Bilag 1 - Formelle og materielle regler

1. Anvendelsesområde og sagsbehandlingsregler

Aktindsigt er, når en borger, en virksomhed, en organisation, journalister eller andre får adgang til at se en eller flere sager, dokumenter eller bestemte oplysninger i en sag.

Adgang til aktindsigt kan man få via offentlighedsloven, som part via forvaltningsloven, igennem indsigtsretten via databeskyttelsesforordningen eller som adgang til miljøoplysninger via miljøoplysningsloven.

1.1 Offentlighedsloven

Formålet med aktindsigt er bl.a. at sikre åbenhed hos myndigheder mv. og understøtte offentlighedens, herunder pressens, kontrol med den offentlige forvaltning.

Offentlighedsloven anvendes på al offentlig forvaltning. Det vil sige, at der efter offentlighedsloven kan gives aktindsigt i mere end ”sager” i gængs forstand, bl.a. faktisk forvaltningsvirksomhed, dvs. den del af forvaltningens opgaver, der ikke handler om at træffe afgørelser.

1.2 Forvaltningsloven

Formålet med aktindsigt efter forvaltningsloven er at give parten (fx en virksomhed eller en borger) indsigt i egen sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det giver parten mulighed for at blive bekendt med hele det grundlag, som afgørelsen hviler på. Adgang til partsaktindsigt efter forvaltningsloven gælder udelukkende i sager, hvor der skal træffes en afgørelse.

1.3 Databeskyttelsesforordningen

Formålet med indsigt efter databeskyttelsesforordningen er at give en person, der er registreret oplysninger om, ret til at få kendskab til oplysningernes indhold, baggrunden for registreringen, videregivelse af de registrerede oplysninger samt hvorfra oplysningerne stammer.
Databeskyttelsesforordningen finder anvendelse på alle personhenførbare oplysninger, som behandles elektronisk og personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

Definition af personoplysninger Ved personoplysninger forstås ”enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person”. Det er uden betydning, om personoplysningen er almen kendt, umiddelbar tilgængelig eller ej. Det vil sige, at også de tilfælde, hvor det kun for den indviede vil være muligt at forstå, hvem oplysningen vedrører, er omfattet af definitionen

Forordningen er relevant for Arbejdstilsynet, fordi tilsynet i nogle sager behandler oplysninger, der er personhenførbare, herunder oplysninger der ikke er afgivet af den registrerede selv.

Eksempel Situationer, hvor der kan fremkomme personhenførbare oplysninger, kan nævnes sager om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer fra udlandet, indhentelse af oplysninger på tilsyn, personoplysninger afgivet i rapporter fra de autoriserede rådgivere, sager vedrørende ombytning/fornyelse af certifikater, ansøgning om arbejdsmiljørådgiver-autorisation, arbejdsgivers anmeldelse af en ulykke samt sager om udenlandske enkeltmandsvirksomheder, hvor der i sagen ligger fotos af pas.

Forordningen er derudover relevant for Arbejdstilsynet i sager vedrørende aktindsigt, da den bl.a.
begrænser adgangen til meraktindsigt, jf. nærmere afsnit 10.

1.4 Lov om aktindsigt i miljøoplysninger

Formålet med lov om aktindsigt i miljøoplysninger er at give enhver ret til at blive bekendt med miljøoplysninger. Miljøoplysninger defineres i lovens § 3.

Lov om aktindsigt i miljøoplysninger finder kun anvendelse på miljøoplysninger og arbejdsmiljøoplysninger er ikke omfattet af loven.

1.5 Arkivloven

Arbejdstilsynet har i henhold til § 13 i arkivloven som udgangspunkt pligt til at aflevere dokumenter/arkivalier til Statens Arkiver, inden dokumenterne/arkivalierne er 30 år gamle. Fristen regnes fra den dato, der er angivet på dokumentet, jf. arkivlovens § 29. Arkivloven omfatter dog også dokumenter, som er minimum 20 år gamle, og uanset om de er afleveret til statens arkiver.

Det betyder, at aktindsigtsbegæringer, der vedrører dokumenter, der er mere end 20 år gamle, bl.a. skal behandles efter arkivloven. Udgangspunktet er, at der er en videre adgang til dokumenter, der er arkivalier, end efter offentlighedsloven. Vær dog særligt opmærksom på, at visse oplysninger er undergivet en længerevarende beskyttelse. Fx er oplysninger om enkeltpersoners private forhold først tilgængelige efter 75 år, hvilket kan få betydning i forbindelse med straffesager.

Arkivloven forudsætter ikke en nærmere identifikation af den sag eller dokument, der ønskes aktindsigt i, og derfor medfører aktindsigt efter arkivlovens regler ofte en mere vidtgående adgang til Arbejdstilsynets sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven.

Aktindsigt i arkivalier gives efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Herudover er der arkivadgang efter reglerne i arkivlovgivningen.
En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. § 9, stk. 2, nr. 1.

I forbindelse med behandling af aktindsigtssager efter arkivloven, skal man imidlertid være opmærksom på, at arkivloven ikke ophæver Arbejdstilsynets særlige tavshedspligt og beskyttelsen efter arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2.

Arbejdstilsynets praksis Når en part, organisation, journalist osv. retter henvendelse til Arbejdstilsynet med henblik på aktindsigt i dokumenter, som er blevet arkiveret, er det Arbejdstilsynets praksis, at Arbejdstilsynet selv rekvirerer dokumenter fra det pågældende statslige arkiv med henblik på at træffe afgørelse om aktindsigt.

Se i øvrigt

Arkivhåndbog for statslige myndigheder

Arbejdstilsynets journalinstruks

Atis

2. Betingelser for aktindsigt

2.1 Adgang efter offentlighedsloven

Enhver har ret til at få aktindsigt efter offentlighedslovens § 7. Der kan således ikke sættes begrænsninger for hvem, der kan få adgang til indsigt efter offentlighedsloven.

2.2 Adgang efter forvaltningsloven

Den, der er part i en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, har ret til at få indsigt i sagens dokumenter efter forvaltningslovens § 9.

2.2.1 Partsbegrebet

Personer, virksomheder og organisationer, der berøres retligt, væsentligt og individuelt af en afgørelse, vil i almindelighed være parter i en sag.

Særligt i forhold til ansatte gælder det, at ansatte på en virksomhed, som modtager en reaktion fra Arbejdstilsynet, ikke er parter i sagen.
Parter er fx ansøgere, virksomheder og personer, som krav, påbud eller forbud retter sig mod. Naboer, journalister, konkurrerende virksomheder, vidner og fagforeninger, der ikke repræsenterer et medlem, betragtes ikke som parter. Anmeldere og personer, der klager over andre forhold end afgørelsen i deres egen sag, er sædvanligvis heller ikke parter.

Det er også muligt, at lade sig repræsentere ved fx en advokat eller en fagforening. Se her afsnit 4.1.1.

2.2.2 Afgørelsesbegrebet

Retten til aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens gælder kun sager, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det betyder bl.a., at der ikke er pligt til at give aktindsigt i dokumenter med tilknytning til faktisk forvaltningsvirksomhed, fx Arbejdstilsynets generelle forberedelse af tilsynsaktiviteter og tildeling af smiley. Der er heller ikke pligt til at give aktindsigt i sager om gennemførelse af generelle retsforskrifter, fx love, bekendtgørelser mv. I sådanne tilfælde skal en anmodning om aktindsigt behandles efter reglerne i offentlighedsloven.

2.3 Adgang efter databeskyttelsesforordningen

Enhver person, der er registreret oplysninger om hos en offentlig myndighed, har adgang til indsigt efter databeskyttelsesforordningen. Forordningen omfatter alle personhenførbare oplysninger. Bemærk, at oplysninger om enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber (I/S) betragtes som personoplysninger, idet de relaterer sig til en enkelt person, nemlig ejeren af virksomheden.

2.4 Adgang efter miljøoplysningsloven

Enhver kan få adgang til miljøoplysninger, jf. lovens § 2, stk. 1. Ligesom offentlighedsloven gælder miljøoplysningsloven for enhver.

Hvis der er bedt om aktindsigt i miljøoplysninger, er det miljøoplysningsloven, som der træffes afgørelse efter. § 42 i offentlighedsloven foreskriver, at den gamle offentlighedslov også gælder for sager der behandles efter lov om aktindsigt i miljøoplysninger. Det betyder blandt andet at § 9 om uforholdsmæssigt ressourceforbrug ikke gælder i disse sager. I det omfang den nye offentlighedslov giver en videre adgang til aktindsigt end miljøoplysningsloven, vil Arbejdstilsynet dog skulle give aktindsigt efter den nye offentlighedslov.

Ved miljøoplysninger forstås alle oplysninger, som nævnt i lovens § 3.

Loven indeholder en bred definition af udtrykket ”miljøoplysninger.” Det er fastsat i bestemmelsen, at der ved miljøoplysninger bl.a. skal forstås alle oplysninger, som er i myndighedens besiddelse, og som vedrører tilstanden i miljøelementer som f.eks. luft, vand, jord (nr. 1) eller som vedrører faktorer som f.eks. stoffer, energi, støj mv. (nr. 2) Dette gælder uanset hvornår oplysningerne er tilvejebragt og uanset i hvilken form de foreligger.

Under udtrykket ”miljøoplysninger” hører også oplysninger,

• der vedrører administrative foranstaltninger såsom lovgivning, planer, programmer mv., der
  påvirker eller kan påvirke de miljøelementer, der er nævnt i nr. 1 og 2 (nr. 3),
• rapporter om gennemførelse af miljølovgivningen (nr. 4) og
• oplysninger, der vedrører menneskers sundheds- og sikkerhedstilstand, herunder forurening af fødekæden, i det omfang de påvirkes af eller kan påvirkes af de enkelte miljøelementers tilstand, som nævnt i nr. 1 (nr. 6).

Miljøoplysningsloven finder ikke anvendelse på arbejdsmiljøoplysninger, men Arbejdstilsynet kan dog godt være i besiddelse af miljøoplysninger. Som eksempler på områder hvor Arbejdstilsynet kan være i besiddelse af miljøoplysninger kan nævnes genområdet, risikoområdet (se videre i afsnit 7.5.3.1) og oplysninger i produktregistret. De tre nævnte områder er omfattet, da de administreres
sammen med miljømyndighederne, hvorfor der tilgår Arbejdstilsynet miljøoplysninger.

Eksempel Risikosager kan indeholde miljøgodkendelser, som typisk indeholder arbejdspladsernes miljøoplysninger.

Ved tvivlstilfælde inddrager Arbejdstilsynet miljømyndighederne.

Se i øvrigt Miljøstyrelsens vejledning til lov om aktindsigt i miljøoplysninger:

Aktindsigt i miljøoplysninger - Lov 980 - 2017 - Retsinformation

3. Krav til anmodningen om aktindsigt (identifikationskrav)

3.1 Identifikationskrav i offentlighedsloven

En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at en myndighed mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Begæringen skal samtidig angive det tema som sagen eller dokumenterne vedrører, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 1.

Arbejdstilsynet har et velfungerende sagsbehandlingssystem, og det er derfor oftest muligt for Arbejdstilsynet at fremsøge sager, uanset at anmoder ikke kan angive en bestemt sag eller et bestemt dokument.

Anmodes der fx om aktindsigt i alle reaktioner afgivet til X-kommune inden for de sidste 3 år, er det muligt at finde disse sager, uanset at det formelle identifikationskrav ikke er opfyldt. Arbejdstilsynet vil også kunne finde sager på alle virksomheder inden for en given branchekode, fx reaktioner til landets bosteder eller døgninstitutioner.

Arbejdstilsynet vil dog typisk have brug for oplysninger om en virksomheds CVR-nummer, adresse eller p-nummer, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter i navngivne enkeltvirksomheder, fx reaktioner til bostedet ”Ørnehøj” (uden anden identifikation). Tilsvarende gælder, hvis der anmodes om aktindsigt i virksomheder uden selvstændigt p-nummer, fx reaktioner til alle landets fødeafdelinger. I disse tilfælde vil Arbejdstilsynet typisk bede anmoder om at vende tilbage med en angivelse af p-nummer eller anden identifikation på virksomheden. Anmodes der om aktindsigt i ”lignende” reaktioner, arbejder eller tilsvarende, hvor der er tvivl om, hvad der er omfattet af lignende, afklares det konkret med anmoder, hvad der ønskes aktindsigt i. I den forbindelse kan Arbejdstilsynet fx stille en oversigt over relevante reaktioner til rådighed med henblik på, at anmoder kan udpege de reaktioner, som anmoder finder relevante.

3.1.1 Ressourcebetragtning

En anmodning om aktindsigt kan afslås, selvom sagerne kan identificeres, hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. § 9, stk. 2, nr. 1.

Hvis Arbejdstilsynet umiddelbart vurderer, at anmodningen vil kræve for mange ressourcer, skal der altid indledes en dialog med anmoderen om afgrænsning af aktindsigtsanmodningen, inden der træffes en afgørelse.

I vurderingen af, om der er tale om uforholdsmæssigt ressourceforbrug, kan lægges vægt på det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af aktindsigten. Hvis det samlede tidsforbrug forventes at overstige 25 arbejdstimer (tre fulde arbejdsdage) vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt kunne afslå at behandle anmodningen.

Der må lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen indebærer, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle, herunder mængden og karakteren af oplysninger, som vil skulle undtages eller anonymiseres.

Arbejdstilsynet kan ikke afslå at behandle anmodningen, hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug beror på Arbejdstilsynets egne forhold, fx hvis Arbejdstilsynet ikke har journaliseret tilstrækkeligt.

Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet kun sjældent kan afslå at behandle en aktindsigtsanmodning fra pressen på baggrund af ressourcebetragtninger. Se afsnit 3.1.2 nedenfor

Arbejdstilsynets praksis Ved vurderingen af, om der kan gives afslag på en anmodning om aktindsigt på grund af ressourceforbruget (mere end 25 timer) skal der altid foretages et kvalificeret skøn i samråd med en centerjurist/jurist.

I nogle tilfælde vil Arbejdstilsynet kunne afvise at behandle en anmodning med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden. En anmoder skal normalt have fremsat 10-15 anmodninger indenfor de seneste seks måneder for, at Arbejdstilsynet kan afslå at behandle sagen på dette grundlag. Som udgangspunkt skal AT tælle bagud et halvt år, med henblik på at konstatere, om vedkommende inden for det sidste halve år, har fremsat 10 til 15 anmodninger.

Der er tale om en konkret vurdering, hvor Arbejdstilsynet blandt andet skal være opmærksom på om den aktindsigtssøgende i en eller flere af anmodningerne har en særlig interesse. Ved vurderingen af om Arbejdstilsynet kan afslå anmodningen under henvisning til  ressourceanvendelsen, kan Arbejdstilsynet lægge vægt på, at der er tale om anmodninger i nye sager, emner og arbejdsmiljøtemaer. Hvis der er tale om supplerende anmodninger i samme sag, imødekommer Arbejdstilsynet som det klare udgangspunkt anmodningen.

Et afslag på aktindsigt, som er begrundet med uforholdsmæssigt ressourceforbrug kan ikke omgås af anmoder ved, at vedkommende deler den samme anmodning op i små bider og sender dem ind efterfølgende lidt ad gangen.

Det skal fremhæves, at hvis der er tale om en anmodning, som vil være uforholdsmæssig ressourcekrævende at behandle, går Arbejdstilsynet i dialog med ansøgeren om at konkretisere anmodningen for at både hensynet til Arbejdstilsynets ressourcer og hensynet til ansøgerens interesse i at få aktindsigten kan imødekommes.

Det er vigtigt, når Arbejdstilsynet afviser på grund af uforholdsmæssigt ressourceforbrug, at Arbejdstilsynet har rettet henvendelse til anmoderen om en mulig afgrænsning og konkretisering af aktindsigtsanmodningen, så ressourceforbruget kan reduceres. En sådan henvendelse til anmoder skal altid være dokumenteret på aktindsigtssagen, fx ved et telefonnotat eller et kvitteringsbrev til
anmoder.

Det skal endvidere fremgå af sagen, hvilket ressourceestimat Arbejdstilsynet har gjort og hvordan man er nået frem til dette estimat.

3.1.2 Personer med særlig interesse i aktindsigt

Hvis den, der har søgt om aktindsigt, kan godtgøre at have en særlig interesse (journalister, forskere, og andre) i sagerne eller dokumenterne, vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt være forpligtet til at behandle anmodningen, uanset hvor omfattende eller kompleks, sagen er at behandle. Der vil således som det klare udgangspunkt kun kunne gives afslag i de helt ekstraordinært omfattende sager.

Eksempel En journalist anmoder om aktindsigt i samtlige påbud om psykisk arbejdsmiljø til alle landets hospitaler de seneste 10 år. Her må Arbejdstilsynet i lyset af anmodningens meget omfattende karakter være berettiget til at bede journalisten om at afgrænse anmodningen yderligere, fx hvilken type påbud eller påbud til en bestemt branche, geografisk område mv. Hvis journalisten ikke vil foretage en sådan afgrænsning, må Arbejdstilsynet meddele afslag på anmodningen med henvisning til det uforholdsmæssige ressourceforbrug.

For at kunne afslå en anmodning om aktindsigt med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug skal Arbejdstilsynet forinden have forsøgt at indlede en dialog med anmoder om en nærmere afgrænsning. Arbejdstilsynet skal for så vidt det er muligt meddele aktindsigt i en delmængde af det ønskede materiale inden tilsynet afslår men henvisning til ressourceforbruget.

Folketingets Ombudsmand har i en konkret sag vurderet, at 60 timer var et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor en journalist havde anmodet om aktindsigt.

Der er tale om en konkret vurdering i hver sag. Vejledende er dog, at hvis det estimere ressourceforbrug herefter ligger omkring 60 timer, skal vurderingen af om der kan gives afslag med henvisning til ressourceforbruget vendes med en jurist. I AFC vil sagen skulle vendes med MV.

3.1.3 Retsstridige formål eller lignende

Arbejdstilsynet kan give afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis det må antages, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål eller lignende, jf. § 9, stk. 2, nr. 2. Der skal foreligge nogle helt konkrete faktiske oplysninger om, at dette er tilfældet, eller der skal være klare indikationer på, at der er tale om misbrug eller at anmodningen har karakter af chikane.

Udtrykket lignende omfatter blandt andet trusler af offentlige medarbejdere, og intimidering, som ikke med sikkerhed kan karakteriseres som retsstridigt, men som offentlige ansatte ikke bør tåle. 

Ved vurderingen af, om der muligvis er tale om en aktindsigtsanmodning som kan tjene retsstridige formål eller lignende, må man vægte de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan her indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen er fremsat med det formål at genere eller forfølge en person mv. Der kan også lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som denne har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold eller chikanere nogen. Der kan endeligt lægges vægt på, om ansøgeren har opført sig truende, fx ved møder eller over telefonen.

