Arbejdsmiljøvejviser til kontor

Siddende arbejde

Når I skal vurdere, om siddende arbejde er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Kroppen belastes forskelligt ved forskellige typer af arbejdsopgaver. Jo længere tid I arbejder i dårlige arbejdsstillinger, og jo mere belastende de er, desto større er risikoen for muskel-skeletbesvær. Vær derfor opmærksom på, om I arbejder i den samme stilling i lang tid – fx sidder i mange timer i træk.
• Siddende arbejde er mere belastende for kroppen, hvis I samtidig arbejder i fastlåste stillinger, eller hvis jeres bevægelsesfrihed er hæmmet.
• Arbejde i fastlåste arbejdsstillinger kan give muskel-skeletbesvær, hvis I ikke har mulighed for at variere arbejdsstillingen eller for at holde passende pauser.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Planlæg arbejdet, så medarbejderne ikke arbejder for længe ad gangen i de samme arbejdsstillinger, eller sørg for passende pauser. Sørg for, at medarbejdere med siddende arbejde kan skifte mellem siddende og stående arbejde.
• Indret arbejdspladsen, så den både passer til den enkelte medarbejder og den arbejdsopgave, der skal udføres. Det vil sige, at fx arbejdshøjde, rækkeafstand, placering af arbejdsemner og betjeningsorganer både skal passe til medarbejderen og til arbejdsopgaven. Sørg for, at der er gode pladsforhold, så medarbejderne kan variere arbejdsstillingen.
• Sørg for, at medarbejderne har mulighed for at variere arbejdsstillingen. På kontorer kan man have hæve-sænkeborde, man kan stå ved, og man kan sætte papirkurven på gangen i stedet for ved siden af skrivebordet.
• Sørg for, at langvarigt stillesiddende arbejde afbrydes af aktive pauser, fysisk aktivt arbejde eller anden fysisk aktivitet, fx som del af virksomhedens sundhedsfremmeaktiviteter.

Vurdering af arbejdsstillinger og arbejdsbevægelser – At-meddelelse 4.05.3

Stillesiddende arbejde – Temaside

Hjælp og støtte fra ledelse og kolleger

Når I skal vurdere, om manglende hjælp og støtte fra ledelse og kolleger er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Hjælp og støtte fra ledelse og kolleger handler om at få praktisk og psykisk hjælp og støtte i arbejdet, når I har brug for det. Vær særlig opmærksom på unge og nyansattes arbejdsmiljø.
• Manglende støtte fra ledelsen kan blive et problem, hvis I ikke får den hjælp, I har brug for til fx at prioritere jeres arbejdsopgaver. Det kan også handle om, at lederen ikke taler med jer om de forventninger, der er til jeres arbejde, og om, hvordan I klarer opgaverne.  God støtte fra kolleger og ledelse er især vigtig, når I har svære og krævende opgaver. Der kan også være behov for hjælp og støtte ved sproglige barrierer og kulturelle forskelle, når I arbejder med borgere med anden kulturel baggrund.
• Hvis I ikke trives på grund af manglende støtte, er der større risiko for stress og sygdom.
• Vær særlig opmærksom på unge og nyansattes arbejdsmiljø. 

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Tilrettelæg arbejdet, så medarbejderne kan hente støtte fra kolleger og den nærmeste ledelse. Det kan I fx gøre ved at holde jævnlige møder, hvor medarbejderne kan holde kontakten med hinanden og ledelsen, ”læsse af”, snakke om arbejdsmæssige problemer og udveksle råd og erfaringer. 
• Ledelsesmæssig og kollegial hjælp og støtte kan fx bestå af konkret hjælp til at prioritere arbejdsopgaver eller om hjælp til at sætte grænsen mellem arbejde og fritid. Vikardækning ved fravær og ekstra personale ved spidsbelastninger er andre eksempler på støtte.
• Støtte kan også gives som konstruktive tilbagemeldinger på udført arbejde, herunder information om, hvordan lederens mener, at medarbejderne klarer opgaverne.
• Støtte er også at lytte til medarbejderne, så de oplever, at de bliver taget alvorligt. Denne form for støtte kan bl.a. medvirke til, at medarbejderne føler sig værdsat, trygge og i kontakt med kolleger og ledelse.
• Sørg for, at alle medarbejdere har mulighed for at få faglig og social støtte og hjælp til arbejdet. Det gælder også medarbej­dere, der arbejder alene, uden for virksomheden eller på distancen.

