller flere møder, hvor I lægger op til, at alle medarbejdere efter tur redegør for deres egen oplevelse af indeklimaet. I noterer - uden at kommentere undervejs - de problemstillinger, der kommer frem.

Metoden egner sig særligt til mindre arbejdspladser. Det er vigtigt, at alle medarbejdere føler sig trygge ved - i åbent forum - at beskrive de indeklimaproblemer, de oplever.

Spørgeskemaundersøgelse

Arbejdsmiljøorganisationen uddeler spørgeskemaer om indeklimaforhold til alle medarbejdere og beder om at få dem tilbage i udfyldt stand.

Arbejdsmiljøorganisationen skal vurdere kritisk, om spørgeskemaet er dækkende i forhold til den konkrete arbejdsplads.

Medarbejderne kan eventuelt deltage anonymt - arbejdsmiljøorganisationen skal dog kunne lokalisere de indeklimapåvirkninger, der anføres i skemaerne.

Der findes forskellige spørgeskemaer. Fx har Arbejdstilsynet, branchearbejdsmiljørådene og flere faglige organisationer udarbejdet skemaer.

Interview med skemaer

En eller flere arbejdsmiljørepræsentanter interviewer alle medarbejdere, enkelt- eller gruppevis. Arbejdsmiljørepræsentanten noterer medarbejdernes besvarelser i skemaer.

Bearbejdelsen af de udfyldte skemaer foregår på samme måde som ved spørgeskemaundersøgelsen.

Rundspørge blandt medarbejderne

Et eller flere medlemmer af AMO'en spørger samtlige medarbejdere, hvordan de
oplever og vurderer deres indeklima. Herefter udarbejder I en sammenfattende beskrivelse af, hvordan medarbejderne oplever deres indeklima.

Metoden kan være velegnet på en lille arbejdsplads, hvor en rundspørge til samtlige medarbejdere ikke er så ressourcekrævende. På arbejdspladser med mange medarbejdere kan en rundspørge være temmelig ressourcekrævende. Samtidig kan det være svært at bevare overblikket.

Risikovurdering

Når arbejdspladsens indeklima er afdækket, er det vigtigt med en nøje vurdering af de afdækkede påvirkningers omfang og mulige årsager. Der skal også opstilles forslag til, hvordan påvirkningerne kan fjernes.

Hvis I kan forudse, at der er behov for at ofre et større beløb til forebyggelse eller udbedring af forhold, bør I sikre jer, at en person går videre til rette vedkommende med de økonomiske spørgsmål.

Når I skal opstille forslag til løsninger, er det vigtigt at spørge de medarbejdere, der er berørt af de pågældende indeklimaproblemer. Det gælder fx også servicemedarbejdere og rengøringspersonale. Medarbejderne kan ofte bidrage med gode forslag til løsninger. Samtidig kan medarbejdernes accept af løsningerne have betydning for, hvor godt de iværksatte løsninger kommer til at fungere.

Forløb i vurderingen

Her gives et eksempel på, hvordan vurderingsarbejdet kan forløbe. Udgangspunktet er et kontor, hvor man har konstateret for høj temperatur. Men forløbet kan være det samme i forbindelse med andre påvirkninger i indeklimaet og på andre typer af arbejdspladser:

Temperaturen på kontoret er for høj, typisk omkring 24-25°C. En passende temperatur på kontoret er 20-22°C.

Arbejdsmiljøorganisationen skal som det første finde årsagerne til den høje temperatur. Det kan være maskiner, som afgiver meget varme, direkte sol på vinduerne, mange personer i lokalet, om radiatorerne er skruet for højt op, etc.

Herefter vurderer arbejdsmiljøorganisationen muligheden for at fjerne nogle eller alle årsager til den høje temperatur.

Hvis arbejdsmiljøorganisationen vurderer, at temperaturen ikke kan nedbringes tilstrækkeligt ved at fjerne de fundne årsager, bør arbejdsmiljøorganisationen undersøge, hvordan varmen kan ledes bort:

Bør der etableres mekanisk ventilation?
Kan det nuværende ventilationsanlæg forbedres?
Kan varmen ledes bort ved almindelig udluftning?
Er varmen så massiv, at det er nødvendigt med et køleanlæg?
Prioritering og handlingsplan

Ofte vil det være umuligt for jer at løse alle de afdækkede indeklimaproblemer på én gang. I må så prioritere, hvor der først skal sættes ind.

Før I går i gang med at prioritere, bør I opstille nogle relevante kriterier for, hvilke problemer der skal løses først.