3.2 Identifikationskrav i forvaltningsloven

Hvis en part anmoder om aktindsigt, skal anmodningen angive den sag, der indeholder de dokumenter, som parten ønsker aktindsigt i, jf. forvaltningslovens § 9a. Det betyder, at anmodningen skal indeholde tilstrækkelig information til, at Arbejdstilsynet kan identificere sagen. Parten må derfor kunne forvente, at nyere sager kan identificeres alene på grund af navn på virksomheden mv. Endvidere skal parten identificere sig, således at tavshedspligten ikke krænkes.

3.3 Identifikationskrav i databeskyttelsesforordningen

Personer, der fremsætter anmodning om indsigt efter databeskyttelsesforordningen, skal have oplyst, om, der behandles oplysninger om vedkommende, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15.1.

3.4 Identifikationskrav i miljøoplysningsloven

Enhver kan fremsætte begæring om aktindsigt i miljøoplysninger, jf. lovens § 2, stk. 1. En anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger behandles efter reglerne i offentlighedslovens § 36, jf. miljøoplysningslovens § 4. Det betyder, at der som hovedregel gælder de samme regler i miljøoplysningsloven som i offentlighedsloven ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt. Dog er der en absolut frist på to måneder til at træffe afgørelse med hensyn til en begæring om aktindsigt.

4. Ingen formkrav til anmodningen

4.1 Formkrav i offentlighedsloven, forvaltningsloven, databeskyttelsesforordningen og miljøoplysningsloven

Der er ikke nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt/indsigt, hverken efter offentlighedsloven, forvaltningsloven, databeskyttelsesforordningen eller miljøoplysningsloven. En anmodning om aktindsigt kan være skriftlig eller mundtlig. Den, der anmoder om aktindsigt, kan også være anonym, medmindre der er tale om egenacces i medfør af offentlighedsloven eller partsindsigt efter forvaltningsloven.

Der kan heller ikke stilles krav om en begrundelse for at anmode om aktindsigt.

4.1.1 Partsrepræsentant i forvaltningsloven

En repræsentant for en part har samme mulighed for at få aktindsigt i sagens dokumenter som parten. Partsrepræsentanten skal fremvise en fuldmagt som dokumentation for, at vedkommende repræsenterer parten. Det følger af advokaters særlige stillingsfuldmagt og ligger indenfor rammerne af advokaters virke, at de handler på vegne af en part, hvorfor der ikke er krav om fuldmagt ved anmodninger fra advokater.

5. Sagsbehandling

5.1 Hvem behandler aktindsigtssagen?

Arbejdstilsynet skal behandle og afgøre anmodninger om aktindsigt i sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet skal endvidere behandle anmodninger om indsigt i personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen.

I det tilfælde, at de dokumenter der anmodes om aktindsigt i, ikke indgår i afgørelsessager, har alle
de myndigheder, der har dokumentet i deres besiddelse, kompetence til at behandle anmodningen.

Arbejdstilsynet har kun pligt til at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter, som tilhører eller er udlånt til Arbejdstilsynet. Hvis Arbejdstilsynet kun opbevarer dokumenter, fx for en anden myndighed eller privat virksomhed, har Arbejdstilsynet ikke pligt til at udlevere disse.

Modtager Arbejdstilsynet en anmodning, der vedrører en sag, der behandles hos en anden myndighed, fx Arbejdsmiljøklagenævnet, har Arbejdstilsynet pligt til straks at videresende anmodningen til
den rette myndighed, se afsnit 5.3. I dette tilfælde skal Arbejdstilsynet således ikke behandle anmodningen.

Eksempel Rapporter fra BST (bedriftssikkerhedstjeneste), opbevares af Arbejdstilsynet, da BST er blevet nedlagt. Arbejdstilsynet giver aktindsigt af konduitemæssige grunde i materialet, når anmoderen eller dennes repræsentant, fx en faglig organisation, har en særligt personlig interesse i at få indsigt i materialet, fx i forbindelse med en  arbejdsskadeerstatningssag. I disse tilfælde følges reglerne om tavshedspligt m.v. som i andre sager om aktindsigt. Se hertil afsnit 13 om tavshedspligt.

Arbejdstilsynet er én enhed. Internt skal aktindsigtsanmodningen som udgangspunkt behandles i det center, der har behandlet og truffet afgørelse i den sag, der anmodes om aktindsigt i. Anmodninger om indsigt efter databeskyttelsesforordningen behandles af den enhed, som er ansvarlig for den sag hvori eventuelle personoplysninger indgår.

TC Syd er ansvarlig for at koordinere og træffe samlet afgørelse i landsdækkende aktindsigts- og
indsigtssager.

5.2 Landsdækkende aktindsigtssager

En anmodning om aktindsigt betragtes som landsdækkende, når anmodningen kræver inddragelse af mere end ét tilsynscenter. Der er typisk tale om anmodninger fra journalister, organisationer og lignende. Men en landsdækkende anmodning om aktindsigt kan også være fremsat af privatpersoner.

5.3 Aktindsigt i tilsynssager, hvor der er klaget over en afgørelse

5.3.1 Når klagen er under remonstration

Hvis der bliver anmodet om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og klagen er under remonstration (dvs. i den periode hvor Arbejdstilsynet har modtaget en klage og overvejer om påbuddet, dispensationen osv. skal fastholdes, trækkes eller ændres), skal Arbejdstilsynet behandle anmodningen om aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 36.

Kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt i klagesagen overgår til Arbejdsmiljøklagenævnet, når Arbejdstilsynet har fremsendt udtalelsen og sagen til klagenævnet.

5.3.2 Når klagesagen er under behandling i Arbejdsmiljøklagenævnet

Hvis Arbejdstilsynet modtager en anmodning om aktindsigt i en tilsynssag, hvor der er klaget over afgørelsen, og udtalelsen og klagesagen er oversendt til klagenævnet, træffer Arbejdstilsynet alene afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, der er på tilsynssagen.

Arbejdstilsynet markerer altid (i alle aktindsigtssager) påbud, som er påklaget samt eventuelt resultat heraf. Der gøres samtidig i afgørelsen om aktindsigt opmærksom på, hvis der er påklagede reaktioner blandt akterne.

Hvis anmoder direkte beder om aktindsigt i klagesagen, sender Arbejdstilsynet anmodningen om aktindsigt i klagesagen videre til klagenævnet med oplysning om, hvad Arbejdstilsynet har givet hhv. afslået aktindsigt i. Herefter behandler Arbejdsmiljøklagenævnet anmodningen om aktindsigt i klagenævnsdokumenter.

I Arbejdstilsynets afgørelse om aktindsigt skal den, der anmoder om aktindsigt, oplyses om, at den del af anmodningen, der omhandler dokumenter, der indgår i klagesagen, fx udtalelser og høringssvar til klagenævnet, videresendes til behandling i klagenævnet, der træffer afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter. 

Når klagesagen er afgjort i klagenævnet, er det fortsat klagenævnet, der skal tage stilling til, om der skal gives aktindsigt i klagesagen. Baggrunden for dette er, at det er den myndighed, som sidst har truffet afgørelse i den pågældende sag, som har kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt.

Hvis klagenævnet modtager en anmodning om aktindsigt i en klagesag, hører nævnet Arbejdstilsynet, hvis der i sagen indgår dokumenter, som Arbejdstilsynet har en særlig interesse i, fx politirapporter.

5.4 Særligt vedrørende journalisering i forbindelse med aktindsigt

Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, er det vigtigt at holde sig for øje, at der ikke nødvendigvis er sammenfald mellem de dokumenter, der allerede er eller skal journaliseres på sagen, og hvilke dokumenter, der er aktindsigt i.

Det er uden betydning for spørgsmålet om aktindsigt efter offentlighedsloven, om de pågældende dokumenter er journaliseret eller ej.

5.5 Generelt om fremgangsmåde

Når en aktindsigtsanmodning skal behandles, skal det først afklares hvilket hjemmelsgrundlag, der skal anvendes; offentlighedsloven, forvaltningsloven, databeskyttelsesforordningen og/eller miljøoplysningsloven. Anmodes der specifikt om indsigt efter databeskyttelsesloven og/eller databeskyttelsesforordningen, behandles anmodningen som udgangspunkt efter dette regelsæt, jf. endvidere nedenfor.

Når en aktindsigtsanmodning skal behandles skal den, der anmoder om aktindsigt, sikres den bedst mulige retsstilling, altså få indsigt i videst muligt omfang, uanset hvilken lovgivning anmoderen måtte henvise til som grundlag for aktindsigten. Er den, der anmoder om aktindsigt, part i sagen, er det generelt mest fordelagtigt at få partsaktindsigt efter forvaltningsloven. Dog er der visse typer af oplysninger, som parten lettere vil kunne få adgang til gennem offentlighedsloven, fx oplysninger om personlige forhold, som ikke er indeholdt i en afgørelsessag, men som personen kan få adgang til efter reglerne om egenacces, jf. offentlighedslovens § 8. Se om egenacces i afsnit 7.1. Det samme gælder for indsigtsretten efter databeskyttelsesforordningen.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet skal kontakte anmoderen og indgå i dialog om rammerne for aktindsigten, hvis der er tvivl om indholdet eller omfanget.

De fleste af Arbejdstilsynets sager om aktindsigt skal behandles efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. For disse to regelsæt er fremgangsmåden den samme.

Det er udgangspunktet, at der er adgang til aktindsigt i alle sager. Derfor skal man som det første undersøge, om hele sagen/sager skal undtages.

Hvis ikke hele sagen skal undtages, tages der på lignende måde stilling til de enkelte dokumenter i sagen. Det vil sige, om dokumenterne kan eller skal undtages. Selv hvis et dokument skal undtages, skal det dog altid undersøges, om der er oplysninger i dokumentet, der alligevel skal gives aktindsigt i – såkaldt ekstrahering, jf. afsnit 8.6 og 10.5.

Hvis der skal gives aktindsigt i et dokument, skal det altid vurderes, om der er oplysninger, der skal
undtages for indsigt.

Fremgangsmåden kan derfor anskues som tragten nedenfor.

Arbejdstilsynet har i øvrigt altid pligt til at undersøge, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og
oplysninger i videre omfang, end vi er forpligtet til efter reglerne, jf. offentlighedslovens § 14 og
forvaltningslovens § 10 om meroffentlighed. Der henvises i øvrigt til afsnit 10.

5.5.1 Særligt om straffesager (GO-sager)

Før Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges, om der er
påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af om der
kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen.

Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse
(GO-sag) oprettes enten som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret, eller som følge af, at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet.

Er der oprettet GO-sag, skal det ved behandlingen af aktindsigt i tilsynssagen systematisk overvejes, om der er efterforskningsmæssige hensyn, der evt. kan betyde, at der er oplysninger eller dokumenter, der skal undtages fra aktindsigt. Se nærmere under afsnit 7 og afsnit 14.

5.6 Høring af andre myndigheder

Normalt vil det ikke være nødvendigt med en høring af andre, fx myndigheder, i en sag om aktindsigt – dog er der visse undtagelser (se boksen neden for). Der skal som udgangspunkt heller ikke ske høring internt i Arbejdstilsynet.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet hører på visse områder andre myndigheder, før aktindsigten gives, når der er tale om oplysninger, der stammer fra den pågældende myndighed eller har betydning for denne. Ved risikovirksomhed (Serveso virksomhed), høres politiet over dokumenterne. Arbejdstilsynet har fx hørt politiet i forbindelse med anmodning om aktindsigt i beredskabsplaner. I sager vedrørende fx fængsler, høres Kriminalforsorgen altid over dokumenterne med henblik på vurdering af, om der er sikkerhedsmæssige forhold, fx bemanding, sikkerhedsprocedurer m.v., der skal undtages fra aktindsigt. Arbejdstilsynet hører også virksomheder, hvis dokumenter kan indeholde forretningshemmeligheder eller andre oplysninger, som kan skade virksomheden eller de ansatte, hvis de bliver undergivet aktindsigt. I sager vedrørende Militæret høres Værnsfælles Forsvarskommando altid over dokumenterne, med henblik på en vurdering af sikkerhedsmæssige forhold der skal undtages fra aktindsigt.

I sager om aktindsigt i miljøoplysninger inddrager Arbejdstilsynet ved tvivlstilfælde miljømyndighederne ved at høre den lokale miljømyndighed på området. Inddragelsen kan fx være i form af en høring om, hvorvidt der er tale om en miljøoplysning, eller Arbejdstilsynet kan aftale med den lokale miljømyndighed, at det er miljømyndigheden, som forestår aktindsigten, og Arbejdstilsynet der bidrager.

6. Krav til svarfrister og form

6.1 Frister efter offentlighedsloven og forvaltningsloven

En anmodning om aktindsigt, om sammenstilling af oplysninger og om aktindsigt i databeskrivelser skal behandles snarest, og som altovervejende hovedregel være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2 og forvaltningslovens § 16, stk. 2.

Udtrykket ”snarest” betyder ifølge bemærkningerne til offentlighedsloven, at Arbejdstilsynet som udgangspunkt skal tilstræbe at færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om:

• Klart identificerede sager som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser.

Udtrykket ”7 arbejdsdage” betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen på 7 arbejdsdage. Det er uden betydning, hvornår på døgnet anmodningen modtages. Selvom en anmodning modtages efter kontortids ophør, må den anses for at være modtaget den dag den er indgået. Fristen begynder først at tælle fra første arbejdsdag efter at anmodningen er modtaget. Dage hvor Arbejdstilsynet har lukkedage, men hvor der ikke er tale om en lørdag, søndag eller helligdag, skal dog tælles som arbejdsdag.

(Se i øvrigt bemærkningerne til § 10 i lov nr. 801 af 13. juni 2016 om digitale postkasser.)

Eksempel En anmodning om aktindsigt sendes til Arbejdstilsynet en fredag kl. 17.00. Arbejdstilsynets åbningstider er mandag til torsdag fra kl. 8.00 - 15.00 og fredag kl. 8.00 - 14.00. Anmodningen betragtes som modtaget om fredagen. Første arbejdsdag som tæller med i fristen er mandag.

Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle anmodninger om aktindsigt i løbet af 3-7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om:

• En anmodning om aktindsigt, der kræver særlige overvejelser eller nærmere gennemgang eller
• En anmodning om aktindsigt, der omfatter lidt flere dokumenter, der dog ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser.

Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle en anmodning om aktindsigt indenfor 14 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, når der er tale om:

• De særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller
• Hvor anmodningen giver anledning til mere komplekse overvejelser, fx af juridisk karakter

Bemærk at der er direkte klageadgang over sagsbehandlingstiden, hvis ikke Arbejdstilsynet har behandlet anmodningen om aktindsigt 14 dage efter modtagelsen af anmodningen, jf. offentlighedslovens § 39, stk. 1.

Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt færdigbehandle en anmodning om aktindsigt senest indenfor 40 arbejdsdage, når der er tale om:

• De helt særlige tilfælde, hvor anmodningen om aktindsigt omfatter et meget stort antal dokumenter,
• De tilfælde, hvor anmodningen giver anledning til ganske komplekse juridiske spørgsmål eller
  principielle overvejelser, eller
• De tilfælde, hvor en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen.

Såfremt Arbejdstilsynet ikke har haft mulighed for at overholde fristen, skal anmoder vejledes om,
at der kan klages særskilt over denne overtrædelse, og dette skal fremgå af afgørelsen.

Arbejdstilsynets praksis Hvis Arbejdstilsynet foretager høring af andre myndigheder eller virksomheder i forbindelse med en aktindsigtssag, fastsætter Arbejdstilsynet altid en svarfrist overfor de myndigheder, der høres, sådan at Arbejdstilsynet i videst muligt omfang får mulighed for at overholde 40-dages fristen.

Eksempel Eksempler på sager hvor anmodningen om aktindsigt vil tage tid at færdigbehandle er fx: Sager hvor Arbejdstilsynet skal indhente materiale fra Landsarkivet, Rigsarkivet, høre virksomheder om  forretningshemmeligheder, høre politi mv. om beredskabsplaner, eller hvor Arbejdstilsynets skal tage principiel stilling indenfor nye områder. Det kan også dreje sig om sager, der tidsmæssigt strækker sig over flere år, sager, der indeholder et stort antal følsomme personoplysninger samt sager om regeludvalg, hvor Arbejdstilsynet skal høre Arbejdsmiljørådet.

6.1.1 Underretning om udsættelse af sagsbehandlingsfristen

Hvis anmodningen undtagelsesvist ikke færdigbehandles indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den, der anmoder om aktindsigt, underrettes om dette. I praksis ringer Arbejdstilsynet til anmoderen, og søger at afgrænse indhold og tid. Det er her vigtigt, at lave et telefonnotat, som indeholder de konkrete aftaler. I tilfælde hvor dette ikke er muligt, må der sendes en underretning.

Underretningen skal indeholde en begrundelse for, hvorfor anmodningen ikke kan færdigbehandles indenfor fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår personen kan forvente at få en afgørelse.

Underretningen om udsættelse af sagsbehandlingsfristen skal afsendes fra Arbejdstilsynet inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet tilstræber at holde den, der anmoder om aktindsigt, løbende orienteret om, hvorfor vedkommende endnu ikke har fået svar, og gerne med få ugers mellemrum, ligesom orienteringen skal indeholde en besked til personen om, hvornår denne kan forvente at høre nærmere fra Arbejdstilsynet, fx ultimo november.

6.2 Klage over sagsbehandlingstiden

Den der anmoder om aktindsigt har ret til at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet anmodningen om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 39, stk. 1.

Hvis Arbejdstilsynet ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen indenfor 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen over sagsbehandlingstiden, har Arbejdstilsynet pligt til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden, jf. § 39, stk. 2, i offentlighedsloven. Denne forpligtelse gælder ikke ved aktindsigt efter forvaltningsloven.

Forpligtelsen til at videresende klagen over sagsbehandlingstiden gælder også for anmodninger om datasammenstillinger, jf. offentlighedslovens § 11, og for anmodninger om aktindsigt i databeskrivelser jf. offentlighedslovens § 12. Arbejdstilsynet skal fremsende klagen snarest og senest 7 arbejdsdage efter dens modtagelse, jf. § 39, stk. 5 i offentlighedsloven.

Rette klageinstans vedrørende klager over sagsbehandlingstiden er enten Arbejdsmiljøklagenævnet
eller Beskæftigelsesministeriet.

6.3 Gennemførelse af aktindsigten

Lov om digitale postkasser går forud for offentlighedsloven, og det betyder, at Arbejdstilsynet vil
opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt, når aktindsigten gives elektronisk

Hvis der imidlertid direkte anmodes om at få aktindsigten udleveret i fotokopier søger Arbejdstilsynet at imødekomme anmodningen, medmindre sagens omfang eller dokumenternes form taler imod.

Arbejdstilsynet skal som udgangspunkt udlevere dokumenterne i den form, der er fremsat ønske om
i anmodningen, jf. offentlighedslovens § 40 og forvaltningslovens § 16, stk. 3. Den, der anmoder
om aktindsigt, kan få dokumenterne udleveret i fx papirkopi, som elektroniske dokumenter via email eller ved at anmode ren gennemser de relevante dokumenter hos Arbejdstilsynet.