Ringe kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback – Temaside

Krænkende handlinger

Når I skal vurdere, om krænkende handlinger er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Der er tale om krænkende handlinger, når en eller flere personer i virksomheden groft eller flere gange udsætter en eller flere andre personer i virksomheden for mobning, seksuel chikane, diskrimination eller andre nedværdigende handlinger.
• Der kan være forskellige opfattelser af, om der er tale om krænkende handlinger. Det afgørende er, at den eller dem, som det ’går ud over’, opfatter adfærden som nedværdigende.
• Krænkende handlinger kan være sårende bemærkninger, forskelsbehandling, ubehagelige drillerier, fysiske overgreb eller trusler herom, bagtalelse, udelukkelse fra det sociale og faglige fællesskab, skældud, latterliggørelse eller tavshed som svar på spørgsmål eller forsøg på samtale.
• Krænkende handlinger af seksuel karakter (seksuel chikane) er al form for uønsket seksuel opmærksomhed. Det kan fx være berøringer, opfordringer til samkvem, sjofle vittigheder, visning af pornografisk materiale eller nedsættende behandling på baggrund af køn eller seksualitet.
• Ny­ansatte, unge, midlertidige ansatte, etniske minoriteter, elever, studerende og praktikanter kan være i særlig risiko for at blive udsat for krænkende handlinger.
• Reaktioner på krænkende handlinger kan spænde fra svag uro til kronisk stress. Hovedpine, kvalme, nervøsitet, manglende selvtillid, rastløshed og søvnløshed kan være midlertidige reaktioner. Generne kan blive kroniske, hvis den krænkende handling er meget alvorlig eller fortsætter over lang tid.
• Krænkende adfærd fra mennesker, som ikke er ansatte eller arbejdsgivere i virksomheden, betegnes som fysisk og psykisk vold fra eksterne.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Sørg for, at I har fælles og velkendte normer og værdier for god omgangstone og adfærd, og at medarbejderne ved, hvilken adfærd der ikke tolereres. Husk, at det er vigtigt, at ledelsen sender et klart signal om, at krænkende adfærd er uacceptabel.
• Sørg for, at I har klare retningslinjer for, hvordan medarbejderne skal forholde sig, hvis der opstår krænkende handlinger på arbejdspladsen. Retningslinjerne kan fx være i form af en beredskabsplan.
• Tal om, hvordan I behandler og taler til hinanden, og hvor jeres grænser går. Mennesker er forskellige og har forskellige grænser for, hvad der er krænkende.
• Det er vigtigt, at ledelsen tager henvendelser om krænkende handlinger alvorligt. Sørg for, at krænkende handlinger aldrig bliver den enkeltes problem, men noget, som I tager hånd om i fællesskab på arbejdspladsen.
• Vær opmærksom på, om der er forhold i den enkelte medarbejders arbejde eller fx organisatoriske eller ledelsesmæssige forhold, der er årsag til, at der kan opstå krænkende handlinger. 

Hotline om krænkende handlinger på arbejdspladsen

I kan ringe anonymt til Arbejdstilsynet hotline på tlf. 70 12 12 88, hvis I har brug for råd og vejledning om forebyggelse og håndtering af krænkende handlinger.

Krænkende handlinger - temaside

Krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane - AT-vejledning 4.3.1

Spørgeskema fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø og Syddansk Universitet, som I kan bruge til at undersøge, om der er seksuel chikane på arbejdspladsen

Stor arbejdsmængde, tidspres og uklare krav

Når I skal vurdere, om stor arbejdsmængde, tidspres og uklare krav er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Problemer med for mange opgaver og tidspres kan fx opstå, hvis I ofte bliver forstyrret af fx telefoner eller støj i lokalerne, når der er længere perioder med travlhed eller hvis deadlines for jeres opgaver er så stramme, at I ikke har tid til uforudsete opgaver.
• Problemerne viser sig bl.a. ved, at I ikke har tid til at holde pauser, at I ofte må arbejde i et højt tempo, at det er svært at overholde deadlines, eller at I ofte må arbejde over for at nå jeres opgaver.
• Vær opmærksom på, om der er kolleger, som har mere travlt og er mere pressede end andre.
• Stor arbejdsmængde og tidspres kan føre til stress og udbrændthed. Stress er ikke en sygdom i sig selv, men langvarig stress kan have alvorlige konsekvenser for den enkelte. Stor arbejdsmængde og tidspres kan også øge risikoen for arbejdsulykker.
• Vær også opmærksom på, om der stilles uklare eller modstridende krav til arbejdet. Uklare krav betyder, at I kan blive i tvivl om, hvad der forventes af jer – fx i forhold til, hvor meget I skal arbejde, kvaliteten af jeres arbejde og tidsfrister. Modstridende krav kan bringe jer i svære dilemmaer – fx hvis der stilles høje krav til kvaliteten af jeres arbejde samtidig med, at I skal løse opgaverne på kort tid.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Sørg for god planlægning, så medarbejderne kan udføre arbejdsopgaverne i en fornuftig rækkefølge og uden unødige afbrydelser.
• Undgå lange perioder med stort tidspres. Brug fx vikarer eller anden form for aflastning i perioder med sygdom eller spidsbelastning. Sørg for, at der er mulighed for at holde jævnlige pauser.
• Sørg for klare retningslinjer for, hvad I forventer af medarbejderne fx i forhold til arbejdsmængde og kvalitetsniveau, og instruer dem i, hvordan de skal prioritere, hvis de ikke kan nå det hele.
• Sørg for at give konstruktiv feedback og anerkendelse i forhold til de opgaver, som de ansatte udfører.
• Sørg for at medarbejderne trygt kan hente hjælp og sparring, hvis de oplever uklare eller modstridende krav. 
• Sørg for, at borgere, kunder og klienter ved, hvilke ydelser de kan forvente at få, og hvornår de kan forvente at få opgaverne løst.

