En spørgeskemaundersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø er en kortlægning gennem besvarelse af et sæt spørgsmål om trivsel, ofte anonymt.
Ved kortlægningen af det psykiske arbejdsmiljø kan et spørgeskema med fordel suppleres af interviews eller dialogmøder.
Kortlægningen af det psykiske arbejdsmiljø skal altid følges op af dialog om resultatet.
Standardskema eller tilpasning?
Et standardspørgeskema er det mindst ressourcekrævende at bruge, eftersom det er klar til brug. Et gennemarbejdet standardspørgeskema bidrager også til at sikre, at I får kortlagt de væsentligste problemstillinger inden for det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Men et standardskema giver samtidig også den mindst tilpassede kortlægning. Spørgsmål og svar kan derfor virke mindre vedkommende for arbejdspladsen. Nogle gange kan det altså være nødvendigt at tilpasse spørgeskemaet eller udforme sit eget, så det fx er tilpasset arbejdspladsens værdigrundlag eller mål. Det kræver dog erfaring at udforme et godt spørgeskema, der gør det muligt at tolke svarene.
Værktøj: Standardspørgeskema
Med et standardiseret spørgeskema er man garanteret en bred kortlægning, som fx kan sammenholdes med et landsgennemsnit.
Der findes forskellige typer standardiserede spørgeskemaer, fx har Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) udviklet et spørgeskema om psykisk arbejdsmiljø:
Læs mere om NFA's spørgeskema om psykisk arbejdsmiljø (DPQ) og hent det her
Sådan sikrer I en høj svarprocent
Jo højere svarprocent, desto større er sandsynligheden for, at spørgeskemaundersøgelsens resultater afspejler, hvordan det psykiske arbejdsmiljø er. Og jo lavere svarprocenten er, desto større vil behovet være for at drøfte og evt. korrigere forståelsen af resultaterne.
Har I fx opnået en svarprocent på over 80% er der rimelig sandsynlighed for, at resultaterne siger noget troværdigt om, hvordan det psykiske arbejdsmiljø er hos jer.
Ved svarprocenter mellem 60 og 80 % vil der være brug for at undersøge, om medarbejderne finder, at resultaterne genspejler deres daglige erfaringer fra arbejdspladsen, herunder om der er problemer, der ikke er fanget af kortlægningen.
Ved en svarprocent på 60 eller derunder vil I derimod ikke kunne stole på, at spørgeskemaundersøgelsens resultater er en troværdig afdækning af det psykiske arbejdsmiljø er. En så lav svarprocent kan i sig selv kan være udtryk for problemer i det psykiske arbejdsmiljø og manglende tillid til processen. Det bør derfor altid vurderes, hvad der kan ligge bag en lav svarprocent.
Uanset hvor høj svarprocenten er, vil der altid være behov for, at ledere og medarbejdere drøfter resultaterne, herunder vurderer, om resultaterne afspejler det psykiske arbejdsmiljø.
En høj svarprocent opnås bedst ved:
- at sikre anonymiteten.
- at motivere alle til at deltage - især ved at ledelsen skaber tillid til, at resultaterne vil blive brugt til at gennemføre reelle forbedringer i arbejdsmiljøet, så alle kan se det nyttige i at deltage i undersøgelsen.
- at besvarelsen af spørgeskemaet sker på et personalemøde e.l.
Det er en god idé at udpege en tovholder for spørgeskemaundersøgelsen, som udsender, følger op og rykker for besvarelser.
Suppler med interviews
Fordelen ved interviewmetoden frem for spørgeskemametoden er, at man i interviewsituationen har mulighed for at uddybe både spørgsmål og svar. Interviewmetoden giver samtidig intervieweren mulighed for at få nye og uventede udsagn om arbejdsforhold, der har væsentlig betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Derfor benyttes interviewmetoden ofte som et supplement til spørgeskemaundersøgelser.
Interviewmetoden vil som regel kræve bistand fra eksterne aktører, fx arbejdsmiljørådgivere eller organisationer. Dels fordi det kræver særlig træning og erfaring at gennemføre et interview, dels fordi der i løbet af et interview ofte kommer meget personlige udsagn, der kræver en særlig sikring af anonymiteten.
Værktøj: Følg op med dialog
En kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø skal altid følges op af en dialog om resultatet. I skal sammenholde resultatet med jeres egen opfattelse af, hvad der fungerer godt og hvad der er problematisk, og hvad årsagen til problemerne kan være. Desuden skal I diskutere forslag til løsninger. Det kan fx være, at I skal fokusere på nogle af de ting, der fungerer godt, og at det kan hjælpe jer med at få løst nogle af de udfordringer, I har i det psykiske arbejdsmiljø.
Dialogmetoder kan også anvendes til at kortlægge visse problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Der er dog ingen garanti for, at man får identificeret alle relevante problemstillinger med en dialogmetode. Forhold, som kan være problematiske at tage op i en dialog, så som konflikter, mobning m.v., kommer sjældent frem.
Styrker ved spørgeskemaer i forhold til psykisk arbejdsmiljø
- Spørgeskemaer er velegnede til større enheder med mindst 20 ansatte
- Alle bliver spurgt om det samme og kan få indflydelse gennem en relativ lille individuel indsats
- Et godt spørgeskema sikrer, at I kommer omkring de vigtigste ting i jeres psykiske arbejdsmiljø, når I skal tale om resultaterne
- Spørgeskemaet kan udfyldes, når det passer den enkelte medarbejder
- De elektroniske spørgeskemaer er nemme at efterbehandle
- Der er mulighed for at benchmarke resultaterne – enten med forrige års resultat, på tværs af afdelinger eller med andre arbejdspladser
- Anonymitet giver mulighed for ærlig kritik uden frygt for personlige konsekvenser
- Samarbejdsproblemer eller krænkende adfærd kan være nemmere at beskrive i et spørgeskema end direkte over for den eller de personer, man har problemer med.
Svagheder ved spørgeskemaer i forhold til psykisk arbejdsmiljø
- Hvis trygheden i anonymiteten skal være reel, kræver metoden mindst 20 ansatte
- Spørgeskemaer har tendens til at fokusere på problemer: De giver ingen forklaring på resultaterne og er ikke handlingsanvisende
- Nogle har svært ved at læse og forstå et spørgeskema
- Anonymiteten kan komme til at virke som et skjold og give anledning til ’nem’ kritik
- Spørgeskemaer giver et øjebliksbillede, som hurtigt kan ændre sig – derfor skal I behandle resultaterne kort efter, at undersøgelsen er foretaget
- Hvis I tidligere har gennemført spørgeskemaundersøgelser, hvor opfølgningen var mangelfuld, kræver det en ekstra indsats at overbevise medarbejderne om, at det er deres tid og umage værd.