Dette gælder dog ikke, hvis udleveringen er umulig eller meget vanskelig eller hvis materialet er
offentligt tilgængeligt fx på Arbejdstilsynets hjemmeside.

Gennemsyn er efterhånden ikke relevant, da Arbejdstilsynet er overgået til kun at journalisere elektronisk. Af samme grund er det også udgangspunktet, at Arbejdstilsynet udleverer dokumenterne i en aktindsigtssag elektronisk. Dette blev obligatorisk fra 1. november 2014. En afgørelse om aktindsigt ved gennemsyn på grund af dokumenternes form skal være begrundet i store vanskeligheder ved at fremstille kopier af materialet. Det vil som regel ikke være tilfældet i Arbejdstilsynets sager.

6.3.1 Betaling for aktindsigt

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet har pt. ikke praksis for at kræve betaling for udlevering af kopier.

6.4 Frister efter miljøoplysningsloven

Sager om aktindsigt efter miljøoplysningsloven skal afgøres hurtigst muligt og senest en måned efter modtagelsen af anmodningen. Hvis sagens omfang og komplekse karakter er af en sådan art, at fristen på en måned ikke kan overholdes, kan fristen udvides til seneste to måneder efter modtagelsen, jf. § 4, stk. 3.

Disse regler gælder som et supplement til den normale frist i offentlighedslovens § 36, stk. 2 på 7 arbejdsdage for svar på anmodninger om aktindsigt. Der er altså en absolut frist på to måneder for en afgørelse om aktindsigt i miljøoplysninger.

6.5. Frister efter databeskyttelsesdirektivet

Sager om indsigt efter databeskyttelsesdirektivet skal afgøres uden unødig ophold og senest efter en måned. Fristen kan forlænges med op til 2 måneder, hvis besvarelsens omfang eller kompleksitet gør det nødvendigt. Der skal i så fald gives besked herom med en begrundelse.

7. Hvad skal der gives aktindsigt i efter offentlighedsloven

Udgangspunktet i offentlighedslovens § 7, stk. 1 er, at der skal gives aktindsigt i alle de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Dokumenter skal forstås i bred forstand. Der er således også tale om fx billeder, tegninger og prøver og videooptagelser.

Aktindsigt efter offentlighedsloven er ikke, som partindsigt efter forvaltningsloven, begrænset til dokumenter, der indgår i afgørelsessager.

Anmodninger om indsigt i sager, dokumenter, oplysninger, lister, taludtræk, sammenstilling af oplysninger og tal, registerudtræk m.v. skal behandles efter reglerne om aktindsigt. Hvilken hjemmel i offentlighedsloven, der skal anvendes, vil dog afhænge af, hvad der anmodes om.

Eksempler Hvis der anmodes om en liste med antal påbud givet på en bestemt virksomhed, uden at der anmodes om indsigt i påbuddene, skal anmodningen behandles efter § 11 om dataudtræk. Hvis der anmodes om en sammenstilling af ulykkesoplysninger eller af oplysninger fra erhvervssygdomsregistret, skal anmodningen behandles efter § 11 om dataudtræk Hvis der anmodes om oplysninger om antal påbud om fx kemi indenfor en given periode eksempelvis fordelt på kommuner, vil anmodningen også skulle behandles efter § 11. Hvis der anmodes om indsigt i konkrete påbud skal anmodningen behandles efter § 7.

 

Reglerne om undtagelse fra aktindsigt, forholdet til tavshedspligt og anonymisering skal overholdes, uanset hvilke bestemmelser, der gives indsigt efter.

Hvis der er tale om tal, oplysninger, lister mv. der er umiddelbart tilgængelige i den ønskede form på www.at.dk, kan der henvises hertil, jf. offentlighedslovens § 40, stk. 2.

Nærmere om databaser, dataudtræk og databeskrivelse se afsnit 7.2.

Materiale, der er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter, er undergivet aktindsigt, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag.

Det er en betingelse for retten til aktindsigt, at dokumentet på tidspunktet for fremsættelsen af anmodningen om aktindsigt er enten indgået til eller oprettet af Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet er derfor ikke forpligtet til at imødekomme anmodninger om at få tilsendt fremtidige dokumenter i en bestemt sag (løbende aktindsigt), ligesom der ikke gælder en pligt for Arbejdstilsynet til at tilvejebringe eller udarbejde dokumenter, der ikke allerede er i sagen. Dog har AT pligt til at udarbejde en sammenstilling af oplysninger i Arbejdstilsynets databaser, jf. § 11. Se afsnit 7.2.

Eksempel Hvis Arbejdstilsynet vælger at generere dokumenter, hvor der ikke er pligt til det, udleveres dokumenterne efter meroffentlighedsprincippet.

Der skal også gives aktindsigt i indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser, der vedrører den pågældende sags dokumenter, jf. offentlighedsloven § 7, stk. 2, nr. 2.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynets skal som udgangspunkt altid give aktindsigt i de relevante dokumentlister/journallister i ATIS og GO. Dog kan dette undlades når: der anmodes om aktindsigt i en bestemt reaktionstype det aftales med anmoderen, at der ikke vedlægges journalliste (det kræver, at der ligger et telefonnotat herom på sagen) når der ikke er en sag at give aktindsigt i (fx en ulykke der ikke er blevet undersøgt). Man skal i øvrigt være opmærksom på, om aktindsigt i journallisten eventuelt skal begrænses, hvis den indeholder oplysninger om, at der er indgivet en klage, jf.  arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, eller om der i øvrigt fremgår oplysninger, som der er grund til at undtage efter de almindelige undtagelsesbestemmelser i offentlighedslovens §§ 19-35. I givet fald overstreges/anonymiseres den/de opgældende oplysninger i journallisten. Se i øvrigt afsnit 14.

Det mest omfattende register i Arbejdstilsynet er ATIS. ATIS omfatter også ulykkes- og lidelsesregistret samt oplysninger fra EASY. Indsigt i oplysninger i ATIS følger af ovennævnte regler, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 2, nr. 2.

Aktindsigt i oplysninger i produktregistret er reguleret i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 103 af 9. februar 2018 om registret for stoffer og materialer § 8. Herefter kan registrets oplysninger udleveres efter reglerne i offentlighedsloven. Dog indeholder produktregistret ofte oplysninger, som kan betragtes som oplysninger om driftsforhold, forretningsforhold og lignende jf. offentlighedslovens § 30, og som ikke må udleveres, hvis udleveringen får væsentlig eller økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår. Se afsnit 7.4.4.

7.1 Egenacces

En person kan få indsigt i oplysninger vedrørende den pågældende selv, jf. offentlighedslovens § 8, 1. pkt. Bestemmelsen giver egenacces i oplysninger, i dokumenter og i andre sager end afgørelsessager efter forvaltningsloven. Det betyder omvendt, at retten til egenacces ikke omfatter oplysninger om andre personers forhold.

Reglen om egenacces gælder ikke for virksomheder, men Arbejdstilsynet bestræber sig på, at give aktindsigt i oplysninger vedrørende virksomhederne selv i samme omfang som til personer efter § 8. Oplysningerne vil i sådanne tilfælde gives i medfør af meroffentlighedsprincippet.

Hvis en organisation eller lignende anmoder om oplysninger på vegne af en skadelidt eller anden ansat, skal der foreligge en fuldmagt for at Arbejdstilsynet kan behandle anmodningen efter reglerne om egenacces. Er der tale om en henvendelse fra en advokat skal der ikke foreligge en fuldmagt, jf. 4.1.1.

Adgang til egenacces kan dog være begrænset af hensynene i bestemmelserne i offentlighedslovens §§ 31 – 33, i hensynet til den pågældende selv, eller i andre afgørende hensyn, jf. § 8, 2. pkt., se afsnit 7.5 nedenfor.

7.2 Databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen (§§ 10 – 12)

7.2.1 Hovedreglen om aktindsigt i databaser (§ 10)

Som hovedregel er der ikke adgang til aktindsigt i databaser, jf. § 10 stk. 1, på nær dokumentlisten/journalisten.

7.2.2 Undtagelser til hovedreglen om, at der ikke er ret til aktindsigt i databaser (§ 11)

Fra hovedreglen gælder den undtagelse, at enhver kan forlange, at Arbejdstilsynet udarbejder og udleverer en sammenstilling af allerede foreliggende oplysninger i en database, fx oplysninger tilgængelige i datawarehouse. Arbejdstilsynet har derfor pligt til at producere nye dokumenter i forbindelse med en anmodning om sammenstilling af data. Det er dog en forudsætning for retten til datasammenstilling, at sammenstillingen kan ske med få og enkle kommandoer. Udtrykket ”få og enkle kommandoer” er udtryk for en ressourcebetragtning. Det betyder, at hvis det er meget tidskrævende, og/eller hvis der skal tolkes eller laves vurderinger af de oplysninger, der kommer ud af
sammenstillingen/udtrækket, er der ikke tale om brug af få og enkle kommandoer.

Bemærk at Arbejdstilsynet ikke er forpligtiget til at overveje meroffentlighed ved afslag på anmodninger vedr. databaser, datasammenstilling og databeskrivelsen jf. §§ 10-12. Se mere herom i kap. 10.

Arbejdstilsynets praksis - Sammenstilling af oplysninger om erhvervssygdomme Ved anmodning om aktindsigt i oplysninger fra erhvervssygdomsregistret foretages en konkret vurdering efter offentlighedslovens § 11 og § 30. Udgangspunktet vil være, at der gives afslag på aktindsigt med hjemmel i § 30 om undtagelse af enkeltpersoners private forhold, idet oplysningerne i erhvervssygdomsregistret er af personlig og privat karakter, da der er tale om fx oplysninger om lægelige diagnoser. Det vil typisk ikke være muligt at anonymisere tilstrækkeligt effektivt i forhold til, når der er tale om anmodninger vedr. oplysninger fra erhvervssygdomsregistret vedr. navngivne mindre virksomheder. Anmodninger om aktindsigt i data fra erhvervssygdomsregistret vedrørende større virksomheder vil dog kunne imødekommes, hvis en anonymisering af personfølsomme oplysninger vil kunne foretages tilstrækkelig effektivt.

Hvis de oplysninger, der ønskes sammenstillet, allerede fremgår af www.at.dk vil Arbejdstilsynet normalt afvise at behandle begæringen med henvisning til at oplysningerne kan fås via hjemmesiden, jf. § 11, stk. 1, 3. pkt. Det kan fx være, hvis der anmodes om en sammenstilling af antallet af smily’er givet over en årrække.

Hvis de oplysninger der ønskes sammenstillet er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i §§ 19 – 35, følger det af § 11, stk.1, 2. pkt., at Arbejdstilsynet skal undtage de oplysninger, som vil kunne udtages efter §§ 19 – 35. Dette gælder dog ikke, hvis oplysningerne kan anonymiseres effektivt ved hjælp af få og enkle kommandoer, jf. § 11, stk. 1, 2. pkt.

7.2.3. Undtagelse til hovedreglen om datasammenstilling (§ 12)

Fra hovedreglen om, at der ikke er aktindsigt i databaser, gælder endvidere den undtagelse i offentlighedslovens § 12, at der er aktindsigt i databeskrivelser, der indeholder information om:

• Hvilke data databasen indeholder.
• Hvilke kriterier for indsamling og registrering af oplysninger, som databasen bygger på, herunder kilder, tidspunkter for indsamling.
• Hvilke formater databasen anvender.

Det er dog en forudsætning, at databeskrivelsen allerede eksisterer. Arbejdstilsynet har derfor ikke pligt til i forbindelse med en anmodning om aktindsigt, at udarbejde en databeskrivelse, hvis denne ikke allerede eksisterer.

Retten til aktindsigt i databeskrivelser gælder kun for databaser, der anvendes i forbindelse med konkret sagsbehandling eller i forbindelse med offentliggjorte analyser, beregninger og lignende. Bemærk, at retten til aktindsigt i databeskrivelsen også gælder selvom databeskrivelsen er indeholdt i et internt dokument. Det er kontor for data og analyse, der har ansvaret for disse databeskrivelser.

7.3 Sagstyper undtaget fra aktindsigt

De sagstyper, der helt kan undtages fra aktindsigt, fremgår af offentlighedslovens §§ 19-22. Af disse bestemmelser har særligt § 19 om sager indenfor strafferetsplejen, § 20 om sager vedrørende lovgivning og § 22 om aktindsigt i kalenderførelse interesse for Arbejdstilsynet.

Om aktindsigt i sager indenfor strafferetsplejen henvises til afsnit 14.

7.3.1 Sager om lovgivning (§ 20)

Sager om udarbejdelse af ny lovgivning, kan frem til lovforslaget er fremsat i Folketinget, undtages fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 20. Der skal foreligge et lovgivningsprojekt af et bestemt og relativt præcist angivet indhold. Retsvirkningen af, at en sag er omfattet af § 20 er, at samtlige sagens dokumenter og oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Der er således først adgang til aktindsigt i dokumenter, der vedrører et lovforslag, når lovforslaget er fremsat i Folketinget.

I sager om lovgivning kan der gives meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14, efter udkast til lovforslag er sendt i høring og offentliggjort på høringsportalen.

Hvis der indgår en intern faglig vurdering i et dokument i en lovgivningssag er der pligt til at give aktindsigt i denne interne faglige vurdering efter princippet om meroffentlighed, efter udkast til lovforslaget er sendt i høring og offentliggjort på høringsportalen. Hvorvidt der skal gives meraktindsigt i høringssvar må skulle vurderes konkret.
Bekendtgørelsesarbejde og arbejde med administrative forskrifter er ikke omfattet af § 20, og kan derfor ikke undtages på samme måde som sager om lovgivning.

Efter fremsættelsen af lovforslaget i Folketinget vil der være adgang til aktindsigt i sagens dokumenter efter lovens almindelige regler. Det indebærer, at den brevveksling der fx er foregået under arbejdet med lovsagen mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet, mellem Arbejdstilsynet og andre ministerier eller mellem Arbejdstilsynet og andre styrelser under Beskæftigelsesministeriet, fortsat vil kunne undtages fra aktindsigt efter § 24, stk. 1, nr. 1 og 2, om interne dokumenter og oplysninger, der udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning. (ministerbetjeningsreglen)

7.3.2 Sager om kalenderførelse (§ 22)

Bestemmelsen omfatter alle kalendere omfattet af lovens anvendelsesområde, herunder ministerkalender og ansattes kalendere. Efter bestemmelsen er det alle dele af en kalender, som er undtaget fra aktindsigt.

7.4 Dokumenter undtaget fra aktindsigt

Offentlighedslovens §§ 23-27 beskriver hvilke dokumenter, der helt kan undtages fra aktindsigt.

7.4.1 Interne dokumenter (§ 23, stk.1)

Retten til aktindsigt omfatter ikke Arbejdstilsynets interne dokumenter, jf. offentlighedslovens § 23,
stk. 1, nr. 1.

Det er afgørende for, om et dokument er internt, at dokumentet ikke er afgivet til udenforstående,
dvs. ”sendt ud af huset”.

Eksempler på interne dokumenter Interne dokumenter er notater, som indeholder sagsbehandlerens overvejelser om en sags fortsatte behandling eller afgørelse, udkast til skrivelser, administrative forskrifter og planer referater af møder eller andre drøftelser med udenforstående, der alene udarbejdes til Arbejdstilsynets eget brug. Dokumenter, som udveksles indenfor Arbejdstilsynets enheder, fx mellem Arbejdsmiljøfagligt center og et tilsynscenter eller mellem to forskellige tilsynscentre, forbliver interne og anses ikke for at være ”sendt ud af huset”. I tilsynssager kan der være tale om notater vedrørende drøftelser med kollega/chef/jurist om reaktionsniveau, strategi for besøg eller Arbejdstilsynets handlemuligheder i en given situation. Høringer af kontorer i Arbejdsmiljøfagligt center og disses svar vil også falde ind under begrebet ”interne arbejdsdokumenter”. Ulykkesnotaterne.

Når et dokument ”sendes ud af huset”, og dermed er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående,
mister dokumentet sin interne karakter, og retten til at beskytte det interne dokument mistes, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2, 1. led. Ved udenforstående forstås en privat fysisk eller juridisk person eller myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet.

Et dokument mister dog ikke sin interne karakter, selvom det sendes ud af huset og afgives til udenforstående, hvis afgivelse sker af retlige grunde. Det kan fx være interne dokumenter, der videregives til en kontrol-, klage- eller tilsynsmyndighed, dvs. hvor der typisk er et over- underordnelsesforhold, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2, 2. led. Baggrunden for dette er, at der ellers ville være adgang til aktindsigt i Arbejdstilsynets interne dokumenter alene af den årsag, at sagen eller dokumenterne blev videresendt til fx en kontrolmyndighed, og det vil udhule betydningen af § 23.

Eksempler på situationer hvor der er en retlig forpligtelse til at videregive dokumenter, som dermed bevarer sin interne karakter: Videregivelse af dokumenter/oplysninger i forbindelse med en klage over afgørelser truffet af Arbejdstilsynet, dvs. videregivelse til Arbejdsmiljøklagenævnet eller Beskæftigelsesministeriet. Videregivelse af dokumenter/oplysninger til Datatilsynet, Rigsrevisionen eller Ombudsmanden efter anmodning herom Videregivelse af oplysninger til ministeren om konkrete sager efter anmodning herom Videregivelse til forskningsmæssig brug (offentlighedslovens § 23, stk. 2)

Dokumenter, der sendes fra en hvilken som helst enhed i Arbejdstilsynet og til en anden enhed indenfor Beskæftigelsesministeriet, et andet ministerium eller øvrige udenforstående parter og virksomheder, mister som udgangspunkt deres interne karakter og undergives aktindsigt. Dog gælder her bl.a. undtagelsen i forhold til dokumenter omfattet af reglen om ministerbetjening, jf. offentlighedslovens § 24, jf. § 23, stk. 1, nr. 2. Se nærmere afsnit 7.4.3.

Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, der omfatter interne dokumenter, er det klare udgangspunkt, at Arbejdstilsynet giver meroffentlighed i disse dokumenter. Interne dokumenter, der fx indeholder ufærdige eller foreløbige overvejelser i forbindelse med en intern eller politisk beslutningsproces, kan udleveres, hvis hensynet til at beskytte disse overvejelser ikke længere er nødvendigt. Se nærmere afsnit 10.

Interne dokumenter er omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens §§ 28, stk. 1 og 29, stk. 1. Det vil sige, at Arbejdstilsynet skal udlevere oplysninger om en sags faktiske grundlag samt oplysninger om eksterne og interne faglige vurderinger, selvom disse fremgår af et internt dokument.

Se hertil afsnit 7.6 om ekstrahering.

