Intern audit af det psykiske arbejdsmiljø - større virksomheder

Spørgeguider til intern audit af det psykiske arbejdsmiljø

Spørgeguiderne kommer hele vejen rundt om det psykiske arbejdsmiljø ved at spørge ind til styrker og problemer i arbejdsmiljøet. Værktøjet har fokus på risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø som fx stor arbejdsmængde og tidspres.

Hvis arbejdspladsen er certificeret efter en arbejdsmiljøstandard, så vær opmærksom på kravene om intern audit i standarden.

Gennemførelse af en audit omfatter fire led:

Gode råd til alle fire led

Værktøjet

Spørgeguider - værktøj - docx

Sådan kan I bruge værktøjet

Mål: at afdække om ledelsessystemet er implementeret og skaber den ønskede effekt samt give input til ledelsen
Hvem kan auditere: ansatte som har kompetencerne til at lave en audit. Det er vigtigt, at det er ansatte fra forskellige afdelinger, da man ikke kan auditere i sin egen afdeling. En intern audit kan også laves af en ekstern på arbejdspladsens vegne
Hvem auditeres: ledere i alle tre ledelseslag, samarbejdsorganer (AMO/MED/SU) og stabsmedarbejdere (HR/ arbejdsmiljøprofessionelle) og medarbejdere

Se overblik over de forskellige aktører på arbejdspladser og deres tilhørende funktioner og opgaver

Trin for trin-guide

1. Læs de gode råd til at planlægge, gennemføre, vurdere, afrapportere og følge op på interne audits
   Gode råd til alle fire led
2. Læs værktøjet og læs relevant baggrundsmateriale
3. Tilpas værktøjet til forholdene hos jer
4. Planlæg rækkefølgen af møder
5. Indkald relevante personer til møderne
6. Gennemfør den planlagte audit
7. Gå en rundgang for at supplere interviewene til møderne med observationer
8. Vurder arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøet
9. Lav mundtlig og skriftlig afrapporteringen
10. Del den opnåede viden fra auditten
11. Følg op

Gode råd til at planlægge en intern audit

• Afsæt tid til forberedelse - en god forberedelse giver vigtig baggrundsviden til auditten
• Overvej, hvilke baggrundsmaterialer du skal have kendskab til på forhånd
• Eksempler på relevant baggrundsmateriale:
  • Reglerne om det psykiske arbejdsmiljø er primært beskrevet i:

    Psykisk arbejdsmiljø - Bekendtgørelse 1406 - 2020 - med senere ændringer

    Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejvisere, som beskriver de vigtigste arbejdsmiljøproblemer i de enkelte brancher: 

    Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejvisere

  • En arbejdsmiljøstandard hvis arbejdspladsen er certificeret
  • Arbejdsmiljøpolitikker og procedurer
  • Den årlige arbejdsmiljødrøftelse
  • Ledelsens evaluering af ledelsessystemet
  • Mål og handlingsplaner
  • Risikovurderinger, kortlægninger, arbejdspladsvurderinger (APV), trivselsmålinger og lederevalueringer
  • Statistikker over hændelser, sygefravær og personaleomsætning
• Gennemgå spørgsmålene i værktøjet og tilpas spørgsmålene til arbejdspladsen. Som inspiration til relevante spørgsmål om specifikke risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø, kan I bruge:
  Arbejdstilsynets spørgeguides til tilsyn
• Planlæg at auditere på flere niveauer på arbejdspladsen, så der kommer fokus på både arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøet, samt fokus på såvel tværgående, som lokale forhold på arbejdspladsen
• Overvej at auditere lederen efter auditten af medarbejdere. Fordelen ved denne rækkefølge er, at det giver mulighed for at få ledelsens refleksioner på de afdækkede forhold (der er altid flere synspunkter på samme sag). Det er en god idé at informere lederne og medarbejderne om den valgte rækkefølge
• Overvej at planlægge interviewene i denne rækkefølge:
  1. Strategisk ledelse
  2. Stabsfunktioner (fx HR eller arbejdsmiljøprofessionelle)
  3. Samarbejdsorganer (AMO, MED, SU)
  4. Medarbejdere (typisk gruppeinterview af medarbejdere fra samme afdeling)
  5. Ledelse af medarbejdere og drift - ledere for de interviewede medarbejdere
  6. Ledelse af ledelse - ledere for de interviewede ledere
     Se overblik over de forskellige aktører på arbejdspladser og deres tilhørende funktioner og opgaver
• Vær opmærksom på at en auditor ikke kan auditere i egen afdeling

