Gå til hovedindholdet

Forstå jeres psykiske arbejdsmiljø

Dette værktøj kan hjælpe jer med at komme fra et ønske om forbedring eller et identificeret problem i arbejdsmiljøet til konkrete tiltag. Værktøjet kan også hjælpe med at afdække og aftale, hvordan tiltagene kommer til udtryk i konkrete opgaver på ledelsesniveauerne.

I det psykiske arbejdsmiljø er der sjældent simple relationer mellem årsag og virkning. Tværtimod er arbejdsmiljøet ofte påvirket af mange forskellige forhold. Derfor kan det i mange tilfælde være en rigtig god ide eller måske ligefrem nødvendigt at gøre en ekstra indsats for at få en grundig forståelse af den konkrete kontekst, som et ønske om forbedring eller et identificeret problem optræder i. Behovet for forbedring eller problemet i det psykiske arbejdsmiljø viser sig i fx trivselsmålinger eller APV på en måde, som i mange tilfælde ikke i sig selv giver et godt grundlag til at arbejde med det på. Dette værktøj er tænkt som en støtte til at gennemføre undersøgelser, der synliggør nye sammenhænge og skaber nye handlemuligheder ledelsesmæssigt.

Værktøjet består af en spørgeramme, dialogkort og en skabelon til handlingsplan:

  • Spørgerammen guider jer ved hjælp af spørgsmål fra identificering af et ønske om forbedring eller en problemstilling til udformning af konkrete tiltag.
  • Dialogkortene hjælper med at afdække, hvordan tiltagene kommer til udtryk i konkrete opgaver på tre ledelsesniveauer.
  • Skabelon til handlingsplan kan anvendes til sidst for at få lavet konkrete aftaler om tiltag.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan forebygges på tre niveauer. Farven på spørgerammen og dialogkortene indikerer, hvilket forebyggelsesniveau kortet omhandler.

  1. Forebyg at problemer opstår (grøn)
    Denne form for forebyggelse har fokus på at fremme, at arbejdspladsen har et godt psykisk arbejdsmiljø, hvor problemer ikke opstår. Forebyggelsen er ikke målrettet specifikke problemer, men bygger på en antagelse om, at en arbejdsplads i trivsel er bedre rustet til at møde og overkomme eventuelle problemer. Forebyggelsen sker derfor på et tidligt tidspunkt, så man kan nå at forhindre potentielle problemer i at opstå.
    Målgruppen vil typisk være hele arbejdspladsen, men kan være rettet mod særlige grupper eller afdelinger.
  2. Opspor og begræns problemet, hvis det er opstået (gul)
    Denne form for forebyggelse bygger på, at arbejdspladsen har evner og midler til at identificere potentielle og eksisterende problemer, håndtere disse problemer og forebygge, at de udbredes yderligere eller opstår igen.
    Målgruppen er de ansatte/afdelinger, der er potentielt kan blive berørt eller er berørt af de identificerede problemer.
  3. Begræns konsekvenserne og undgå at problemet opstår igen (orange)
    Denne form for forebyggelse har til formål at tage hånd om de personer, som er udsat eller påvirket af et problem og hindre tilbagefald, udvikling eller forværring af problemet.
    Målgruppen er i første omgang de personer, der er udsat eller berørt af problemer, og i anden omgang andre, som risikerer at blive ramt af de samme problemer.

Sådan kan I bruge værktøjet

Mål: at aftale konkrete mål og tiltag, som kan integreres i dagligdagen
Forberedelsestid: 45 minutter, uden medregning af tid til at undersøge ønsket om forbedring eller problemet nærmere og til at indhente inspiration mellem møderne
Øvelsestid: 2,5 time
Hvem kan deltage: ledere på alle tre ledelsesniveauer indenfor et relevante del af arbejdspladsen (fx en afdeling), medarbejderrepræsentanter (AMO/MED/SU) og stabsmedarbejdere (HR/ arbejdsmiljøprofessionelle)

Aktører i ledelsessystemet og de tre ledelsesniveauer

Trin for trin-guide

Trin 1: Forbered indledende møde

  1. Læs værktøjet
    Hvis I har brugt værktøjet ”Dialog om evne og ambition”, kan I vælge at bruge værktøjet til at undersøge det oplevede og ønskede niveau nærmere (den grønne spørgeramme)
  2. Vurder jeres aktuelle APV eller trivselsmåling
  3. Indkald relevante mødedeltagere og bed mødedeltagerne om at reflektere over, hvilket ønske om forbedring eller problem, som de ønsker at arbejde med
    Det kan være en fordel, at fx en HR-medarbejder eller en arbejdsmiljøprofessionel er facilitator

Trin 2: Afhold indledende møde

  1. Introducér værktøjet på mødet
  2. Drøft, hvilket ønske om forbedring eller problem I ønsker at arbejde med
  3. Angiv det ønske om forbedring (grøn spørgeramme) eller problem (gul eller orange spørgeramme) I har valgt at fokusere på med en kortfattet og præcist formuleret overskrift i felt nr. 1 i spørgerammen
    Orienter jer i beskrivelserne af mål og opgaver på dialogkortene, hvis det udvalgte ønske om forbedring eller problem vedrører faktorerne ”Organisatorisk og social støtte” eller ”Balance mellem opgaver og ressourcer”
    Faktorer i det psykiske arbejdsmiljø
  4. Drøft hvilke forhold som kan medvirke til at fremme ønsket om forbedring eller at problemet opstår og aftal, hvordan I får undersøgt det nærmere
    I kan fx undersøge forholdene på et møde med ledere og medarbejdere eller ved at interviewe udvalgte personer, som kan belyse forholdene hos jer
  5. Aftal, hvordan I vil indhente inspiration til tiltagene, når I har undersøgt og forstået jeres forbedringsmuligheder eller problem.
  6. Aftal et nyt møde, når forbedringsmuligheder eller problemet er undersøgt og inspiration herefter er indsamlet.

Trin 3: Forbered næste møde

  1. Indkald til møde
  2. Sørg for at følge op på aftalerne fra mødet

Trin 4: Afhold mødet

  1. Præsenter den indsamlede viden om forbedringsmuligheder/problemet og tiltag
  2. Udfyld i fællesskab felt nr. 2 og nr. 3 i spørgerammen
  3. Inddel mødedeltagerne i mindre grupper
  4. Drøft tiltag i grupperne og drøft hvilke opgaver der er knyttet til de tre ledelsesniveauer
    Brug dialogkortene til drøftelsen, hvis det udvalgte ønske om forbedring eller problem vedrører faktorerne ”Organisatorisk og social støtte” eller ”Balance mellem opgaver og ressourcer”
  5. Gennemgå svarene i plenum og prioritér forslagene
  6. Udfyld i fællesskab arbejdspladsens egne handleplansskemaer/eget elektronisk handleplansværktøj
    I kan også udfylde handlingsplanen i værktøjet
  7. Aftal, hvordan I sikrer dialog og kommunikation mellem ledelsesniveauerne

Forstå jeres psykiske arbejdsmiljø - Spørgeramme - docx

Dialogkort - pdf

Handlingsplan - skabelon - docx

Team arbejdsliv

Henter PDF