7.4.2 Interne dokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt (§ 26)

Der er som hovedregel ikke adgang til aktindsigt i interne dokumenter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1. Offentlighedslovens § 26 er dog en undtagelse til denne hovedregel i § 23. Efter § 26 skal der således alligevel gives aktindsigt i interne selvstændige dokumenter, som foreligger i endelig form, når der er tale om:

1. beslutningsdokumenter, § 26, nr. 1, fx en tilsynschefs beslutning om, hvordan en sag skal
   afgøres,
2. notater efter § 13 (notatpligten), § 26, nr. 2,
3. bevisdokumenter, § 26, nr. 3, fx GO-rapporter, MO-rapporter og ulykkesrapporter,
4. interne bindende retningslinjer om behandling af bestemte sagstyper, § 26, nr. 4, fx interne
   tilsynsinstrukser og andre interne retningslinjer samt notater om reaktionsniveau overfor
   brancher og virksomheder,
5. praksisoversigter, § 26, nr. 5. Der skal være tale om en systematiseret gengivelse af praksis
   på bestemte sagsområder. Samlinger af Arbejdstilsynets tidligere afgørelser, udtalelser mv.
   (visdomsbøger) til eget brug er ikke omfattet. Dog vil der være adgang til aktindsigt i de sager, som samlingerne indeholder.

Det er en forudsætning for at der er aktindsigt i interne dokumenter, at der er tale om selvstændige
dokumenter, der foreligger i endelig form. At et dokument er betegnet som udkast undtager ikke
automatisk dokumentet fra aktindsigt, såfremt dokumentet de facto er endeligt. Det er således indholdet i dokumentet, der er afgørende.

7.4.3 Ministerbetjeningsdokumenter (§ 24 - ministerbetjeningsreglen)

Ved ministerbetjening forbliver et internt dokument internt, selv om det udveksles mellem Arbejdstilsynet og andre underordnede myndigheder i Beskæftigelsesministeriet, eller mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet eller andre statslige myndigheder. jf. offentlighedslovens § 24, stk. 1. Dette gælder ikke alene for dokumenter, men også for oplysninger, som udveksles mellem Arbejdstilsynet og ministerier som led i ministerbetjening.

Bestemmelsen tager sigte på de situationer, hvor ministeren skal have rådgivning og bistand i sin funktion som regeringspolitiker og ikke i sin funktion som forvaltningschef. Der er altså en sondring i bestemmelsen mellem ministeren som regeringspolitiker og som forvaltningschef. Formålet med bestemmelsen og hensynet bag den er at beskytte den interne og politiske beslutningsproces.

Det er et afgørende kriterium for anvendelsen af bestemmelsen, at udvekslingen af dokumenterne sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at ministeren har brug for eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand. Der skal således være konkret grund til at tro, at ministeren får brug for bistand, fx ved en direkte bestilling, ellers må der lægges vægt på, om ministeren i den konkrete sammenhæng erfaringsmæssigt får brug for embedsværkets rådgivning. Det er ikke afgørende om dokumenterne de facto bliver brugt, så længe der har været konkret grund til at antage, at der var et behov.

Det er fortsat et almindeligt udgangspunkt, at udveksling af internt materiale mellem forskellige forvaltningsmyndigheder, fx mellem Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet i forbindelse med udførelsen af opgaver, der ikke vedrører ministerbetjening i § 24’s forstand, fx besvarelse af borgerbreve på ministerens vegne, bliver undergivet aktindsigt efter de almindelige regler i offentlighedsloven.

Det er ikke afgørende, hvornår et dokument er oprettet, men det er derimod afgørende hvornår dokumentet udveksles.

Eksempel Arbejdstilsynet kan have udarbejdet et internt notat (der ikke er afgivet til udenforstående og dermed har mistet sin interne karakter), som senere bliver anvendt i en politisk sag, hvor ministeren har brug for Arbejdstilsynets rådgivning om et arbejdsmiljøemne. Her er det ikke afgørende, at notatet oprindeligt er udarbejdet til et andet formål, men afgørende er derimod, at dokumentet udveksles i forbindelse med ministerbetjening.

Deltager embedsfolk fra Arbejdstilsynet i tværministerielle arbejdsgrupper med henblik på rådgivning af en minister, og deltager der i øvrigt ikke eksterne folk, der ikke er embedsmænd fra andre myndigheder, vil der være tale om ministerbetjening i § 24’s forstand. De dokumenter der bliver produceret i sådan en arbejdsgruppe, vil kunne undtages med henvisning til § 24.

Det fremgår af bemærkningerne til offentlighedsloven, at bestemmelsen skal fortolkes og anvendes restriktivt. Hvis der foreligger tvivl om bestemmelsen finder anvendelse, da skal tvivl ikke som udgangspunkt føre til åbenhed og dermed aktindsigt. Hensynet til beskyttelsen af den politiske beslutningsproces er et legitimt hensyn og skal derfor i tilfælde af tvivl tages i betragtning.

Eksempler på ministerbetjeningsdokumenter Arbejdstilsynets rådgivning af ministeren om forskellige løsningsforslag/politiske problemer i en sag. Arbejdstilsynets bidrag i forbindelse med besvarelse af folketingsspørgsmål og bidrag til ministerens deltagelse i møder og samråd. Arbejdstilsynets bidrag i forbindelse med iværksættelse eller forberedelse af politiske initiativer og politikoplæg.

Man skal dog være opmærksom på, om der i ministerbetjeningsdokumenterne indgår oplysninger om en sags faktiske grundlag mv. jf. § 24, stk. 2, idet sådanne oplysninger skal ekstraheres og udleveres, da de fortsat er undergivet aktindsigt, jf. offentlighedslovens §§ 28 og 29. Se i øvrigt afsnit 7.6 om ekstrahering.

Vær særligt opmærksom på undtagelsen i § 29, stk. 1. 2. pkt. om, at der ikke er pligt til at ekstrahere en intern faglig vurdering i endelig form, når der er tale om et ministerrådgivningsdokument. Om sondringen mellem et ministerbetjeningsdokument i § 24’s forstand og et ministerrådgivningsdokument i § 29, stk. 1, 2. led, se afgrænsningen i afsnit 7.6.2.1

Fra hovedreglen om, at der ikke er aktindsigt i ministerbetjeningsdokumenter, jf. § 24, stk. 1, gælder en række undtagelser, hvor der alligevel er ret til aktindsigt i et internt ministerbetjeningsdokument. Dette gælder følgende:

1. i sager, hvori der er eller vil blive truffet en konkret afgørelse af Arbejdstilsynet, jf. § 24, stk. 3, nr. 1, fx myndighedsklager, eller en afgørelse truffet i henhold til arbejdsmiljøloven,
2. i sager om indgåelse af kontraktforhold, jf. § 24, stk. 3, nr. 2,
3. i forbindelse med et ministeriums kontrol- eller tilsynsopgaver, jf. § 24, stk. 3, nr. 3. Udtrykket ”kontrol og tilsynsopgaver” omfatter ikke de tilfælde, hvor ministeriet anmoder Arbejdstilsynet om en redegørelse på baggrund af en konkret ”politisk” sag. Disse redegørelser er omfattet af bestemmelsens stk. 1, se ovenfor, og er undtaget fra aktindsigt. Derimod vil sager, hvor ministeriet er rekursmyndighed i forhold til afgørelser truffet af Arbejdstilsynet, falde indenfor undtagelsen i § 24, stk. 3, nr. 3, og dermed være undergivet aktindsigt, fx klager til ministeriet over afgørelser om aktindsigt.

Ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvor Arbejdstilsynet kommer frem til, at der i medfør af § 24 ikke kan gives aktindsigt, skal det overvejes, om der alligevel kan gives aktindsigt i dele af dokumenterne i medfør af reglen om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens § 14. Se afsnit 10.

7.4.4 Andre dokumenter undtaget fra aktindsigt (§ 27)

I offentlighedslovens § 27 er nævnt en række nærmere angivne fortrolige dokumenter, som kan undtages fra aktindsigt. Der er tale om følgende dokumenter:

1. Statsrådsprotokoller jf. § 27, nr. 1. (behandles ikke her)
2. Dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning og anden tilsvarende proces jf. § 27, nr. 2. Denne bestemmelse vil kun yderst sjældent være relevant for Arbejdstilsynet, da Arbejdstilsynet som udgangspunkt ikke videregiver materiale til folketingsmedlemmer på vegne af ministeren. Udvekslingen vil normalt gå fra departementet til de relevante folketingsmedlemmer. Arbejdstilsynet vil typisk kunne undtage de dokumenter, som er udarbejdet af Arbejdstilsynet til brug for en udveksling mellem ministeren og et folketingsmedlem efter lovens § 24.
3. Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed jf. § 27, nr. 3.
4. Brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres jf. § 27, nr. 4.
   Det kan fx være korrespondance med juridisk sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål, hvis en retssag uden at være under konkret overvejelse, dog må underforstås som en nærliggende mulighed. (”Kammeradvokatreglen”)
5. Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser, jf. § 27, nr. 5.
   Bestemmelsen omfatter kun grundmaterialet, ikke resultatet af bearbejdningen heraf.

Man skal dog være opmærksom på, om der indgår oplysninger om en sags faktiske grundlag mv. i de fortrolige dokumenter jf. § 27 nr. 1-5. Sådanne oplysninger skal ekstraheres og udleveres, da de fortsat er omfattet af retten til aktindsigt, jf. offentlighedslovens §§ 28 og 29. Se i øvrigt afsnit 7.6 om ekstrahering.

Arbejdstilsynets praksis Når Arbejdstilsynet i forbindelse med regeludvalg fungerer som sekretariat for Arbejdsmiljørådet (AMR), vil de dokumenter, der udarbejdes, tilhøre udvalget og ikke Arbejdstilsynet. I disse sager skal AMR altid høres, inden der gives aktindsigt, også i de eksterne dokumenter. Der skal gives aktindsigt i de eksterne dokumenter, som bl.a. er Arbejdstilsynets anmodning om nedsættelse af regeludvalg, AMR’s sekretariats indmelding af navne til udvalget og AMR’s indstilling til ministeren. Derudover kan der konkret i sagen være andre dokumenter, som ikke er interne udvalgsdokumenter. Det afgørende er, om dokumenterne kun er sendt mellem Arbejdstilsynet som sekretariat for udvalget (og ikke som myndighed) og udvalgets medlemmer. Er dette tilfældet, er der tale om interne udvalgsdokumenter. De dokumenter, der herefter er interne udvalgsdokumenter, fx mødereferater, skal AMR tage stilling til, om der skal gives aktindsigt i efter princippet om meroffentlighed. Derfor sendes aktindsigtsanmodningen fra Arbejdstilsynet som sekretariat for regeludvalget til AMR’s sekretariat med anmodning om en beslutning om, om der skal gives aktindsigt i de konkrete interne dokumenter efter princippet om meroffentlighed.

7.5 Oplysninger undtaget fra aktindsigt

Offentlighedslovens §§ 30-33 beskriver hvilke typer af oplysninger (men ikke hele sager eller dokumenter), der helt kan undtages fra aktindsigt. Der er efter bestemmelserne mulighed for fx at undtage oplysninger om enkeltpersoners forhold og om visse drifts- eller forretningsforhold fra adgangen til aktindsigt.

Hvis der efter reglerne i §§ 30-33 er adgang til at undtage visse oplysninger fra et dokument, følger det af offentlighedslovens § 34, at der er pligt til at give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold (delvis aktindsigt). Dette gælder dog ikke, hvis delvis aktindsigt vil medføre en prisgivelse af det eller de forhold, der er hjemmel til at undtage efter §§ 30-33 (nr. 1), hvis delvis aktindsigt vil indebære, at der gives klart vildledende information (nr. 2), eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke er meningsgivende (nr. 3).

Hensynene bag §§ 31-33 kan begrænse, at en person kan få indsigt i oplysninger om den pågældende selv (egenacces), jf. offentlighedslovens § 8, 1. pkt. Retten til egenacces begrænses dog ikke af § 30, nr. 1, da bestemmelsen selvstændigt undtager oplysninger om enkeltpersoners private forhold fra aktindsigt.

Der skal være tale om, at de hensyn, der ligger bag undtagelsesbestemmelserne i §§ 31-33, eller hensyn til personen selv eller andre afgørende hensyn taler imod, at der skal gives egenacces i de pågældende oplysninger.

7.5.1 Generelt om oplysninger om private forhold (§ 30, nr. 1 - ubetinget undtagelse)

Offentlighedslovens § 30, nr. 1, undtager enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Der skal være tale om oplysninger, der efter en generel vurdering må siges at vedrøre ”privatlivets fred”, dvs. følsomme oplysninger.

Bestemmelsen omfatter uden videre oplysninger, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 og 10, vedrørende private forhold, idet der er tale om særligt følsomme oplysninger. Det er bl.a. oplysninger om racemæssige og etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssig tilhørsforhold samt oplysninger om strafbare forhold, helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler og lignende.

Også mindre følsomme oplysninger end dem, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 og 10, kan undtages efter § 30, nr. 1. Det er almindeligt antaget, at oplysninger om CPR-numre er undtaget fra adgangen til aktindsigt. Endvidere kan oplysninger om beskyttede adresser i folkeregisteret, hemmeligt telefonnummer og bankkontooplysninger undtages fra aktindsigt. Oplysninger om, at en medarbejder, herunder også chefer, er blevet fyret, bortvist eller hjemsendt fra en arbejdsplads er også en personfølsom oplysning. Beskyldninger og anklager mod en person af en vis grovhed kan også være en privat oplysning, som kan undtages fra aktindsigt, uanset om beskyldningerne/anklagerne er korrekte eller ej.

Arbejdstilsynets praksis Det er Arbejdstilsynets praksis, at man som udgangspunkt undtager adresser og telefonnumre for ikke at risikere at udlevere hemmelige numre m.v.

Oplysninger af mere neutral karakter, dvs. oplysninger, som ikke er følsomme, vil ikke kunne undtages med hjemmel i § 30, nr. 1. Det gælder fx oplysninger om udstedelse af pas og kørekort, oplysninger om civilstand, fx gift eller ugift samt oplysninger om navne på ansatte på de virksomheder, som Arbejdstilsynet besøger.

Det skal dog bemærkes, at ikke-følsomme oplysninger kan indgå i en sådan sammenhæng, at de bliver følsomme. Hvis navnet på en ansat på en virksomhed står i forbindelse med nogle helbredsmæssige forhold, kan navnet undtages fra aktindsigt. Endvidere gælder, at selve den oplysning at en ansat har klaget over arbejdsmiljøet til Arbejdstilsynet, skal undtages aktindsigt (både at der er klaget, hvad klagen indeholder og hvem der har klaget). Nærmere om klager se afsnit 13.

Arbejdstilsynets praksis For så vidt angår fotos, vil der formentlig ikke være en pligt til at sløre/anonymisere disse. Imidlertid har Arbejdstilsynets en praksis for at gøre dette, når ansigtet kan genkendes. Sløringen/anonymiseringen skal ses i sammenhæng med, at det for Arbejdstilsynet i mange sager ikke er personens identitet, der er vigtig, men derimod den pågældende funktion der udføres, eller den pågældende situation, som personen befinder sig i.

Ikke-følsomme oplysninger kan i (helt) særlige tilfælde undtages efter opsamlingsbestemmelsen i §
33, nr. 5, jf. nærmere herom i afsnit 9.5.3.3.

Vær opmærksom på, at hvis oplysninger af privat karakter ved en fejl er blevet udleveret, bliver de ikke dermed offentligt tilgængelige, og de vil fortsat kunne undtages fra aktindsigt efter de almindelige regler.

Vær også opmærksom på, at hvis den, der afgiver en oplysning, ønsker, at oplysningen skal hemmeligholdes (diskretionsforbehold), må Arbejdstilsynet oplyse den pågældende om, at et sådant forbehold ikke er bindende for Arbejdstilsynet, ligesom Arbejdstilsynet ikke kan give tilsagn om, at oplysningen kan undtages i en senere aktindsigt.

Oplysninger, der er offentligt tilgængelige efter andre regler, fx i offentlige registre, håndbøger, ved offentlig fremlæggelse og lignende, kan ikke undtages fra aktindsigt i medfør af bestemmelsen i § 30, nr. 1.

Efter bestemmelsen i § 30, nr. 1, kan oplysninger om enkeltpersoners økonomiske forhold undtages fra aktindsigt.

Når det gælder oplysninger om økonomiske forhold, er det en forudsætning for undtagelse af oplysningen, at den angår eller afslører noget om personens privatøkonomi, fx forhold omkring betalingsforhold, herunder om betalinger til eller restancer i forhold til det offentlige.

7.5.1.1 Hvem er omfattet af ”enkeltpersoner”

Det er en betingelse for at anvende bestemmelsen i § 30, nr. 1, at de pågældende oplysninger vedrører en eller flere (identificerbare) fysiske personer.

Beskyttelsen vedrører også personligt drevne virksomheder (enkeltmandsejede virksomheder og interessentskaber), uanset virksomhedens størrelse.

Omvendt er virksomheder, der drives i selskabsform (juridiske personer), ikke omfattet af denne beskyttelse (uanset størrelse).

Beskyttelsen af personligt drevne virksomheder indebærer bl.a., at oplysninger om strafbare forhold for sådanne virksomheder er undtaget aktindsigt, jf. nærmere nedenfor under oplysninger om straf.

7.5.1.2 Nærmere om visse typer af private oplysninger

7.5.1.2.1 Helbredsoplysninger

Helbredsoplysninger omfatter alle personoplysninger om den registreredes tidligere, nuværende eller fremtidige fysiske eller mentale helbredstilstand. Helbredsoplysninger omfatter herunder enhver oplysning om fx en sygdom, et handicap, en sygdomsrisiko, en sygehistorie, en behandling eller andet uafhængigt af årsagen hertil.

En oplysning om, at en person har stress og er sygemeldt, udgør en helbredsoplysning. En oplysning om, at en person er syg/langtidssyg, uden angivelse af hvori sygdommen består, anses ikke for en helbredsoplysning.

I sager om undersøgelse af ulykker, kan der optræde helbredsmæssige forhold. Det kan fx være i form af beskrivelse af følgevirkningerne (diagnoser) efter ulykken, fx at skadelidt havde pådraget sig hovedkvæstelser, der betød at han efterfølgende havde migrænelignende symptomer.

Visse oplysninger om en ulykkes karakter vil kunne undtages efter bestemmelsen. Det kan fx være oplysninger om, at der er sket brud på knogler, kvæstelser på bestemte dele af kroppen mv. Oplysninger om at en ulykke har medført mindre/alvorlig personskade uden angivelse af hvilken type af skade eller skadesområde på kroppen vil som udgangspunkt ikke kunne undtages efter bestemmelsen. Det vil dog altid være en konkret vurdering, om der ved udlevering af oplysninger om ulykkens karakter også vil blive givet oplysninger, der mere har karakter af helbredsoplysninger. I sådanne tilfælde kan oplysningerne dog stadig gives i en aktindsigt, hvis blot de er effektivt anonymiseret, jf. afsnit 7.5.1.3 nedenfor.

