Hvordan fører Arbejdstilsynet tilsyn med det psykiske arbejdsmiljø

Formålet med Arbejdstilsynets tilsyn med en virksomheds psykiske arbejdsmiljø er ikke at foretage en fuldstændig kortlægning af virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, men at få et øjebliksbillede, hvor der fokuseres på, om der er problemer i virksomhedens psykiske arbejdsmiljø.

Vi foretager altid en konkret vurdering af, om arbejdet er planlagt og tilrettelagt, så det ikke udgør en risiko for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, eller sagt med andre ord: Om arbejdet kan udføres, uden at medarbejderne risikerer at komme til skade eller blive syge. I nogle situationer kan der være forhold i det psykiske arbejdsmiljø, som virksomheden har gavn af at være opmærksom på, men som ikke er af en karakter, så Arbejdstilsynet kan reagere på det. Hvis vi konstaterer en væsentlig overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, afgiver vi påbud om, at forholdene skal bringes i orden.

Når vi gennemfører et tilsynsbesøg med fokus på det psykiske arbejdsmiljø på virksomheder med en arbejdsmiljøorganisation (AMO), indbefatter det typisk følgende elementer:

1. Et indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen
2. En rundgang, hvor vi fører korte samtaler med medarbejderne og observerer arbejdet på virksomheden
3. En systematisk indsamling af data om det psykiske arbejdsmiljø, fx gennem gruppe- eller enkeltsamtaler og observation
4. Et møde med ledelsen om de indsamlede data fra samtaler og observationer
5. Et afsluttende møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen.

1. Indledende møde

På det indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen spørger vi ind til virksomhedens arbejdsmiljøarbejde og APV. Vi spørger blandt andet, om der er problemer med det psykiske arbejdsmiljø, og hvordan der er arbejdet med dem. Vi kan også bruge det indledende møde til at indhente virksomhedens egne materialer om det psykiske arbejdsmiljø. Virksomhedens APV kan fx være et godt udgangspunkt, når vi skal tale om det psykiske arbejdsmiljø.

2. Rundgang på virksomheden

Efter det indledende møde gennemgår vi arbejdsmiljøet på virksomheden. Under rundgangen danner vi os et indtryk af arbejdsforholdene ved at observere arbejdet. Vi kan også tale mere uformelt med enkelte medarbejdere om deres psykiske arbejdsmiljø. De observationer, vi gør, og de samtaler, vi har, kan vi bruge til at bekræfte eller dementere indtrykket af det psykiske arbejdsmiljø fra det indledende møde.

3. Systematisk indsamling af data

Når Arbejdstilsynet undersøger det psykiske arbejdsmiljø, laver vi en systematisk indsamling af data om det psykiske arbejdsmiljø, fx gennem gruppe- eller samtaler med enkeltpersoner og observation. Indsamlingen af data kan i nogle tilfælde strække sig over flere dage. Det kan både skyldes, at der skal gennemføres flere samtaler og observationer, og at de rette personer på virksomheden skal være til stede.

4. Møde med ledelsen

Når vi har indsamlet tilstrækkelige data, holder vi et møde med ledelsen, hvor vi blandt andet undersøger, om ledelsens og medarbejdernes oplysninger er samstemmende, og om der er enighed om oplysningerne. Herefter vurderer vi, om der skal træffes afgørelse. Arbejdstilsynet kan godt træffe afgørelse, selvom om oplysningerne ikke er samstemmende, eller der ikke er enighed om dem.

5. Afsluttende møde

På det afsluttende møde med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen orienterer vi om vores vurdering af virksomhedens arbejdsmiljø og arbejdsmiljøarbejde, og om vi har besluttet at afgive reaktioner, eksempelvis påbud. Ofte vil vi have behov for at analysere de indsamlede data om det psykiske arbejdsmiljø nærmere, før vi kan afgøre, om der fx skal afgives et påbud. I de tilfælde udsættes det afsluttende møde til senere, eller vi kontakter virksomheden efterfølgende pr. telefon.