Arbejdsmiljølovgivningen skal overholdes. Dét kan ikke diskuteres. Men herudover kan I bl.a. tage udgangspunkt i disse kriterier:

Hvor mange personer, der er berørt af det enkelte problem
Om problemet bliver større, hvis der ikke gribes ind straks
Hvor vanskeligt og hvor dyrt det er at reducere eller fjerne problemet
Hvor alvorlige medarbejdernes symptomer er.

Når I har fundet ud af, hvilken rækkefølge problemerne skal løses i, skal I udarbejde en skriftlig handlingsplan. Handlingsplanen skal være realistisk, så det er muligt at handle direkte efter den.

Økonomien i handlingsplanens aktiviteter kan få afgørende betydning for, om løsningerne sættes i værk. Det er vigtigt, at I tidligt i drøftelserne involverer en person, der kan afklare de økonomiske forhold i forbindelse med aktiviteterne. Fx kan en offentlig virksomhed eller institution invitere en kontaktperson fra teknisk forvaltning til at deltage i bygningsgennemgang og møder.

Handlingsplanen kan være mere eller mindre detaljeret. Den kan bestå i en simpel notering af den påvirkning, der skal fjernes, de ønskede løsninger, hvem der er ansvarlig for de enkelte løsninger, hvornår opgaven skal være gennemført, samt hvem der foretager evaluering og opfølgning.

Handlingsplanen kan også være mere detaljeret, fx med beskrivelse af tekniske detaljer for hver enkelt løsning.

Opfølgning

I opfølgningen på handlingsplanen skal I evaluere resultatet af de iværksatte aktiviteter til forbedring af indeklimaet. I evalueringen skal I også vurdere, om der skal ske yderligere aktiviteter for at fjerne eller reducere påvirkningerne. Opfølgningen bør ske et passende tidsrum efter, at aktiviteterne er sat i værk, fx 3-6 måneder senere.

Kontrollér løsningen

I opfølgningen bør I også kontrollere forhold, der angår selve løsningen:

Er løsningen gennemført som planlagt og beskrevet?
Er der opstået nye problemer på grund af løsningerne?
Er der behov for supplerende instruktion eller uddannelse af medarbejderne?
Skal der indføres løbende kontrol og eventuelt sørges for en ekstern serviceordning på anlæg?

Spørg medarbejderne

Et vigtigt led i opfølgningen er at spørge medarbejderne, om de synes, at aktiviteterne har forbedret indeklimaet. Det er oplagt at bruge samme metode, som den I valgte til at afdække medarbejdernes oplevelse af indeklimaet.

Løbende forebyggelse

Når de negative påvirkninger af indeklimaet er fjernet, og medarbejderne oplever, at indeklimaet er godt, skal det gerne forblive sådan. Derfor skal I løbende være opmærksomme på de forhold, der har indvirkning på indeklimaet:

Bygningerne skal vedligeholdes indvendigt og udvendigt
Ventilationsanlæg og andre installationer skal kontrolleres og vedligeholdes
Der skal opretholdes et ordentligt rengøringsniveau. Vær opmærksom på, om eventuelle ændringer i rengøringsordningen medfører et dårligere indeklima

Vær opmærksom på, om der foretages ændringer i brugen af bygningerne, fx om der sker en stigning i antallet af personer, som opholder sig i lokalerne, eller om lokalerne indrettes med flere kontormaskiner, som øger behovet for ventilation.

Flere trin på én gang

Hvis afdækningen afslører uheldige indeklimapåvirkninger, kan I ikke springe nogle af de efterfølgende trin (vurdering, prioritering og handlingsplan samt opfølgning) over i jeres APV-arbejde.

Men I behøver ikke at gennemgå trinnene som tidsmæssigt adskilte elementer. Nogle gange kan det være en fordel at sammenkæde afdækning, vurdering samt prioritering og handlingsplan i én arbejdsgang.

Sammenkædningen af flere trin kan ske ved at bruge en udvidet variation af medarbejdermødet.

Ideen er, at medarbejdermødet bruges til at gennemføre APV i fællesskab, idet mødedeltagerne arbejder sig igennem afdækning, vurdering og prioritering samt handlingsplan. Den nærmeste ledelse og bygningens driftsansvarlige bør deltage i mødet.

I kan tage udgangspunkt i denne pjece for at sikre, at alle mødedeltagere har samme forståelse af indholdet i de enkelte trin.

Fordelen ved at arbejde i fællesskab - fx ved et medarbejdermøde - er, at I får inddraget medarbejdernes viden og erfaring i alle trin i APV-arbejdet. Samtidig kan det betyde, at den færdige handlingsplan opnår en højere grad af accept på arbejdspladsen.

Fremgangsmåden med medarbejdermøder er mest velegnet på små arbejdspladser og forudsætter desuden, at alle medarbejdere føler sig trygge ved at diskutere deres arbejdsmiljøproblemer i et åbent forum.