I sager om psykisk arbejdsmiljø vil der typisk optræde oplysninger om helbredsmæssige forhold. Fx kan der i forbindelse med påbud til bosteder for personer med forskellige typer af lidelser, være oplysninger om diagnoser.

Hvis diagnoserne indgår i en generel beskrivelse af bostedets funktion, skal de ikke undtages. Oplysningerne skal undtages fra aktindsigt, når diagnosen kan tilknyttes en specifik beboer eller når man ville kunne udpege, at der er tale om en specifik person indenfor en mindre gruppe af beboere, jf. i øvrigt under afsnit om anonymisering.

For så vidt angår oplysninger om erhvervssygdomme, er det altid en konkret vurdering, fx ud fra størrelsen af virksomheden, om der kan ske oplysning. Det må således ikke være muligt, at kunne identificere den eller de ansatte med de pågældende erhvervssygdomme. Det gælder også, selvom vedkommende ikke længere er ansat på virksomheden.

Andre private oplysninger kan være oplysninger, som direkte eller indirekte siger noget om personlige karaktertræk, fx hvis der i et påbud om mobning under de enkelte mobbehandlinger er beskrivelser af særlige negative (krænkende) karaktertræk. Dette kan særligt være tilfældet i sager, hvor det er lederen der mobber, og det derfor er meget tydeligt, hvem de pågældende oplysninger vedrører.

7.5.1.2.2 Oplysninger om straf

Oplysninger om strafbare forhold omfatter oplysninger om, at virksomheden eller den ansatte er blevet straffet, eller oplysninger om, at Arbejdstilsynet har indstillet virksomheden eller den ansatte til retslig tiltale eller udstedt en administrativ bøde til den pågældende.

Det forhold, at Arbejdstilsynet i reaktionerne på tilsynssagen eller i et varsel til virksomheden/den ansatte standardmæssigt har tilkendegivet, at det overvejes at politianmelde virksomheden/den ansatte eller at udstede en bøde, anses normalt ikke i sig selv for en oplysning om et strafbart forhold, idet Arbejdstilsynet efter helt sædvanlig praksis skal foretage en vurdering heraf, når der konstateres visse, alvorlige overtrædelser af  arbejdsmiljølovgivningen. Tilkendegivelsen om at Arbejdstilsynet påbegynder disse overvejelser, indebærer således ikke, at hverken virksomheden eller den ansatte anklages for et strafbart forhold.

Da det typisk kun er i GO-sager (straffesager), at der er oplysninger om strafbare forhold, jf. nærmere afsnit 14, vil der i tilsynsdokumenter kun sjældent være behov for at undtage navn m.v. på den personligt ejede virksomhed eller den/de ansatte, som udførte arbejdet.

Navne skal dog undtages, hvis en anmodning om aktindsigt har som udgangspunkt, at Arbejdstilsynet har indstillet til retslig tiltale eller afsendt administrativt bødeforelæg.

Eksempel Der anmodes om aktindsigt i alle byggeanlægssager i 2012, som har medført, at Arbejdstilsynet har indstillet til strafferetlig forfølgning, hvor både juridiske personer og personligt ejede virksomheder er omfattet - i en sådan aktindsigtssag skal navne m.v. på personligt ejede virksomheder undtages fra aktindsigt.

Hvis en anmodning har som udgangspunkt, at Arbejdstilsynet har indstillet til retslig tiltale eller sendt administrativt bødeforelæg mod den eller de ansatte, der udførte arbejdet, skal navnene på de ansatte, der er blevet rejst en straffesag mod, undtages fra aktindsigt. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis der anmodes om aktindsigt i alle sager i 2012, som har medført at Arbejdstilsynet har rejst en straffesag mod en ansat.

7.5.1.2.3 Personaleoplysninger

Oplysninger om, hvilke personer der har truffet afgørelse, og hvem der i øvrigt har medvirket i sagsbehandlingen, kan ikke undtages fra aktindsigt med henvisning til at oplysningerne vedrører den ansattes private forhold. Deltagelse i sagsbehandling vedrører den ansattes tjenstlige forhold.

Kun i ganske særlige tilfælde kan der for at beskytte den (offentligt) ansatte være grundlag for over for en part eller andre at hemmeligholde hvem der har truffet afgørelse i en sag eller i øvrigt deltaget i behandlingen af en sag. Et sådant afslag vil imidlertid typisk ikke ske med hjemmel i § 30, nr. 1, men derimod i opsamlingsbestemmelsen i § 33, nr. 5, eller efter § 9, stk. 2, nr. 2, som indeholder hjemmel til at afslå aktindsigt, hvis der er begrundet mistanke om chikane af den ansatte.

7.5.1.3 Særligt om anonymisering

I det omfang et dokument indeholder oplysninger omfattet af § 30, nr. 1, er Arbejdstilsynet ikke forpligtet til at foretage anonymisering af oplysningerne med henblik på at imødekomme en anmodning om aktindsigt. Det fremgår dog af bemærkningerne til § 30, nr. 1, at man efter anmodning fra den aktindsigtssøgende bør gennemføre en anonymisering, hvis anonymiseringen kan ske uden nævneværdig brug af myndighedens ressourcer.

For arbejdet med ekstrahering efter § 28 og 29 angives, at dette ikke skal ske, hvis det vil nødvendiggøre et ”uforholdsmæssigt ressourceforbrug”. Det er i bemærkningerne præciseret, at der her tænkes på mindst 10 timer (hvis der ikke er en særlig interesse).

Det må formodes, at med formuleringen ”uden nævneværdige ressourcer” skal der et lavere antal timer end 10 til for at kunne afslå at anonymisere.

Arbejdstilsynet har den praksis, at man i vidt omfang søger at gennemføre anonymisering ud fra princippet om meroffentlighed. Det vil dog altid være en konkret vurdering.

Det er en betingelse, at anonymiseringen er tilstrækkelig effektiv.

En anonymisering er tilstrækkelig, når den pågældende person ikke vil kunne genkendes. Det nævnte  anonymiseringskrav vil ikke være opfyldt, hvis der er nogle, der kan identificere den person, de udleverede (og anonymiserede) oplysninger angår. Det nævnte anonymiseringskrav vil dog ikke være tilsidesat, hvis der blot er tale om, at nogle der i forvejen kender oplysningerne, fx den privatperson oplysningerne angår eller den  forvaltningsmyndighed, der udleverer oplysningerne, kan identificere den person, de private oplysninger angår.

Der skal derfor ikke alene ses på, om den enkelte oplysning i sig selv fremtræder som en personfølsom oplysning, men tillige på, om oplysningen sammenholdt med de øvrige oplysninger, den indgår i sammenhæng med, afslører eller kan afsløre omstændigheder, der kan identificere den, hvis private oplysninger det vedrører.

Hvis der i forbindelse med et påbud, kun er beskrevet en enkelt persons personfølsomme oplysninger, fx en enkelt beboer på et bosted, må man være helt sikker på, at han/hun ikke kan identificeres på disse oplysninger, men der må i øvrigt gives aktindsigt i påbuddet.

Om kravet til effektiv anonymisering i det enkelte tilfælde er opfyldt beror på en konkret vurdering, herunder navnlig en vurdering af oplysningerne og den sammenhæng, hvori de optræder.

Der skal ved undtagelse fra aktindsigt inddrages flere overvejelser i vurderingen.

• Er der fx tale om et bosted med meget få beboere, som gør at risikoen for identifikation af en specifik person er stor?
• Er der tale om et lille lokalsamfund, hvor mange vil kunne genkende en person på baggrund af beskrivelse af dennes opførsel eller nogle konkrete hændelser?
• Er det nødvendigt at undlade oplysninger om køn, da der er tale om meget få beboere af samme køn?
• Skal en dato undlades, så man ikke kan identificere ulykken?
• Skal man undlade nævnelse af fysiske kendetegn på en person, da denne ellers ville kunne identificeres?

Det er en konkret vurdering, hvor mange der skal omtales i et dokument, før det opfylder kravene til at være anonymt. Fx kan fire ud af seks være anonymt, hvis der i øvrigt omtales ti forskellige huse, med hver seks beboere. Omvendt er det ikke sikkert, at en ud af tolv sikrer anonymitet, hvis det er alment kendt af lokalsamfundet, at en vis person laver ballade.

7.5.1.4 Samtykke

Bemærk, at selvom en klager har sendt en klage både til Arbejdstilsynet og til pågældende virksomhed (åben klage) eller på anden måde har givet samtykke til, at klagen kan udbredes til en større kreds, så kan Arbejdstilsynet ikke give aktindsigt i modtagne klager, jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2.

7.5.2 Oplysninger om drifts- og forretningsforhold (§ 30, nr. 2 – undtagelse efter et konkret skøn)

I modsætning til de private oplysninger af følsom karakter, er oplysninger om driftsforhold, forretningsforhold og lignende i § 30, nr. 2, ikke generelt undtaget aktindsigt. Det betyder, at sådanne oplysninger alene kan undtages fra aktindsigt, når det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår. Det vil typisk være oplysninger, som har betydning for en virksomheds konkurrenceevne.

Foreligger der dokumenteret og berettiget tvivl om, hvorvidt oplysningerne kan undtages, fremgår
det af bemærkningerne til loven, at en formodningsregel fører til, at det vil være til skade for en
virksomhed, hvis oplysningerne udleveres, og Arbejdstilsynet skal derfor afslå at udlevere oplysningerne om drifts- og forretningsforhold.

Arbejdstilsynets praksis I tvivlstilfælde kontakter Arbejdstilsynet, den pågældende virksomhed med henblik på at høre, om virksomheden selv mener, at der er tale om forretningshemmeligheder samt, hvad virksomheden mener, ikke skal udleveres. Oplysninger der sendes i høring, bliver ikke omfattet af retten til aktindsigt.

Eksempler på oplysninger, der sendes i høring hos virksomheder Beskrivelser af produktionsmetoder eller fremstillingsprocesser. Planlagte produktionsændringer eller lignende, som indgår i påbud, eller sager vedrørende planlagt byggeri. Fakturaer, der fx angiver prisen på en konsulentundersøgelse. Foreningers regnskaber. Oplysninger om kemiske produkter.

7.5.3 Undtagelse af andre oplysninger efter en konkret afvejning af interesser

Efter offentlighedslovens §§ 31 – 33 kan en begæring om aktindsigt afslås, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysninger efter et konkret skøn findes at burde vige for hensynet til de interesser, der er opregnet i bestemmelserne. Aktindsigt kan kun afslås, hvis der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide betydelig skade.

7.5.3.1 Statens sikkerhed eller rigets forsvar (§ 31)

Det er ikke afgørende, om dokumentet er stemplet som ”fortroligt” eller lignende. Dog kan en sådan påtegning indicere hvilken myndighed, der er kompetent til at træffe afgørelse om aktindsigt.

Oplysninger skal undtages, hvis de direkte afslører fx terrormål. Dog skal også andre umiddelbart ”banale” oplysninger undtages aktindsigt, hvis de sammenstillet med andre for borgeren tilgængelige oplysninger, vil kunne skade statens sikkerhed.

Der findes en særlig procedure vedrørende aktindsigt i risikovirksomheder:

• Risikosager har i ATIS sagstitler, som starter med: Seveso.

Aktindsigt i risikosager er specielle ved:

• at de falder ind under lov om aktindsigt i miljøoplysninger
• at de i nogle tilfælde rettes til flere myndigheder samtidig
• at politiet i de fleste tilfælde skal høres, inden der gives aktindsigt

Arbejdstilsynets praksis Da aktindsigt i risikosager i nogle tilfælde rettes til flere af de involverede myndigheder samtidigt, skal det vurderes om miljømyndigheden eller andre skal kontaktes for at afklare behandlingen af sagen. Sagen skal gennemgås for at vurdere, om der kan tænkes at være sikkerhedsfølsomme oplysninger, som ikke må udleveres. Vurderingen af hvad der kan være  sikkerhedsfølsom foretages af centerjuristen i samarbejde med risikosagsbehandleren. Anmodningen om aktindsigt sendes i høring hos politiet, idet der henvises til offentlighedslovens § 31, og behovet for vurdering herefter. Det antages generelt, at politiet som myndighed har den bedste kompetence til at vurdere og begrunde risikovirksomheder i forhold til offentlighedslovens § 31. Af samme grund følges indstillingen fra politiet i forhold til anmodningen om aktindsigt som altovervejende hovedregel. Der skal således være særlige grunde til at gå i mod politiets vurdering. Ressortkontoret i Arbejdsmiljøfagligt center for risikosager orienteres efterfølgende. Det er nødvendigt, at centerjuristen selv konkret vurderer, om politiets udtalelse i tilstrækkeligt omfang belyser alle spørgsmål. Ombudsmandens udtalelse fra 15. maj 2008 (om Shell, Fredericia) understreger, at såfremt politiets udtalelse imod aktindsigt efter offentlighedslovens § 31 ikke indeholder oplysninger om baggrunden eller begrundelse for vurderingen, kan myndigheden (i dette tilfælde miljømyndigheden) ikke tillægge udtalelsen afgørende vægt i sig selv. Der skal således til enhver tid foretages en konkret vurdering af, hvorvidt politiets udtalelse, såfremt denne forholder sig negativt, er tilstrækkelig til at meddele afslag på aktindsigt. Det bemærkes, at der som udgangspunkt ikke gives aktindsigt i samlede lister over risikovirksomheder. En liste over risikovirksomheder kan misbruges på en måde som bevirker, at den bliver omfattet af offentlighedslovens § 31.

7.5.3.2 Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.( § 32)

Retten til aktindsigt kan begrænses af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser, jf. offentlighedslovens § 32. Bestemmelsen er relevant i forhold til anmodninger om aktindsigt i åbningsskrivelser og lignende dokumenter fra EU-kommissionen, som evt. vil kunne føre til en traktatkrænkelsessag mod Danmark.

Særligt om aktindsigt i EU-dokumenter

Reglerne om aktindsigt i Europa Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter findes i forordning nr. 1049/2001 af 31. maj 2001.

Forordningen angiver, at alle institutionernes dokumenter som udgangspunkt bør være offentligt tilgængelige. Der er dog visse begrænsninger, idet institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne drøftelser mv., herunder fx korrespondance med medlemsstaterne.

Helt konkret betyder dette, at Arbejdstilsynet ikke uden videre må give indsigt i dokumenter til eller fra en af de nævnte EU-institutioner. Har Arbejdstilsynet fx i forbindelse med spørgsmål til Kommissionen omkring implementering af en retsakt rettet henvendelse til en EU-institution, kan Arbejdstilsynet ikke uden videre give aktindsigt i de pågældende dokumenter.

Dette gælder dog ikke Arbejdstilsynets egne dokumenter, fx om hvordan en EU-retsakt skal implementeres, da der ikke er tale om et dokument, som hidrører fra en EU-institution.

Der gælder en høringsregel i forhold til EU-dokumenter i forordningens artikel 5.¹ I forhold til åbningsskrivelser på Arbejdstilsynets område, kan Arbejdstilsynet altid henvise den, der anmoder om aktindsigt, til Folketingets hjemmeside, hvoraf det fremgår, at Danmark har modtaget en åbningsskrivelse.

For så vidt angår åbningsskrivelser, begrundede udtalelser og dertil hørende korrespondance, afslår Arbejdstilsynet anmodninger om aktindsigt, i overensstemmelse med Justitsministeriets udmelding og med henvisning til offentlighedslovens § 32.

Arbejdstilsynets praksis Ved tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i et dokument fra en af EU-institutionerne, skal den pågældende institution spørges herom.

---

¹ Artikel 5
Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare. Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen.

---

7.5.3.3 Undtagelse af visse andre oplysninger (§ 33)

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 33 har karakter af en opsamlingsbestemmelse, hvor det er en betingelse for at kunne undtage oplysninger efter bestemmelsen, at der er en nærliggende fare for, at de pågældende interesser i bestemmelsen vil lide skade, hvis oplysningerne ikke bliver undtaget.

De hensyn som er beskyttet efter § 33 er følgende:

• Forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lignende samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig- eller disciplinær forfølgning, jf. § 33, nr. 1, jf. nærmere nedenfor.
• Gennemførelsen af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed, jf. § 33, nr. 2, fx RUT og tilsynsplanlægning. Det betyder, at Arbejdstilsynet kan undtage oplysninger, der afslører elementer i måden Arbejdstilsynet gennemfører og planlægger tilsyn. Der kan som udgangspunkt ikke gives afslag på aktindsigt i henhold til denne bestemmelse efter at den pågældende aktivitet/tilsynet er gennemført. (Behandles ikke nærmere her).
• Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af det offentliges forretningsvirksomhed, jf. § 33, nr. 3. (behandles ikke nærmere her).
• Forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter, jf. § 33, nr. 4 (behandles ikke nærmere her).
• Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet, jf. § 33, nr. 5. Som betingelse for at undtage oplysninger efter denne bestemmelse, skal der være tale om, at hensynet til offentlige eller private interesser er klart påkrævet. Der er ikke nogen absolutte grænser for denne bestemmelse. Det skal dog siges, at bestemmelsens anvendelsesområde er snæver, og der er tale om en opsamlingsbestemmelse. Der skal altid overvejes en anden hjemmel, før denne tages i brug, jf. nærmere nedenfor.

Efter offentlighedslovens § 33, nr. 1, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser.

Det betyder, at fra det tidspunkt, hvor Arbejdstilsynet har påbegyndt en vurdering af, om der er grundlag for at rejse en straffesag, skal aktindsigtsanmodninger vurderes under hensyn til, at der kan være dokumenter eller oplysninger i sagen, hvor imødekommelse af aktindsigt kan få indflydelse på muligheden for at få en evt. kommende straffesag efterforsket, og som derfor efter en konkret vurdering skal undtages.

Den strafferetlige vurdering anses for påbegyndt på det tidspunkt, hvor en sag om grov overtrædelse (GO-sag) oprettes som følge af, at rapport om grov overtrædelse er journaliseret (fordi det sker automatisk i ATIS), eller som følge af at Arbejdstilsynet modtager en politirapport med anmodning om en udtalelse om strafspørgsmålet.

Der skal således systematisk foretages en overvejelse af, om der er oplysninger i sagen, som skal undtages med henvisning til beskyttelse af væsentlige hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser m.v.

Oplysninger af betydning for efterforskningen kan fx være modstridende oplysninger fra de ansatte og ledelsen om instruktion, planlægning og tilsyn, som skal efterforskes yderligere. Eller det kan være, at der i løbet af politiets efterforskning kommer nye eller supplerende oplysninger, som enten skaber usikkerhed om eller strider imod oplysninger i tilsynssagen, og som derfor må undtages.

Der skal ske en vurdering af eventuelle efterforskningsmæssige hensyn indtil det tidspunkt, hvor spørgsmålet om straf er endeligt afgjort. Spørgsmålet om straf er endeligt afgjort, når en sag er henlagt (uden yderligere strafferetlige tiltag), eller når straffesagen er afgjort, fx ved endelig dom, eller ved vedtagelse af udenretligt eller administrativt bødeforlæg.