Arbejdsrelateret stress – Publikation

Stor arbejdsmængde og tidspres - Temaside

Uklare krav og modstridende krav - Temaside

Luftkvalitet

Når I skal vurdere, om luftkvaliteten på jeres arbejdsplads er dårlig på grund af dårlig rengøring eller ventilation, skal I særligt være opmærksomme på:

• Hvis der lugter, og lugten bliver hængende i lokalerne, er luftkvaliteten dårlig. Tør eller tung luft kan også skyldes dårlig luftkvalitet. Høje temperaturer i lokalerne kan betyde, at I oplever luftkvaliteten som dårlig.
• Dårlig luftkvalitet kan skyldes støv og dårlig rengøring, afgasning fra inventar eller, at der er mange mennesker i lokalerne. Dårlig luftkvalitet kan også opstå på grund af fx printere og kopimaskiner.
• Det kan være ubehageligt og give gener som irritation i øjne og slimhinder, kvalme, hovedpine og træthed at arbejde i rum med dårlig luftkvalitet. Personer med luftvejssygdomme som fx astma og bronkitis kan opleve, at deres symptomer bliver forværret af dårlig luftkvalitet.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Tag stilling til, hvor tit der skal gøres rent i lokalerne, så støv og snavs kan holdes på et lavt niveau. De fleste problemer med støv findes på steder med mange papirer eller tæpper. Meget inventar og rod i lokalerne øger støvproblemerne, fordi det gør det vanskeligere at gøre rent. I kan gøre det nemmere at gøre rent ved at rydde op. Ved ny- eller ombygning er det vigtigt at vælge indretning, møbler og materialer, der gør det nemt at gøre rent.
• Sørg for at åbne vinduer og døre, så I kan lufte ud, når det er muligt – fx i pauser. Ventilation gennem vinduer og døre er mest egnet i relativt store rum, hvor der kun er få mennesker, og hvor den dårlige luftkvalitet ikke stammer fra fx forurenende arbejdsprocesser eller manglende rengøring.
• I skal installere mekanisk ventilation, hvis I ikke kan forbedre luftkvaliteten tilstrækkeligt ved at lufte ud eller ved at ændre på brugen af lokalet. Erstatningsluften skal have en passende temperatur, og ventilationen må ikke give træk. Sørg for, at udeluften kommer fra områder, der er så rene som muligt.
• Det er vigtigt, at der er en god balance mellem lokalernes størrelse, antallet af personer og ventilationen. Hvis den dårlige luftkvalitet skyldes, at der er mange mennesker i et lille rum, kan I fx forsøge at begrænse den tid, hvor de alle sammen opholder sig i rummet. I kan eventuelt få målt koncentrationen af CO₂, der er en indikator på, om ventilationen er tilstrækkelig.
• Hvis I bruger maskiner som fx netværksprintere og kopimaskiner, bør de altid stå i et separat rum og eventuelt have udsugning direkte på maskinen. Hvis nogle af jeres arbejdsprocesser afgiver generende eller skadelig luftforurening, er det nødvendigt med procesudsugning ved forureningskilden.