Gode råd til at gennemføre en intern audit

• Skab en fortrolig og god ramme for auditten. Det er meget vigtigt, da det kan være følsomt at tale om det psykiske arbejdsmiljø
• Hav fokus på at skabe refleksion hos de auditerede. Åbne spørgsmål er gode til at skabe refleksion
• Få så konkret viden om de aktuelle forhold som muligt - få flere konkrete eksempler
• Hav fokus på både det, der virker/det der er godt - og de forhold, hvor der er behov for forbedringer
• Tag evt. udgangspunkt i relevante trivselsundersøgelser, indsatser og noter fra referater m.v.
• Vær åben overfor, hvordan der arbejdes med psykisk arbejdsmiljø
• Få altid afdækket forskellige synspunkter på samme sag
• Suppler interviewene med en rundgang på arbejdspladsen for at iagttage, hvordan og under hvilke betingelser arbejdet foregår

Gode råd til at vurdere og afrapportere en intern audit

• Afsæt tid til vurdering og afrapportering
• Gør brug af følgende fire begreber til at vurdere og beskrive auditten:
  • Styrker: et positivt forhold (fx en proces, aktivitet eller dokument), som understøtter ledelsessystemet, arbejdsmiljøarbejdet og/eller det psykiske arbejdsmiljø
  • Afvigelser: en konstatering af manglende overholdelse af et krav i arbejdspladsens ledelsessystem eller et krav i lovgivningen. Hvis arbejdspladsen er certificeret efter en arbejdsmiljøstandard, kan det også være mangelfuld efterlevelse af et af kravene i standarden
  • Observationer: et forhold (fx en proces, aktivitet eller dokument), som måske kan give anledning til en afgivelse, hvis det undersøges nærmere eller hvis forholdet ikke bliver forbedret
  • Forbedringsforslag: en forbedring er en proces, en aktivitet eller et dokument, der i auditsituationen lever op til kravene, men som med fordel kan forbedres
• Hav fokus på både arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøet og hav fokus på konsekvenser på både kort og langt sigt
• Beskriv altid, hvad der er afdækket i auditten - forekomst, forebyggelse og konsekvenser - og referér til relevante krav i en certificeringsstandard eller pligter i lovgivning. Vær så præcis som mulig
• Udelad ikke noget i beskrivelserne - også selv om der er forskellige oplevelser af virkeligheden. Beskriv både styrker og svagheder
• Overvej altid behovet for konkret opfølgning på rejste reaktioner (afvigelse, observation og/eller forbedringsforslag) og lad det fremgå af afrapporteringen. Beskriv evt. hvilken dokumentation der ønskes som dokumentation for, at der er rettet op på forholdet
• Overvej om der skal stilles krav om en nærmere undersøgelse/risikovurdering, hvis det under auditten er afdækket potentielt belastende forhold i det psykiske arbejdsmiljø, som det ikke har været muligt at komme til bunds i. Det er vigtigt, at det potentielt belastende forhold (en observation) fremgår tydeligt af afrapporteringen
• Adressér afrapporteringen til ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen. Det er en opgave for, at den/dem som reaktionen (afvigelse, observation eller forbedringsforslag) rejses overfor at lave handlingsplaner på baggrund af afrapporteringen. Det er vigtigt, at de interne auditorer er uafhængige af de konkrete løsninger

Gode råd til at følge op på en intern audit

• Følg op, når der er rettet op på rejste reaktioner (afvigelse, observation og/eller forbedringsforslag). Gennemfør evt. opfølgende interview og kontrollér effekten af tiltagene
• Overvej fokuspunkter til næste interne audit

Overblik over de forskellige aktører på arbejdspladser og deres tilhørende funktioner og opgaver

Aktørerne i overblikket er oplistet i den rækkefølge, som det anbefales, at interviewene gennemføres i. Tanken er, at man først afdækker rammerne for det psykiske arbejdsmiljø, herunder overordnede politikker, prioriteringer og fordeling af ressourcer. Dernæst afdækker roller og opgaver blandt de centrale aktører i stabsfunktioner og samarbejdsorganer. Til sidst afdækkes oplevelser, holdninger og erfaringer først blandt medarbejdere og derefter blandt ledere

Mere hjælp

Find lignende værktøjer som kan hjælpe jer med at få system i ledelsen af det psykiske arbejdsmiljø