Undtagelse af oplysninger efter § 33, nr. 1, kan også være relevant, hvis dokumenter i sagen indeholder oplysninger om en virksomheds særlige fremgangsmåder eller driftsforhold, og som det er nødvendigt at undtage af hensyn til forebyggelse af strafbare forhold.

Eksempler på oplysninger, som det er nødvendigt at undtage, kan fx være: påbud om røveririsiko, hvor der indgår oplysninger, der i de forkerte hænder kan indebære en sikkerhedsrisiko for virksomheden/de ansatte, fx om forekomst af store pengebeløb, håndtering af penge internt og eksternt, bemandingsplaner, hvoraf fremgår hvornår ansatte er alene, påbud, der indeholder oplysninger om tidspunkter og områder, hvor der er ingen eller meget ringe politimæssig bemanding, fx politiets eller fængslers vagtplaner, kriminalforsorgens bemandingsplaner. påbud, der indeholder oplysninger om indretning af eller overvågning i fængsler. Påbud, der indeholder oplysninger om indretning af flugtveje eller forhold omkring overfaldsalarmer.

I disse tilfælde kan oplysningerne undtages, selv om Arbejdstilsynet ikke overvejer, om der er grundlag for at rejse en straffesag, da det er hensynet til forebyggelse af strafbart forhold, og ikke efterforskningsmæssige hensyn, der begrunder undtagelsen. Det betyder også, at der kan ske undtagelse af oplysningerne, uanset på hvilket tidspunkt anmodningen om aktindsigt fremsættes.

Det fremgår af bemærkningerne til § 33, nr. 5, at den alene kan anvendes, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysningerne i en sag eller et dokument efter et konkret skøn findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private hensyn. Det fremgår endvidere, at § 33, nr. 5 er tænkt anvendt i relativt sjældne tilfælde.

Da bestemmelsen som udgangspunkt er tiltænkt et snævert anvendelsesområde, må det antages, at der stilles strengere krav med hensyn til styrken af det aktuelle beskyttelsesbehov, når der er tale om beskyttelsesinteresser, der i øvrigt falder uden for loven.

Arbejdstilsynets praksis I det omfang, der på en anmeldelse af en alvorlig ulykke optræder navn og adresse på vidner til ulykken, vil Arbejdstilsynet som udgangspunkt undtage disse oplysninger fra aktindsigt, bl.a. for at undgå risikoen for, at et vidne bliver kontaktet/antastet af den, der har bedt om aktindsigt. I et påbud til fx en vagtcentral vil Arbejdstilsynet undtage oplysninger (citater) med meget personlige replikskifter under et nødopkald. Arbejdstilsynet vil undtage oplysninger, hvis ansatte fx i pressede situationer kan have angivet, at de kunne have lyst til at foretage sig strafbare forhold, fx hvis en lærer angiver at have lyst til at slå eleverne.

Arbejdstilsynets praksis Ved anmodninger om aktindsigt i de enkelte ulykkesanmeldelser på en virksomhed skal det overvejes, om anmeldelsen skal undtages retten til aktindsigt i de tilfælde, hvor anmelderen af ulykken er den ansatte selv eller dennes fagforening, partsrepræsentant mv. Hvis der er tale om en anmeldelse, hvor det er den ansatte selv, der har anmeldt ulykken, skal det vurderes konkret, om anmelderen (den ansatte) skal kontaktes for at høre, om anmeldelsen skal betragtes som en klage over arbejdsmiljøet på virksomheden, hvor ulykken er sket, jf. AML § 79, stk. 2. Hvis anmelderen bekræfter dette, vil der efter en konkret vurdering være mulighed for at undtage oplysningerne i anmeldelsen med hjemmel i § 33, nr. 5. Hvis den ansatte oplyser, at der ikke er tale om en klage, gives aktindsigt efter de almindelige regler, herunder evt. undtagelse af personlige oplysninger, jf. OFL § 30, nr. 1. Der kan være situationer, hvor både arbejdsgiveren og andre end arbejdsgiveren har foretaget anmeldelse af den samme ulykke. I disse tilfælde skal det også vurderes konkret, om anmeldelsen fra andre end arbejdsgiveren skal betragtes som en klage.

7.5.3.4 Aktindsigt i en del af et dokument

Hvis der som følge af de ovenfor omtalte undtagelsesbestemmelser skal undtages så mange oplysninger fra dokumenterne, at disse efter udtagelsen af oplysningerne giver en klart vildledende information, eller det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold, kan hele dokumentet undtages fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 34.

7.6 Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger (§§ 28 og 29)

Definition Ved ekstraheringspligt for en myndighed forstås, at myndigheden er forpligtet til at videregive visse oplysninger i et dokument. Det gælder uanset om det dokument, som oplysningerne fremgår af ellers vil kunne undtages fra retten til aktindsigt efter hhv. offentlighedslovens eller forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser. Ekstrahering er således når et dokument, som er undtaget fra aktindsigt, indeholder oplysninger, som Arbejdstilsynet har pligt til at trække ud af dokumentet og videregive.

7.6.1 Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger (§ 28, stk.1)

Offentlighedslovens § 28 handler om ekstraheringspligt fra dokumenter, der er undtaget aktindsigt efter bestemmelserne i lovens §§ 23, 24, 25 og 27, og indebærer at oplysninger om en sags faktiske grundlag og eksterne faglige vurderinger skal ekstraheres og udleveres.

Det er kun de oplysninger der vedrører en sags faktiske grundlag og som er relevante for sagen, som skal ekstraheres og udleveres. Det vil sige, at de oplysninger af faktisk karakter, som Arbejdstilsynet har lagt til grund for en beslutning i en sag, skal udleveres, og faktiske oplysninger, der er indgået i en sag, og som taler imod Arbejdstilsynets beslutning, skal udleveres.

Vurderingen af, hvornår en oplysning er relevant skal foretages konkret.

Ekstraheringspligten gælder også for oplysninger om en endelig beslutning om en sags afgørelse, der er indeholdt i et internt dokument, som ikke er omfattet af § 26, nr. 1, hvorefter der er ret til aktindsigt i et selvstændigt internt dokument i endelig form, når dokumentet alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse. Ekstraheringspligten vil således fx gælde, når den endelige beslutning om en sags afgørelse er gengivet i et internt dokument, der også indeholder andre oplysninger end den endelige beslutning (og derfor ikke er omfattet af § 26, nr. 1).

Om endelige beslutninger om en sags afgørelse i selvstændige dokumenter jf. § 26, henvises til ovenfor i afsnit 7.4.1 om interne dokumenter.

Arbejdstilsynet er forpligtet til at give aktindsigt efter lovens almindelige regler i eksterne faglige vurderinger, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1, 2. pkt.

Der skal være tale om eksterne rene faglige vurderinger og ikke vurderinger, der indeholder en subjektivt præget stillingtagen til et forhold, og den eksterne faglige vurdering skal være relevant, ligesom det gælder med ekstrahering og udlevering af de faktiske oplysninger.

Eksempel Der skal fx gives aktindsigt i en udefra indhentet sagkyndig erklæring, der indeholder en videnskabelig eller teknisk vurdering til brug for en af Arbejdstilsynets sager.

Arbejdstilsynet skal være opmærksomt på, at det kan være underordnet for den eksterne faglige vurdering, om der er tale om en mere subjektiv præget vurdering - hvis vurderingen (oplysningen) bidrager til at supplere sagens grundlag. Da skal vurderingen ekstraheres og videregives. Bemærk også, at ekstraheringspligten vedrørende de faglige eksterne vurderinger også omfatter foreløbige vurderinger. Det er således ikke et krav at dokumentet, som vurderingen indgår i, er endeligt. Det er der derimod et krav om ved ekstrahering af interne faglige vurderingen i § 29.

Uanset at der er pligt til at ekstrahere faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger fra et dokument, der er undtaget aktindsigt, skal man være opmærksom på, at de ekstraherede oplysninger jf. § 28, stk. 1, alligevel efter omstændighederne kan undtages fra retten til aktindsigt efter bestemmelserne i §§ 30 – 33 om undtagelse af oplysninger fra aktindsigt.

7.6.2 Interne faglige vurderinger (§ 29, stk. 1)

Offentlighedslovens § 29 handler også om ekstraheringspligt fra dokumenter, der er undtaget aktindsigt efter bestemmelserne i lovens §§ 23, 24, 25 og 27, og indebærer, at interne faglige vurderinger skal ekstraheres og udleveres.

Dette gælder dog ikke for alle interne dokumenter, men for oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, i det omfang oplysningerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag eller en offentlig redegørelse, handlingsplan eller lignende.

Der skal være tale om en vurdering i lighed med det tilsvarende udtryk i § 28, stk. 1, 2. pkt. Ekstraheringspligten af interne faglige vurderinger er begrænset til sager om et fremsat lovforslag eller en offentliggjort redegørelse, handleplan mv., og så skal den interne faglige vurdering derudover foreligge i endelig form, det vil sige, at den enten er tillagt faktisk betydning i en sag, eller den er klar til udsendelse eller offentliggørelsen, eller at den er blevet godkendt af den øverst ansvarlige person indenfor det pågældende område. Dette kan fx være en kontorchef, tilsynschef, centerchef, vicedirektør eller direktør.

Bestemmelsen tager således sigte på at give offentligheden indsigt i de faglige interne vurderinger, der knytter sig til politiske initiativer. Det er dog en forudsætning for, at initiativet er omfattet af bestemmelsen, at det har fået et vist konkret indhold og fast karakter. Det vil i almindelighed sige, at det politiske initiativ er meldt skriftligt ud, ligesom bestemmelsen kun omfatter interne faglige vurderinger, der indgår i en sag om et allerede fremsat lovforslag mv.
Hvis lovforslaget, hvori den interne faglige vurdering indgår i et dokument, ikke bliver fremsat, er der ikke ekstraheringspligt i oplysningerne.

Typisk vil interne faglige vurderinger i et internt dokument være sammenvævet med politisk præget rådgivning jf. § 24. Hvis dette er tilfældet, vil der ikke skulle foretages ekstrahering og udlevering af de interne faglige vurderinger jf. § 29, stk. 1, 1. pkt. Der vil heller ikke skulle foretages ekstrahering af interne faglige vurderinger, hvis disse vil afspejle de politisk-strategiske overvejelser, som Arbejdstilsynet har foretaget i løbet af sagens behandling. Her vinder hensynet til den politiske beslutningsproces og hensynet til, at ministeren handler som regeringspolitiker, og derfor skal den interne faglige vurdering ikke udleveres.

Arbejdstilsynets praksis I praksis giver Arbejdstilsynet, i vidt omfang, aktindsigt i interne faglige vurderinger.

7.6.2.1 Hvornår er der alligevel ikke pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger

Der gælder en pligt til at ekstrahere interne faglige vurderinger i endelig form, når disse er indeholdt i en sag om et fremsat lovforslag eller et offentliggjort politisk initiativ, jf. § 29, stk. 1, 1. punkt. Bestemmelsen indeholder dog en undtagelse til dette. Der er ikke pligt til at ekstrahere interne faglige vurderinger i endelig form, hvis disse indgår i et ministerrådgivningsdokument, jf. § 29, stk. 1, 2. pkt.

Et ministerrådgivningsdokument i § 29, stk. 1, 2. pkt. adskiller sig fra et ministerbetjeningsdokument i § 24’s forstand.

Ved et ministerrådgivningsdokument forstås et dokument, der er udarbejdet til brug for den direkte ministerrådgivning fx spørgsmål/svar eller faktaark til brug for et møde i Beskæftigelsesudvalget. Det vil sige, at der ikke er pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger i endelig form, for så vidt der er tale om, at vurderingerne indgår i en sag om et fremsat lovforslag mv. Dokumenter der blot indgår i en sag om ministerrådgivning, og som ikke er udarbejdet til brug for ministerrådgivningen, er ikke omfattet af bestemmelsen, og i sådanne dokumenter er der pligt til at ekstrahere og udlevere interne faglige vurderinger i endelig form.

Er der tvivl om, hvorvidt der er tale om et ministerrådgivningsdokument, skal der lægges vægt på, om hensynet til den inderste politiske beslutningsproces taler for, at der i forhold til dokumentet opretholdes den fulde fortrolighed.

7.6.3 Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere?

Arbejdstilsynet er ikke forpligtet til at ekstrahere faktiske oplysninger, oplysninger om eksterne faglige vurderinger samt interne faglige vurderinger i endelig form fra et dokument, der er undtaget fra aktindsigt jf. § 28, stk. 2 og § 29, stk. 2, hvis der er tale om et af følgende forhold: 

• Ekstraheringen vil kræve et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. § 28, stk. 2, nr. 1.
  Det fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen, at hvis gennemførelsen af ekstraheringen må forventes at overstige ca. 10 timer, vil Arbejdstilsynet kunne afvise at ekstrahere oplysningerne.
• Oplysningerne fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. § 28, stk. 2, nr. 2.
• Oplysningerne er offentligt tilgængelige, jf. § 28, stk. 2, nr. 3
  Eksempelvis på www.at.dk

Hvad angår ressourceforbruget i § 28, stk. 2, nr.1 er der tale om en dobbeltbegrænsningsregel i forhold til § 9, stk. 2, nr. 1, hvor det er muligt at afslå en anmodning om aktindsigt, hvis behandlingen af anmodningen nødvendiggør et unødigt ressourceforbrug på mere end 25 timer. Det betyder, at aktindsigt kan afslås, hvis ekstraheringen fx tager 12 timer, selvom det fx kun tager 5 timer at finde dokumenterne frem og det samlede ressourceforbrug er under 25 timer. Desuden er de to bestemmelser kumulative, og den tid Arbejdstilsynet bruger på at foretage ekstrahering skal lægges til oveni de 25 timer, der fremgår af den generelle ressourcebetragtning i § 9, stk. 2, nr. 1. Det vil sige, hvis ekstraheringen ikke overstiger 10 timer, kan aktindsigt alene afslås, hvis den øvrige behandling
af sagen overstiger 25 timer.

Vær dog opmærksom på, at Arbejdstilsynet i den forbindelse sjældent vil kunne undlade at foretage ekstrahering, når begæringen om aktindsigt er fremsat af en journalist (massemedie) eller en forsker (anmodere med særlig interesse).

8. Aktindsigt til pressen

Arbejdstilsynet ønsker mest mulig åbenhed om Arbejdstilsynets virke og tilstræber derfor størst mulig åbenhed i forvaltningen. Arbejdstilsynet lægger derfor vægt på at have et åbent, smidigt og konstruktivt samarbejde med nyheds- og fagpressen om alle sager og historier, der handler om arbejdsmiljø og arbejdsmiljøproblemer.

Journalister, der anmoder om aktindsigt, har som udgangspunkt altid en særlig interesse i at blive gjort bekendt med de forhold, som der anmodes om aktindsigt i. Det betyder, at Arbejdstilsynet kun sjældent vil kunne afslå en anmodning om aktindsigt fremsat af en journalist/pressen, uanset anmodningens omfang.

Vær dog her opmærksom på bestemmelserne vedrørende uforholdsmæssige ressourcer jf. afsnit 3.1.1.

Hvis der er tale om en anmodning, som vil være uforholdsmæssig ressourcekrævende at behandle, går Arbejdstilsynet i dialog med ansøgeren om at konkretisere anmodningen for at både hensynet til Arbejdstilsynets ressourcer og hensynet ansøgerens interesse i at få aktindsigten kan imødekommes Folketingets Ombudsmand har i en konkret sag vurderet, at 60 timer var et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor en journalist havde anmodet om aktindsigt.

Der er tale om en konkret vurdering i hver sag. Vejledende er dog, at hvis det estimere ressourceforbrug herefter ligger omkring 60 timer, skal vurderingen af om der kan gives afslag med henvisning til ressourceforbruget vendes med en jurist. I AFC vil sagen skulle vendes med MV.

Der påhviler desuden Arbejdstilsynet en særlig forpligtelse til at hjælpe journalisten med at indkredse og præcisere, hvilket materiale og hvilke oplysninger der ønskes indsigt i. Arbejdstilsynet har således pligt til at vejlede journalisten/pressen om, hvordan aktindsigtsanmodningen kan præciseres, så den opfylder lovens krav, se hertil afsnit 3.1 om identifikation. Arbejdstilsynet kan også, i det omfang det er relevant, vejlede journalisten om muligheden for at få materiale, som vedkommende måske ikke har bedt om, men som Arbejdstilsynet kan se vil være relevant. I sådanne tilfælde udleverer Arbejdstilsynet dokumenterne efter det ulovbestemte meroffentlighedsprincip.

Ved ”pressen” skal i forbindelse med behandlinger af aktindsigt i Arbejdstilsynet forstås massemedier, journalister tilknyttet et massemedie, herunder journalister tilknyttet fagpressen og freelancejournalister, når der foreligger en fast aftale med en avis/redaktør om at skrive artiklen. Det er Arbejdstilsynets praksis, at Arbejdstilsynet også i vidt omfang betjener journaliststuderende med imødekommelse af anmodninger om aktindsigt på lige fod med journalister, selvom der ikke er pligt hertil. Det betyder, at Arbejdstilsynet overfor journaliststuderende efter de almindelige regler og retningslinjer vil kunne afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen ikke er tilstrækkeligt identificeret, eller hvis behandlingen vil kræve et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug i Arbejdstilsynet, se afsnit 3.1 om identifikationskravet.

8.1 Telefoniske spørgsmål fra journalister/pressen

Når journalister telefonisk beder om aktindsigt i en bestemt sag, eller når man som led i et interview ønsker at give visse oplysninger, er reglerne om aktindsigt en god rettesnor. Oplysninger, som journalisten ville kunne få ved at søge aktindsigt, kan man som udgangspunkt give videre til journalisten telefonisk – man skal dog være opmærksom på, om henvendelsen handler om verserende straffesager eller sager om personligt ejede virksomheder, se hertil afsnit 14 om straffesager. Dette gælder, såvel når en journalist eksplicit spørger om konkrete oplysninger, som når Arbejdstilsynet som led i formidling af en arbejdsmiljøproblemstilling ønsker at give bestemte oplysninger til pressen.

Arbejdstilsynet skal overveje om det er relevant at vejlede om muligheden for at få aktindsigt og kan i den forbindelse tale med journalisten om anmodningens baggrund og formål, så anmodningen konkretiseres mest muligt. Der noteres i givet fald, at der anmodes om aktindsigt og denne behandles efter sædvanlig procedure.

8.2 Meroffentlighed (offentlighedslovens § 14)

I forbindelse med en anmodning om aktindsigt fra journalister/pressen, skal Arbejdstilsynet altid overveje, om der er mulighed for at give aktindsigt i videre omfang, end det, Arbejdstilsynet er forpligtet til efter loven (meroffentlighed). Det betyder fx, at Arbejdstilsynet skal overveje, om man kan udlevere dokumenter, der ellers ville være undtaget fra aktindsigt, fx et internt dokument.