Rengøring og vedligeholdelse – At-vejledning A.1.4

Indeklima – Temaside

Temperatur

Når I skal vurdere, om varme, kulde eller træk er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Temperaturen i arbejdsrum bør holdes på 20-22 °C ved stillesiddende arbejde og må ikke overstige 25 °C, bortset fra perioder med varme- eller hedebølge.
• Ved stillesiddende arbejde og ved let fysisk arbejde bør temperaturen ikke komme under 18 °C.
• Kroppen reagerer på træk ved at spænde musklerne. Vær derfor opmærksom på, om der er træk eller fodkoldt i lokalet. 
• Læg også mærke til, om temperaturen stiger meget i løbet af arbejdsdagen, da større ændringer i temperaturen kan føles ubehageligt.
• Store temperaturforskelle mellem lokalerne kan give kondens, som kan føre til, at der dannes skimmelsvamp og bakterier. I skal derfor være opmærksomme på, om der fugtskjolder. Kondens opstår oftest i kældre, uopvarmede rum eller i rum med dårligt isolerede ydervægge.
• Det kan være ubehageligt og give gener som hovedpine, træthed og svimmelhed at arbejde i rum, hvor der er for varmt eller for koldt, eller hvor det trækker.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Varme kan komme udefra – fx fra sol gennem store ruder eller fra store tagflader, som er dårligt isoleret. I kan forhindre varmen i at komme ind gennem vinduerne ved at sørge for, at der er solafskærmning. Hvis varmen kommer gennem vægge eller tage, må de isoleres bedre.
• Varme kan også komme inde fra bygningen – fx fra lamper, mennesker og radiatorer samt fra de maskiner, I bruger som fx computere og fotokopimaskiner. Husk at skrue ned for radiatorerne, inden der bliver for varmt. Hvis termostaterne ikke virker, må de repareres. Husk, at et stort antal lyskilder kan være med til at varme rummet op. I kan også begrænse varmen ved at øge ventilationen. 
• Kulde kan komme fra vinduer, døre og dårligt isolerede vægge. Hvis kulden kommer gennem væggene, må de isoleres bedre. Kuldenedfald og kuldestråling kan føles som træk. Utætte døre og vinduer giver ofte trækgener. Træk kan også stamme fra ventilationen. Flyt medarbejderne væk fra store kuldeflader som fx vindues- eller indgangspartier. Hvis vinduerne giver træk, kan I installere energiruder. Hvis dørene åbner direkte til det fri, kan det give fodkulde. Vindfang eller lufttæppe kan hjælpe på det. 
• Hvis I har problemer med fugt, skal I undersøge, hvor den kommer fra, og I skal sørge for, at fugtkilden bliver stoppet. Når fugtkilden er stoppet, er det vigtigt at få udbedret skaden og udtørret rummet. Træ, pap og andet organisk materiale skal som oftest udskiftes, hvis det har været angrebet af skimmelsvamp. På massivt træ, betonoverflader o.l. kan en rensning være tilstrækkelig.

Indeklima - AT-vejledning A.1.2

Temperatur i arbejdsrum på faste arbejdssteder - AT-vejledning A.1.12

Indeklima – Temaside

Generende støj

Når I skal vurdere, om generende støj er et problem på jeres arbejdsplads, skal I særligt være opmærksomme på:

• Generende støj stammer typisk fra installationer og støjende maskiner som fx ventilationsanlæg, kopimaskiner og printere samt fra andre mennesker. Det kan være kolleger, der snakker i baggrunden, eller en ringende telefon, der ikke bliver taget.
• Støjen er særligt generende, hvis lyden ikke betyder noget for én, fx når en kollegas telefon ringer, eller hvis man opholder sig i lokaler med dårlig akustik sammen med mange mennesker, fx til møder eller undervisning.
• Generende støj forværres af dårlig akustik i lokalerne. Dårlig akustik gør lyden ”mudret”, og det bliver sværere at høre, hvad der bliver sagt. Alle i lokalet kommer derfor nemt til at tale højere.
• Der er ikke nogen fast grænse for, hvor meget støjen må genere eller forstyrre. Det skyldes dels, at der er stor forskel på, hvor meget støjen generer den enkelte, dels at det afhænger meget af de konkrete arbejdsopgaver og omstændigheder. 
• Generende støj er sjældent skadelig for hørelsen, men kan give gener som hovedpine, nedsat koncentrationsevne, søvnbesvær, træthed og dårligere trivsel.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Unødig (generende) støj skal dæmpes. Støjniveauet på arbejdspladsen skal holdes så lavt, som det er teknisk rimeligt, og de akustiske forhold skal være tilfredsstillende.
• Opstil lydskærme, der helst er så høje, at de når 2/3 op til loftet – og mindst er så høje, at I ikke kan se hinanden. Sørg for, at der er tilstrækkelig afstand mellem medarbejderne.
• Opsæt lydabsorberende materiale på lofter og eventuelt vægge, så I undgår dårlig akustik. 
• Gulvtæpper kan mindske lyden af trin, men kan give indeklimaproblemer. Hvis I vælger linoleum eller gulvbelægninger af PU, bør I vælge et undergulv, der dæmper lyden af trin mest muligt. 
• Aftal adfærdsregler, der sikrer, at alle kan trives. Sørg for, at reglerne både tillader den nødvendige arbejdskoncentration, giver plads til faglig udveksling af viden og tilgodeser en vis mængde hyggesnak, som kan betyde meget for trivslen på arbejdspladsen.
• Begræns unødvendige lyde fra støjende apparater som fx telefoner, der ringer uden at blive taget, støjende tastaturer eller unødvendige ”bip”-lyde fra apparater.