Sådan får Arbejdstilsynet viden om det psykiske arbejdsmiljø

1. Dialog med ledelse, arbejdsmiljøorganisation og medarbejdere

Arbejdstilsynets væsentligste kilde til viden om det psykiske arbejdsmiljø på en virksomhed er dialog med ledelse og medarbejdere.

Arbejdstilsynet taler altid med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen på virksomheden. På mindre virksomheder uden arbejdsmiljøorganisation taler Arbejdstilsynet med ledelsen og medarbejdernes repræsentanter. Derudover taler Arbejdstilsynet med medarbejderne, hvilket både kan ske via medarbejdernes repræsentanter i form af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter og direkte med de enkelte medarbejdere.

2. Arbejdstilsynets metoder i tilsyn med psykisk arbejdsmiljø

Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø adskiller sig fra tilsyn med andre arbejdsmiljøområder. Det skyldes, at det oftest ikke er muligt at konstatere overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen i forhold til det psykiske arbejdsmiljø udelukkende ved at iagttage arbejdet og arbejdspladsens indretning. Derfor anvender Arbejdstilsynet kvalitative metoder til at indsamle data om det psykiske arbejdsmiljø.

De mest almindelige kvalitative metoder er gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt observationer. Arbejdstilsynet benytter alle tre metoder til at undersøge det psykiske arbejdsmiljø. Der tages altid konkret stilling til, hvilke metoder der egner sig bedst til at undersøge det psykiske arbejdsmiljø i den enkelte virksomhed.

Kvalitative metoder er gode at anvende i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø, fordi de gør det muligt at undersøge det psykiske arbejdsmiljø i dybden og få indblik i de bagvedliggende forklaringer, årsager og sammenhænge. Det er nødvendigt, fordi Arbejdstilsynet i en eventuelt efterfølgende afgørelse helt konkret skal kunne beskrive og begrunde, hvad overtrædelsen af arbejdsmiljølovgivningen består i.

2.1 Indledende samtaler

Arbejdstilsynet vil som hovedregel begynde tilsynet med en indledende samtale med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen. På mindre virksomheder uden arbejdsmiljøorganisation vil det være med ledelsen og medarbejdernes repræsentanter. Den indledende samtale bliver ofte efterfulgt af kortere samtaler med enkelte medarbejdere. Disse samtaler kan foregå under rundgangen i virksomheden, når Arbejdstilsynet gennemgår virksomhedens øvrige arbejdsmiljø.

Oplysningerne fra samtalerne er med til, at Arbejdstilsynet får et umiddelbart indblik i virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, hvilket kan målrette Arbejdstilsynets fokus i forhold til eventuelle problemer, der skal afdækkes yderligere.

2.2 Gruppe- og enkeltsamtaler

Når vi undersøger, om der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, vil Arbejdstilsynet i mange tilfælde anmode om, at der gennemføres systematiske samtaler. Det kan fx være en eller flere gruppesamtaler med medarbejdere eller samtaler med enkeltpersoner, herunder nøglepersoner på virksomheden, fx mellemledere og tillidsrepræsentanter. Samtalerne aftales altid i samarbejde med virksomhedens ledelse og arbejdsmiljøorganisation, der også sammensætter deltagerne til gruppesamtaler. På mindre virksomheder uden arbejdsmiljøorganisation aftales samtalerne med ledelsen og medarbejdernes repræsentanter.

Arbejdstilsynet fremsætter altid ønsker til sammensætning af deltagere til gruppesamtaler. Gruppesamtalerne skal være arbejdsmiljøfagligt begrundet, og ønskerne til sammensætning fremsættes på baggrund af den viden, som Arbejdstilsynet har om det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. Det kan fx være ønsker om at tale med medarbejdere med specifikke jobfunktioner, eller medarbejdere fra en bestemt afdeling på virksomheden, hvor der er mistanke om problemer i det psykiske arbejdsmiljø. På baggrund af disse ønsker beder Arbejdstilsynet ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen/medarbejdernes repræsentanter på virksomheden om at sammensætte de konkrete deltagere til gruppesamtalerne.