Se i øvrigt afsnit 10 om meroffentlighed.

8.3 Oplysninger til pressen om straffesager.

Når journalister telefonisk beder om aktindsigt i en bestemt sag, eller når man som led i et interview ønsker at give visse oplysninger, er reglerne om aktindsigt en god rettesnor. Oplysninger, som journalisten ville kunne få ved at søge aktindsigt, kan man som udgangspunkt give videre til journalisten telefonisk – man skal dog være opmærksom på, om henvendelsen handler om verserende straffesager eller sager om personligt ejede virksomheder, se hertil afsnit 15 om straffesager. Dette gælder, såvel når en journalist eksplicit spørger om konkrete oplysninger, som når Arbejdstilsynet som led i formidling af en arbejdsmiljøproblemstilling ønsker at give bestemte oplysninger til pressen.

Arbejdstilsynet skal overveje om det er relevant at vejlede om muligheden for at få aktindsigt og kan i den forbindelse tale med journalisten om anmodningens baggrund og formål, så anmodningen konkretiseres mest muligt. Der noteres i givet fald, at der anmodes om aktindsigt og denne behandles efter sædvanlig procedure.

9. Hvad skal der gives aktindsigt i efter forvaltningsloven?

Alt materiale i en afgørelsessag (fx et påbud) er som udgangspunkt undergivet aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 2. Vedrørende partsbegrebet, se afsnit 2.2.1 og identifikationskrav se afsnit 3.3.

De dokumenter, som er omfattet af aktindsigt, er alt materiale i sagen. Dokumenter skal i denne forbindelse forstås meget bredt – således betragtes fx billeder, tegninger og prøver også som dokumenter, der kan omfattes af aktindsigten. Materiale, som er udlånt fra anden myndighed, eller andre myndigheders dokumenter er også omfattet af aktindsigten, hvis det er oversendt til Arbejdstilsynet til brug for en sag, Se i øvrigt afsnit 5.1.

Adgangen til oplysninger omfatter også journallisten i ATIS. Der er ikke efter forvaltningsloven § 9, stk. 2, en almindelige adgang til at gennemse journaler og registre, men kun til at se indførelser i den konkrete sag, så parten har mulighed for at kontrollere, om dokumenter er blevet holdt udenfor aktindsigten.

9.1. Særligt om online AT

Hvis en part anmoder om aktindsigt i dokumenter, som vedkommende har sendt til og modtaget fra Arbejdstilsynet, kan Arbejdstilsynet henvise vedkommende til online AT. Arbejdstilsynet kan dog ikke afslå en anmodning om aktindsigt med henvisning til online-AT Ved en anmodning kan Arbejdstilsynet opfordre parten til at få adgang via hjemmesiden og samtidig orientere om, at parten kan få tilsendt dokumenterne på normal vis, hvis parten ønsker dette.

Arbejdstilsynet skal være opmærksomt på, at der kan findes dokumenter på sagen, som vedkommende skal have indsigt i, men som ikke findes i online AT, fx et internt notat, som indeholder faktiske oplysninger.

Hvis der på en sag er dokumenter, som er anonymitetsmarkerede, skal Arbejdstilsynet være opmærksom på, at der er tale om dokumenter, som parten ikke vil kunne se via online AT. Det kan eksempelvis være en 112 anmeldelse fra politiet. Dem lægger vi på tilsynssagen og anonymiserer. Vær opmærksom på, at en klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed, jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2 skal oprettes på en selvstændig sag.

Hvis der på en sag er dokumenter, som er fortrolighedsmarkerede, er der som udgangspunkt tale om dokumenter, som kun skal udveksles mellem Arbejdstilsynet og parten. Disse vil således fremgå af online AT. Dokumenterne skal altid vurderes konkret ifm en anmodning om aktindsigt.

9.2 Sagstyper undtaget aktindsigt

Forvaltningsloven undtager delvist to typer af afgørelsessager fra retten til aktindsigt. Disse sagstyper er ansættelsessager og straffesager. Spørgsmål om ansættelsessager vil ikke blive gennemgået her. Vedrørende aktindsigt i straffesager, se afsnit 14.

9.3 Dokumenter undtaget fra aktindsigt

Forvaltningsloven undtager delvist ansættelses- og straffesager fra retten til aktindsigt, jf. § 9, stk. 3 og § 11. De sager, der ikke er undtaget fra aktindsigt, kan imidlertid indeholde et eller flere dokumenter, som skal undtages fra aktindsigten.

9.3.1 Interne arbejdsdokumenter (§§ 12, 13 og 14)

Retten til partsaktindsigt omfatter ikke Arbejdstilsynets interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12.
Det afgørende for, om et dokument er internt er, at dokumentet ikke er afgivet til udenforstående, dvs. ”sendt ud af huset”, eksempelvis til en anden myndighed. Se i øvrigt afsnit 7.4.1.

Eksempler på interne arbejdsdokumenter er: Notater, der indeholder sagsbehandlerens overvejelser om sagens afgørelse. I tilsynssager; notater vedrørende drøftelser med kollega/chef/jurist om reaktionsniveau, strategi for besøg eller Arbejdstilsynets handlemuligheder i en given situation. Høringer af kontorer i Arbejdsmiljøfagligt center og disses svar.

Når et dokument ”sendes ud af huset”, og dermed er gjort tilgængeligt for en udenforstående, mister dokumentet sin interne karakter, og retten til at beskytte det interne dokument mistes, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2, 1. led. Ved udenforstående forstås en privat fysisk eller juridisk person eller myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Det betyder, at dokumenter der sendes fra en hvilken som helst enhed i Arbejdstilsynet og til en anden enhed indenfor Beskæftigelsesministeriet, et andet ministerium eller øvrige udenforstående parter og virksomheder ikke længere har intern karakter.

Et dokument mister dog ikke sin interne karakter, selvom det sendes ud af huset og afgives til udenforstående, hvis afgivelse sker af retlige grunde. Det kan fx være interne dokumenter der videregives til en kontrol-, klage- eller tilsynsmyndighed, dvs. hvor der typisk er et over- underordnelsesforhold, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Baggrunden for dette er, at der ellers ville være adgang til aktindsigt i Arbejdstilsynets interne dokumenter alene af den årsag, at sagen eller dokumenterne blev videresendt til fx en kontrolmyndighed, og det vil udhule betydningen af § 12.

Eksempler på videregivelse af interne dokumenter pga. en retlig forpligtelse, der ikke mister deres interne karakter Videregivelse af dokumenter/oplysninger til klageinstansen i forbindelse med en klage over afgørelser truffet af Arbejdstilsynet. Videregivelse til forskningsmæssig brug (offentlighedslovens § 23, stk. 2). Videregivelse af dokumenter/oplysninger til Datatilsynet, Rigsrevisionen eller Ombudsmanden

Interne arbejdsdokumenter er omfattet af ekstraheringspligten i forvaltningslovens § 14a. Det vil sige, at hvis der i det interne arbejdsdokument er oplysninger om sagens faktiske grundlag, og oplysningerne er relevante for sagen, skal disse oplysninger ekstraheres og udleveres. Se i øvrigt afsnit 9.5 om ekstrahering.

9.3.2. Interne arbejdsdokumenter der alligevel er undergivet aktindsigt (§ 13)

Der er som hovedregel ikke adgang til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12. Forvaltningsloven § 13 er dog en undtagelse til denne hovedregel i § 12. Efter § 12 skal der således alligevel gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, når de foreligger i endelig form. Det betyder, at følgende dokumenter - uanset deres interne karakter - er undergivet aktindsigt:

• Dokumenter, som alene gengiver indholdet af en myndigheds endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse. Dette gælder kun, hvis dokumentet er udarbejdet som et selvstændigt dokument jf. § 13, nr. 1.
• Dokumenter, der alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven § 13 (notatpligt), jf. § 13, nr. 2. Væsentlige sagsbehandlingsskridt skal også noteres på sagen, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 2, fx en forlænget høringsfrist.
• Selvstændige dokumenter, der udarbejdes af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed om sagens faktiske omstændigheder, og som ikke tillige indeholder en vurderende stillingtagen, jf. 13, nr. 3. Det vil sige, at det kun er de faktuelle oplysninger, som er undergivet aktindsigt.

Det er en forudsætning for at der gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, at der er tale om
selvstændige dokumenter i endelig form. At et dokument er betegnet som et udkast undtager ikke
automatik dokumentet fra aktindsigt, såfremt dokumentet de facto er endeligt. Det er således indholdet i dokumentet, der er afgørende. Er dokumentet endeligt, betyder det, at der skal gives aktindsigt i det, også selvom det ikke er afgivet til udenforstående.

Eksempler Følgende er eksempler på notater - typisk om faktiske forhold - som Arbejdstilsynet skal give aktindsigt i uanset deres interne karakter: kortlægning af ulykker i forbindelse med en ulykkesundersøgelse, tekniske beregninger i ergonomisager (løft, træk og skub), fx vedrørende udregning af samlet daglig løftemængde, beregning af hældningsgrad på tag, en udgravning eller sliske m.v. skitser over et arbejdssted, som er udarbejdet af Arbejdstilsynet for at fastholde indretningen af et arbejdsrum, GO-rapporter, se nærmere, afsnit 15 om straf, eller fotos taget på tilsynsbesøg.

9.3.3 Andre dokumenter (§ 14)

I følge forvaltningslovens § 14 omfatter retten til aktindsigt ikke:

• Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder, jf. § 14, nr. 1.
  For Arbejdstilsynet vil undtagelsesbestemmelsen have et begrænset anvendelsesområde.
• Dokumenter der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed, jf. § 14, nr. 2.
• Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssager bør føres, jf. § 14, nr. 3

Se i øvrigt afsnit 7.4.4.

9.4 Oplysninger undtaget fra aktindsigt

Reglerne om undtagelse af oplysninger fra partsaktindsigt findes i forvaltningsloven §§ 15, 15a og 15b. Hvis et dokument ikke kan undtages fra aktindsigt efter reglerne i forvaltningslovens §§ 12 - 14, kan dokumentet indeholde oplysninger, som kan undtages.

Hvis der efter reglerne i forvaltningslovens §§ 15, 15a og 15b er adgang til at undtage visse oplysninger i et dokument fra aktindsigt, følger det af forvaltningslovens § 15c, at der er pligt til at give aktindsigt i dokumentets øvrige indhold (delvis aktindsigt). Dette gælder dog ikke,

• hvis delvis aktindsigt vil medføre en prisgivelse af det eller de forhold, der er hjemmel til at undtage efter §§ 15, 15a og 15b (jf. § 15c nr. 1),
• hvis delvis aktindsigt vil indebære, at der gives vildledende information (jf. § 15c nr. 2) eller
• hvis det resterede indhold i dokumentet ikke er meningsgivende (jf. § 15c nr.3).

Ifølge forvaltningslovens §§ 15, 15a og 15b kan partens adgang til aktindsigt begrænses i det omfang,  vedkommendes interesse i at få kendskab til oplysninger må vige for afgørende hensyn til eksempelvis parten selv, andre private eller offentlige interesser samt forfølgning af lovovertrædelser og straffuldbyrdelse. Forvaltningsloven §§ 15, 15a og 15b indeholder en konkret afvejningsregel, så der i hvert enkelt tilfælde skal foretages en konkret vurdering af, om der kan gives aktindsigt.

I det nedenstående behandles udelukkende undtagelse af oplysninger af hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, samt af hensyn til parten selv og af hensyn til andre private interesser.

Vedrørende bestemmelserne om andre offentlige interesser, statens sikkerhed, udenrigspolitiske og økonomiske interesser og gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed, jf. §§ 15, 15a og 15b henvises til afsnit 7.5.3. vedrørende offentlighedsloven, hvor de samme hensyn gør sig gældende.

Med hensyn til partsaktindsigt i sager om grove overtrædelser henvises til afsnit 14.

9.4.1 Hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser ( § 15 b, nr. 1)

Efter forvaltningslovens § 15b, nr. 1, kan en parts ret til aktindsigt begrænses, hvis partens interesse i sagens dokumenter findes at burde vige for afgørende hensyn til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser.

Bestemmelsen er relevant at overveje, når en part anmoder om aktindsigt i en tilsynssag, hvor Arbejdstilsynet overvejer at gøre et strafferetligt ansvar gældende mod virksomheden eller den ansatte.

En virksomhed eller en ansat, vil som udgangspunkt have ret til fuld aktindsigt efter retsplejelovens § 729 b, stk. 2, i de dokumenter, som politiet har tilvejebragt til brug for den sag, som sigtelsen angår, hvis der senere indgives politianmeldelse. Der vil derfor normalt ikke i praksis være anledning til at undtage oplysninger i tilsynssagen fra aktindsigt efter forvaltningsloven.

Der kan dog være situationer, hvor det efter en konkret vurdering findes af afgørende betydning for oplysningen af sagen, at visse oplysninger endnu ikke kommer til partens kendskab. I sådanne tilfælde kan der efter en konkret vurdering undtages oplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til oplysningen af en kommende straffesag. Der henvises i øvrigt til afsnit 7 vedrørende tilsvarende hensyn ved meddelelse af aktindsigt efter offentlighedsloven.

9.4.2 Hensynet til parten selv (§ 15b, nr. 5)

Der er mulighed for at undtage oplysninger fra aktindsigt af hensyn til parten selv. Dette fremgår ikke direkte af bestemmelsen, men derimod af bemærkningerne til § 15b, nr. 5. Der skal foretages en konkret afvejning. Hensynet til parten selv er en meget snæver undtagelse, og der skal meget til for at kunne anvende undtagelsen.

I Arbejdstilsynets praksis vil det sjældent forekomme, at der ikke skal gives aktindsigt af hensyn til parten selv, men der kan være situationer, hvor det er relevante at overveje, om parten skal nægtes aktindsigt.

Et eksempel på, at der ikke skal gives aktindsigt af hensyn til parten selv er oplysninger om en alvorlig, psykiatrisk eller fysisk diagnose, som er ukendt for den pågældende, men som Arbejdstilsynets er blevet oplyst om via en anmeldelse af en arbejdsbetinget lidelse, og som ikke er vigtig for, at parten kan varetage sine interesser.

9.4.3 Hensynet til andre private interesser (§ 15b, nr. 5)

Ved en afvejning mellem partens og andre privates interesser er udgangspunktet, at partens interesser vejer tungt. Det vil sige, at der skal ganske meget til for, at parten kan nægtes indsigt i oplysninger i sagen. Det betyder også, at hvis der ikke er afgørende hensyn til andre private interesser, skal parten have aktindsigt, også selvom partens interesse i at se oplysningerne i det konkrete tilfælde ikke er særligt tungtvejende. Det er således vanskeligere at undtage oplysninger efter forvaltningslovens § 15b, nr. 5, end efter offentlighedslovens § 30.

Eksempler Arbejdstilsynet undtager oplysninger om andres private forhold, fx i sager om psykisk arbejdsmiljø. Det kan være helbredsoplysninger, oplysninger om mobning, chikane mv. eller andre oplysninger af personlig karakter, som kan henføres til en enkelt person fx via en stillingsbetegnelse i virksomheder med meget få ansatte og som ikke fremgår af påbuddet. Helbredsoplysninger, der er noteret af ansatte i Arbejdstilsynet i forbindelse med fx en tilsynssag, eller som indgår i en afgørelsessag.

Om en person eller en virksomhed, der er indgivet en klage mod, og som derved er blevet part i en sag, har adgang til som part i sagen at få oplyst, at der er indgivet en klage eller anmeldelse, er beskrevet under afsnit 14, der handler om reglerne om tavshedspligt og forholdet til arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2.

Bemærk at en patients aktindsigt i egne helbredsoplysninger er reguleret i sundhedsloven, hvis der er tale om patientjournaler, der er udarbejdet af autoriserede sundhedspersoner som led i sundhedsmæssig behandling af vedkommende. Da det er personer, myndigheder og institutioner under sundhedsvæsenet, der ligger inde med disse journaler, er det disse personer, myndigheder og institutioner, som træffer afgørelse om aktindsigt i journalerne. I de tilfælde hvor Arbejdstilsynet ligger inde med helbredsoplysninger, kan den pågældende person få aktindsigt i disse efter bl.a. reglerne i databeskyttelsesforordningen og offentlighedsloven (egenacces), dog med de samme undtagelser som fremgår af databeskyttelseslovens § 22, stk. 1.

9.5 Ekstrahering af faktiske oplysninger samt eksterne og interne faglige vurderinger (§§ 14a og 14b)

Definition Ved ekstraheringspligt for en myndighed forstås, at myndigheden er forpligtet til at videregive visse oplysninger i et dokument. Det gælder uanset om det dokument, som oplysningerne fremgår af ellers vil kunne undtages fra retten til aktindsigt efter hhv. offentlighedslovens eller forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser. Ekstrahering er således når et dokument, som er undtaget fra aktindsigt, indeholder oplysninger, som Arbejdstilsynet har pligt til at trække ud af dokumentet og videregive.

9.5.1. Faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger (§ 14 a, stk.1)

Forvaltningslovens § 14a handler om ekstrahering af oplysninger fra dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt efter bestemmelserne i forvaltningslovens §§ 12 -14. Det er en betingelse for ekstrahering og videregivelse, at de oplysninger der skal ekstraheres vedrører en sags faktiske grundlag og er relevante for sagen. Dette gælder også for eksterne faglige vurderinger.

For en nærmere gennemgang af bestemmelsens indhold henvises til afsnit 8.6 om offentlighedslovens § 28, stk.1, da forvaltningslovens regel i § 14a om ekstrahering og videregivelse fortolkes på samme måde som offentlighedslovens § 28, stk. 1.

9.5.2 Interne faglige vurderinger (§ 14 b)

En part skal have aktindsigt i visse interne faglige vurderinger, hvis de findes i endelig form. I sager, hvor det er almindelig praksis at indhente eksterne faglige vurderinger til brug for afgørelsen, er der også adgang til aktindsigt i de tilfælde, hvor Arbejdstilsynet selv foretager vurderingen, og denne er indeholdt i interne dokumenter i endelig form, jf. forvaltningslovens § 14b.

Bestemmelsen imødegår, at der kan gives afslag på aktindsigt i de situationer, hvor myndigheden selv forestår den faglige vurdering, i tilfælde hvor myndigheden normalt ellers ville indhente ekstern bistand til vurderingen.

Ved en (intern) faglig vurdering forstås ”rene” faglige vurderinger.

Eksempel Faglige vurderinger er fx vurderinger af teknisk, lægefaglig, juridisk eller økonomisk karakter.

Overvejelser og vurderinger af, hvilken løsning der anbefales på grundlag af en faglig vurdering, falder derimod udenfor udtrykket ”faglig vurdering”.