Støj – Temaside

Akut fysisk overbelastning 

Når I skal vurdere, om der er risiko for akut fysisk overbelastning, skal I være opmærksomme på, at de farlige situationer typisk opstår:

• Hvis det, I skal løfte, trække eller skubbe, er tungere eller sværere at håndtere, end I regnede med
• Hvis I kommer ud af balance, fx fordi I træder skævt, snubler, glider på glat underlag eller på grund af dårlige sko
• Planlæg arbejdet, så I undgår de farlige situationer, og sørg for, at der er tid nok til at udføre hver enkelt opgave.
• Hvis I har for travlt 
• Hvis I ikke regner opgaven for en risiko – måske fordi det plejer at gå godt
• Hvis I ikke ved, hvordan man løfter rigtigt
• Hvis I ikke har mulighed for at bruge et teknisk hjælpemiddel – eller ikke bruger det, fordi det er for besværligt. 

Løft, bæring, træk og skub er blandt de hyppigste årsager til arbejdsulykker.

Ulykkerne sker på grund af akut overbelastning og medfører ofte skader på ryggen. Risikoen for skader bliver større, hvis I samtidig vrider eller drejer i kroppen.

Skaden kan opleves som et knæk i ryggen, en forstuvning eller som smerter i en sene. Skaden kan være så alvorlig, at man bliver invalid af den.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Planlæg arbejdet, så I undgår de farlige situationer, og sørg for, at der er tid nok til at udføre hver enkelt opgave.  
• Vurder risikoen ved opgaven, så I ved, hvordan I skal undgå den. 
• Brug tekniske hjælpemidler til af- og pålæsning af varer og materialer, når de ankommer, og sørg for, at de skal flyttes og løftes så få gange som muligt.
• Sørg for, at alle er grundigt instrueret i det arbejde, de skal udføre – også i god løfteteknik. Husk også, at alle skal være oplært og instrueret i, hvordan de bruger de tekniske hjælpemidler rigtigt. 

Løft, træk og skub - AT-vejledning D.3.1

Forebyggelse af arbejdsulykker i små virksomheder - AT-vejledning F.0.4

Løft, træk, skub og bæring – Temaside

Arbejdsulykker – Temaside

Fald og snublen

Når I skal vurdere, om der er risiko for at falde eller snuble, skal I være opmærksomme på, at de farlige situationer typisk opstår:

• Hvis der er rod og uorden eller står genstande som fx kasser med papir på gulvet
• Hvis der er niveauforskelle som fx trin, løse tæpper og kanter eller hvis underlaget er ujævnt
• Hvis der er glat, fordi der er spildt vand e.l. på gulvet.

Risikoen for, at der sker en ulykke, er større:

• Hvis I bærer på noget og derfor ikke rigtigt kan se, hvor I går
• Hvis der er dårligt lys
• Hvis I har travlt eller er trætte
• Hvis der færdes mange personer eller er dårlige pladsforhold.    

Snubleulykker bliver ofte bagatelliseret, men de er skyld i mere end hver femte alvorlige arbejdsulykke.

Sådan arbejder I med at løse problemerne

• Planlæg arbejdet, så I undgår de farlige situationer, og sørg for, at der er tid nok til at udføre hver enkelt opgave.
• Sørg for, at alle er grundigt instrueret i det arbejde, de skal udføre.
• Hold god orden på arbejdspladsen. Genstande, som man kan snuble over som fx materialer bør sættes på plads efter brug. Hvis der er spildt vand e.l., skal det straks tørres op. Sørg for god belysning.
• Sørg for, at udendørsarealerne er jævne og uden huller. Kanter bør afmærkes, så de er klart synlige. Sørg for at rydde sne om vinteren.

Faldrisiko på gulv - AT-vejledning A.1.6

Forebyggelse af ulykkesrisici ved hjælp af orden og ryddelighed - AT-vejledning F.0.6

Snubleulykker – Temaside