Som udgangspunkt har arbejdsgiveren eller dennes repræsentant ret til at være til stede under gruppesamtalerne, men hvis de tilsynsførende vurderer, at formålet med gruppesamtalerne forspildes ved at arbejdsgiveren eller dennes repræsentant er til stede, kan de tilsynsførende afholde gruppesamtalerne med de ansatte alene.

Ved gruppe- og enkeltsamtalerne har de tilsynsførende på forhånd gjort sig klart, hvad de ønsker at tale med deltagerne om. I forberedelsen af samtalerne tager de tilsynsførende afsæt i deres branchekendskab og de oplysninger, de allerede har indhentet om det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. Samtalerne vil således handle om de forhold i det psykiske arbejdsmiljø, der er centrale på virksomheden, og tage afsæt i spørgeguider, som Arbejdstilsynet har udviklet til formålet. Spørgeguiderne hjælper de tilsynsførende til at stille relevante spørgsmål, så de kan afdække, om der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, og hvad problemerne i givet fald består i. Arbejdstilsynet har i samtalerne fokus på at indsamle oplysninger om påvirkninger og belastninger i arbejdsfunktionen for medarbejdere. Det er altid Arbejdstilsynet, der leder gruppesamtalerne.

2.3 Observation

Ud over gruppe- og enkeltsamtaler kan Arbejdstilsynet benytte observation af arbejdet til at indhente viden om det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet kan på den måde få et bedre indblik i arbejdet og de krav, det stiller til medarbejderne. Observation kan benyttes under rundgangen i virksomheden, hvor det kan bidrage til det første indtryk af virksomhedens arbejde og de krav, det stiller. Observation kan også benyttes mere systematisk. Arbejdstilsynet kan fx følge en buschauffør eller en sygeplejerske en del af arbejdsdagen eller observere et bestemt sted på arbejdspladsen. Det kan fx være i et jobcenter, hvor Arbejdstilsynet kan få indblik i sagsbehandlernes arbejde og kontakt med borgerne.

2.4 Virksomhedernes skriftlige materialer

En anden vigtig kilde til viden om det psykiske arbejdsmiljø er virksomhedens egne skriftlige materialer. Det kan fx være virksomhedens kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i APV-sammenhæng eller andre undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden, fx trivselsundersøgelser. Det kan også være skriftlige politikker, der kan dokumentere virksomhedens arbejdsmiljøindsats, fx politikker om forebyggelse af vold og mobning. Endelig kan det være oplysninger om voldsepisoder, sygefravær og personaleomsætning. Disse materialer kan bidrage til, at Arbejdstilsynet kan danne sig et mere fuldstændigt billede af virksomhedens psykiske arbejdsmiljø.

3. Flere data skal samstemmende pege på problemer, før Arbejdstilsynet træffer afgørelse

Arbejdstilsynet indsamler altid data fra flere forskellige kilder. Hvis data fra flere af disse kilder peger på samme problem i det psykiske arbejdsmiljø, sandsynliggør det, at der er tale om en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Arbejdstilsynet træffer kun afgørelse, hvis flere data samstemmende peger på, at der er alvorlige problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Det kan fx være data fra en gruppesamtale, som bakkes op af ledelsen eller af kvantitative data fra virksomhedens egne undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø, fx APV og trivselsundersøgelser. Arbejdstilsynet baserer således ikke sine afgørelser på data fra kun en enkelt medarbejdersamtale eller en enkelt observation.

Arbejdstilsynet sørger altid for, at et eventuelt påbud kun omfatter det arbejde, som Arbejdstilsynet har indhentet data om.

Læs mere

Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø - AT-vejledning D.4.1

Kvalitetsprocedure G-401 – Psykisk arbejdsmiljø, spørgeguider samt bilag om brugen af spørgeguider ved tilsyn med psykisk arbejdsmiljø