Ved ”endelig form” forstås, at den interne faglige vurdering har været anvendt i forbindelse med at Arbejdstilsynet træffer en beslutning i den pågældende sag, eller hvis vurderingen har en sådan form, at den er klar til endelig udsendelse eller offentliggørelse. En intern faglig vurdering vil i almindelighed foreligge i endelig form, hvis den er blevet godkendt af den øverst faglige ansvarlige for det pågældende område. Dette vil eksempelvis kunne være en kontorchef, tilsynschef, centerchef, vicedirektør eller direktør.

9.5.3 Hvornår er der ikke pligt til at ekstrahere, jf. forvaltningslovens § 14a stk.2

Arbejdstilsynet har ikke pligt til at ekstrahere faktiske oplysninger og eksterne faglige vurderinger, fra et dokument undtaget fra aktindsigt, hvis oplysningerne fremgår af andre dokumenter, der udleveres i forbindelse med aktindsigten, jf. forvaltningslovens § 14a, stk. 2

10. Meroffentlighed

Den lovbestemte meroffentlighed fremgår af offentlighedslovens § 14 og af forvaltningslovens § 10.

Definition af lovbestemt meroffentlighed I forbindelse med en behandling af en anmodning om aktindsigt er der pligt til altid at overveje, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af undtagelsesbestemmelserne i offentlighedslovens §§ 23-35 og §§ 19-21 og tilsvarende i forvaltningslovens §§ 11-15b.

Bestemmelserne i offentlighedsloven og forvaltningsloven stadfæster det hidtil ulovbestemte meroffentlighedsprincip. Bestemmelserne er enslydende i de to love. Nedenstående gør sig således gældende for begge bestemmelser.

Bestemmelserne betyder, at Arbejdstilsynet ALTID og i alle sager om aktindsigt har pligt til af egen drift at overveje at give meroffentlighed i sager, dokumenter og oplysninger, der kan undtages fra retten til aktindsigt efter loven (det vil sige efter lovens §§ 19-21 og §§ 23-35).

Dette gælder dog ikke, hvis anmoderen får udleveret alt, hvad denne har bedt om.

Den, der anmoder om aktindsigt, behøver ikke selv at bede om meroffentlighed. Arbejdstilsynet skal af sig selv ved alle anmodninger om aktindsigt overveje, om der alligevel kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som ellers ville kunne undtages fra aktindsigt i medfør af undtagelsesbestemmelserne i henholdsvis forvaltningsloven og offentlighedsloven. Arbejdstilsynet kan således ikke pr. automatik undtage dokumenter og oplysninger fra aktindsigt, blot fordi der er adgang hertil i medfør af undtagelsesbestemmelser.

Rækkevidden af reglerne om meroffentlighed er dog begrænset af regler om tavshedspligt i anden lovgivning, herunder reglerne i databeskyttelsesforordningen. Det betyder for Arbejdstilsynet, at bestemmelserne om meroffentlighed dels er begrænset af tavshedspligten i arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, se afsnit 14, samt af reglerne om fortrolige personoplysninger i databeskyttelsesforordningens artikel 9 og 10 (fx oplysninger om race, religion, politisk tilhørsforhold, straf mv.).

Vedrørende lovgivningssager skal Arbejdstilsynet være særlig opmærksom på, at der først kan gives meroffentlighed i lovteksten, efter denne er sendt i høring på høringsportalen, se afsnit 7.3.1.

Ved Arbejdstilsynets vurdering af, om der kan gives aktindsigt efter bestemmelserne om meroffentlighed, skal der foretages en afvejning af modstående interesser. Det vil sige en afvejning af på den ene side den aktindsigtssøgendes interesse i at få aktindsigt, og på den anden side de beskyttelsesinteresser, der ligger bag undtagelsesbestemmelserne mv. 

Hvis Arbejdstilsynets afvejning fører til, at der ikke kan gives meroffentlighed, skal Arbejdstilsynet i afgørelsen anføre, at meroffentlighed har været overvejet, og det skal begrundes, hvorfor der ikke kan gives meroffentlighed. Begrundelseskravet vil være opfyldt, hvis Arbejdstilsynet skriver i begrundelsen, at Arbejdstilsynet har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet og hvad der ligger til grund for, at der ikke kan gives meroffentlighed.

Forslag til begrundelse: ”Arbejdstilsynet har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, men de hensyn, der begrunder undtagelsen af den pågældende sagstype fra retten til aktindsigt, taler i mod.”

Selvom meroffentlighedsprincippet er blevet lovfæstet både i offentlighedsloven og forvaltningsloven gælder der fortsat et ulovbestemt meroffentlighedsprincip Arbejdstilsynet har i meget vidt omfang omsat dette ulovbestemte princip i tilsynets dialog med og vejledning af anmodere om aktindsigt.

11. Hvad skal der gives indsigt i efter databeskyttelsesforordningen?

Anmoder den registrerede selv om indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, har den registrerede ret til alle oplysninger om den registreredes personlige forhold. Den registrerede har ret til adgang til følgende informationer:

1. Formålet med behandlingen
2. De berørte kategorier af personoplysninger
3. De modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er elle vil blive videregivet til, navnlig modtagere i tredjelande eller internationale organisationer.
4.  Om muligt det påtænkte tidsrum, hvor personoplysningerne bliver opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til fastlæggelse af dette tidsrum
5. Retten til at anmode den dataansvarlige om berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling af personoplysninger vedrørende den registrerede eller til at gøre indsigelse mod en sådan behandling
6. Retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed
7. Enhver tilgængelig information om, hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos den registrerede
8. Forekomster af automatiske afgørelser, herunder profilering, som omhandlet i artikel 22, stk. 1 og 4, og som minimum meningsfulde oplysninger om logikken heri som betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for den registrerede.

Arbejdstilsynet er ikke forpligtet til at oplyse den registrerede om, at Arbejdstilsynet har registreret/behandlet oplysninger om en person, hvis det må antages, at den registrerede allerede er bekendt med registreringen/behandlingen.

Ved parters anmodning om aktindsigt i en afgørelsessag, vil parten formentlig allerede være bekendt med, hvorfor oplysningerne er indhentet. Det er en konkret vurdering, om oplysningen om, hvem der har afgivet den registrerede oplysning, kan undtages fra aktindsigt efter persondataloven og forvaltningsloven. Det samme gælder indsigt i, hvem oplysningerne er eller vil blive videregivet til.

11.1 Undtagelser fra retten til aktindsigt

Databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 4, og databeskyttelseslovens § 22 begrænser den registreredes ret til aktindsigt efter forordningens artikel 15, stk. 1. Den registrerede kan ikke få indsigt i egne oplysninger, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til offentlige interesser, navnlig:

• statens sikkerhed
• forsvaret
• den offentlige sikkerhed
• forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning i straffesager eller i forbindelse med brud på etiske regler for lovregulerede erhverv
• væsentlige økonomiske eller finansielle interesser
• kontrol-, tilsyns-, eller reguleringsopgaver.

Undtagelsesbestemmelserne i forhold til oplysningerne om personlige forhold vil sjældent være relevante for Arbejdstilsynet, jf. dog afsnit 13.3. Typisk vil undtagelser i forhold til sager skulle vurderes efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven, idet det vil vedrøre andre forhold, end den registreredes personlige forhold.

12. Hvad skal der gives aktindsigt i efter miljøoplysningsloven?

Lov om aktindsigt i miljøoplysninger fastslår, at en myndighed i hver enkelt sag om aktindsigt i miljøoplysninger skal afveje de offentlige interesser ved udlevering over for de interesser, der bliver varetaget ved at afslå udlevering. Loven fastslår endvidere, at myndighederne skal fortolke undtagelser fra adgangen til aktindsigt restriktivt. Der er således en videre adgang til aktindsigt, end efter de almindelige forvaltningsretlige regler.

Lovens undtagelser svarer i vidt omfang til de generelle regler i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Dog er der på visse punkter videre adgang til miljøoplysninger, end hvad der er tilfældet efter offentlighedsloven og forvaltningsloven. Hvor dette er tilfældet, er der fastsat særlige undtagelsesregler i miljøoplysningsloven.

Miljøoplysningsloven indeholder i modsætning til offentlighedsloven og forvaltningsloven en konkret og generel afvejningsregel, jf. lovens § 2, stk. 3.

I afvejningsreglen ligger der en formodning for, at miljøoplysninger skal udleveres, medmindre der er tale om oplysninger, der er omfattet af tavshedspligtsregler mv., eller undtaget efter databeskyttelsesforordningen.

13. Forholdet til tavshedspligt og Arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2

13.1 Forholdet mellem offentlighedsloven og arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2

Det fremgår af arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, at Arbejdstilsynet hverken overfor arbejdsgiveren eller andre må afgive

• Oplysninger om, at der er modtaget en klage,
• Oplysninger som kan identificere klageren,
• Oplysninger om klagens indhold,
• Oplysninger i dokumenter, som omtaler en eventuel klage
• Oplysninger fra en ansat, der har karakter af klage,
• Og oplysninger om, at tilsynsbesøg foretages som følge af en klage.

Der er tale om en særlig tavshedspligtsbestemmelse, som gælder ud over den almindelige tavshedspligt i forvaltningsloven og straffeloven, jf. offentlighedslovens § 35.

Arbejdstilsynets praksis Når der modtages en klage over arbejdsmiljøet på en virksomhed, skal selve klagen oprettes på en særskilt sag.

Beskyttelsen i arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, omfatter ansatte. Tavshedspligten har til formål at sikre en ansat, som klager eller afgiver oplysninger, der har karakter af klage til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøforhold på virksomheden, mod, at Arbejdstilsynet videregiver oplysninger om klagen til arbejdsgiveren eller andre.

Beskyttelseshensynet bag arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, er, at en ansat der klager over arbejdsmiljøforhold på sin arbejdsplads, ikke skal risikere ansættelsesretlige eller andre repressalier på grund af klagen.

Hensynet bag bestemmelsen er derudover at sikre, at ansatte frit kan klage til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøet. Dette er vigtigt, da klager er et væsentligt element i Arbejdstilsynets prioritering af tilsynsressourcerne. Reglen betyder samtidig, at en ansat altid uden risiko kan henvende sig til Arbejdstilsynet uden at være anonym, hvilket giver Arbejdstilsynet mulighed for at vende tilbage til klager, for at få yderligere og supplerende oplysninger for derved at kunne prioritere og planlægge tilsyn bedst muligt.

Bestemmelsen om den særlige tavshedspligt betyder, at de forhold, der er omfattet af bestemmelsen, ikke på noget tidspunkt er undergivet offentlighed. Offentlighedslovens § 35 giver Arbejdstilsynet mulighed for at begrænse pligten til at meddele oplysninger med henvisning til den særlige bestemmelse om tavshedspligt i arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2. Arbejdstilsynet giver derfor afslag på aktindsigt i klager eller dokumenter, som henviser til en klage. Arbejdstilsynet henviser i den forbindelse i alle sager om aktindsigt til offentlighedslovens § 35 jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2.

I alle tilfælde, hvor Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt, skal der altid indsættes en tekst om, at der kan være flere dokumenter i sagen end dem den, der anmoder om aktindsigt, har modtaget.

Tekststykket skal have følgende ordlyd: Arbejdstilsynet skal gøre opmærksom på, at tilsynet har en særlig tavshedspligt vedrørende klager over arbejdsmiljøforhold på arbejdspladsen, jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2. Det betyder, at Arbejdstilsynet ikke kan udlevere og give aktindsigt i oplysninger om klager over arbejdsmiljøet eller i øvrigt udtale sig om, hvorvidt der er modtaget en klage, jf. offentlighedslovens § 35 jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2.

Ved den hypotetiske formulering undgår Arbejdstilsynet at bekræfte, at tilsynet har modtaget en klage. Hvis teksten udelukkende indsættes i afgørelser om aktindsigt i sager, hvori der er klaget, ville Arbejdstilsynet de facto bekræfte at der er modtaget en klage. Derfor indsættes teksten i alle afgørelser om aktindsigt.

Hjemlerne til afgørelsen skal kun fremgå af hjemmelsafsnittet. Hvis der gives fuldt ud medhold i afgørelsen, skal hjemlerne ikke fremgå, og der behøver ikke være et hjemmelsafsnit, I alle andre tilfælde skal der kun fremgå de hjemler, der er relevante i forhold til den konkrete afgørelse.

13.2 Forholdet mellem forvaltningsloven og arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2

En part kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1, og § 9a. En arbejdsgiver vil i tilfælde, hvor der er klaget over forhold på virksomheden, som udgangspunkt være part i sagen, da arbejdsgiveren er adressat for afgørelsen. Det fremgår imidlertid af forvaltningslovens §§ 15, 15a og 15b, at adgangen til aktindsigt kan vige for afgørende hensyn, fx hensynet til private interesser.

Efter arbejdsmiljøloven § 79, stk. 2, må Arbejdstilsynet ikke overfor arbejdsgiveren eller andre oplyse, at Arbejdstilsynet har modtaget en klage. Beskyttelsen i lovens § 79, stk. 2, omfatter oplysninger om

• Oplysninger om, at der er modtaget en klage,
• Oplysninger, som kan identificere klageren,
• Oplysninger om klagens indhold,
• Oplysninger i dokumenter, som omtaler en eventuel klage
• Oplysninger fra en ansat, der har karakter af klage,
• Og oplysninger om, at tilsynsbesøg foretages som følge af en klage.

Tavshedspligten efter arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, har til formål at sikre en ansat, som klager til Arbejdstilsynet over arbejdsmiljøforhold på virksomheden, mod, at Arbejdstilsynet videregiver oplysninger om klagen til arbejdsgiveren eller andre.

Der er tale om en særlig bestemmelse om tavshedspligt ud over de almindelige tavshedspligtsregler.

Se nærmere afsnittet ovenfor om bestemmelsen og forholdet til offentlighedsloven.

Da forvaltningslovens § 9, stk. 5, ikke begrænser pligten til at give aktindsigt, udelukker arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, ikke parters adgang til aktindsigt. Men en begrænsning af aktindsigten begrundes i forvaltningslovens §§ 15, 15a og 15b.

Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang partens interesse i sagens dokumenter, findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til private eller offentlige interesser, jf. forvaltningslovens § 15b nr. 5 samt bemærkningerne hertil. Det er hensynet til ”private interesser”, der ligger bag hensynet i § 79, stk. 2, om beskyttelse af den, der klager over arbejdsmiljøet på en virksomhed.

Af forvaltningslovens § 15b, nr. 2, fremgår desuden, at adgangen til aktindsigt kan begrænses for så vidt angår oplysninger om myndigheders kontrolvirksomhed. Da Arbejdstilsynet benytter klager til prioritering af tilsynsressourcerne, er klager over arbejdsmiljøet omfattet heraf.

Arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2 har på den baggrund betydning for afgørelsen af spørgsmålet om parters adgang til aktindsigt, idet Arbejdstilsynet altid med hjemmel i forvaltningslovens §§ 15, 15a og 15b kan undtage oplysninger om klager og tilsynsvirksomhed udført på baggrund af klager modtaget i Arbejdstilsynet.

I alle tilfælde hvor Arbejdstilsynet træffer afgørelse om aktindsigt, skal der altid indsættes en tekst om, at der kan være flere dokumenter i sagen end den, der anmoder om aktindsigt, har modtaget.

Teksten skal have følgende ordlyd: Arbejdstilsynet skal gøre opmærksom på, at tilsynet har en særlig tavshedspligt vedrørende klager over arbejdsmiljøforhold på arbejdspladsen, jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2. Det betyder, at Arbejdstilsynet ikke kan udlevere og give aktindsigt i oplysninger om klager over arbejdsmiljøet eller i øvrigt udtale sig om, hvorvidt der er modtaget en klage, jf. offentlighedslovens § 35 jf. arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2

Ved den hypotetiske formulering undgår Arbejdstilsynet at bekræfte modtagelsen af en klage. Hvis tekststykket udelukkende indsættes i afgørelser om aktindsigt i sager, hvori der er klaget, vil Arbejdstilsynet de facto bekræfte, at der er modtaget en klage. Derfor indsættes tekststykket i alle afgørelser om aktindsigt.

Hjemlerne til afgørelsen skal kun fremgå af hjemmelsafsnittet. Hvis der gives fuldt ud medhold i afgørelsen, skal hjemlerne ikke fremgå, og der behøver ikke være et hjemmelsafsnit, se i øvrigt afsnit 6.5. I alle andre tilfælde skal der kun fremgå de hjemler, der er relevante i forhold til den konkrete afgørelse.

AML § 79, stk. 2 angives ikke.

13.3 Forholdet mellem databeskyttelsesforordningen og arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2

Klager over enkeltmandsvirksomheder og I/S’er er en personhenførbar oplysning, som er omfattet af databeskyttelsesforordningen. Fremsætter ejeren af en enkeltmandsejet virksomhed eller et I/S begæring om aktindsigt i Arbejdstilsynets oplysninger om virksomheden, er Arbejdstilsynet i henhold til artikel 15 i  databeskyttelsesforordningen (indsigtsret) som udgangspunkt forpligtet til at oplyse ejeren om, hvem klageren er, hvilket er i strid med arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2. Efter databeskyttelseslovens § 22, stk. 1, vil det dog ud fra en konkret vurdering altid være muligt at undlade at oplyse ejeren om klagen, idet hensynet til beskyttelse af klagers anonymitet vejer tungere end hensynet til den registrerede.

På samme måde viger pligten til efter databeskyttelsesforordningens artikel 14 (oplysningspligten) at orientere enkeltmandsejede virksomheder og I/S’er om, at der er registreret en klage, for hensynet til Arbejdstilsynets kontrol og tilsynsopgaver, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 2.

I begge tilfælde skal det vurderes, om oplysningspligten og indsigtsretten viger helt eller alene udskydes, indtil sagen er nærmere undersøgt.

13.4 Klagesager i Arbejdsmiljøklagenævnet – forhold omkring § 79, stk. 2 – klager

Hvis en virksomhed påklager en afgørelse fra Arbejdstilsynet, skal sagen behandles af Arbejdsmiljøklagenævnet, hvis Arbejdstilsynet i remonstrationsperioden vælger at fastholde afgørelsen.

Når Arbejdstilsynet herefter sender materiale til Arbejdsmiljøklagenævnet, er der tale om videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed, som Arbejdstilsynet sender, fordi Arbejdstilsynet er retlig forpligtet hertil. Det betyder generelt, at oplysninger, der oversendes til Arbejdsmiljøklagenævnet bevarer sin fortrolige status, uanset om der er tale om interne dokumenter eller andre fortrolige oplysninger.

Der er dog den vigtige undtagelse, at tavshedspligten i arbejdsmiljølovens § 79, stk. 2, ikke gælder for Arbejdsmiljøklagenævnet.

Arbejdstilsynet oversender ikke en § 79, stk. 2 - klage til Arbejdsmiljøklagenævnet i forbindelse med en
klagesag.

14. Aktindsigt i Arbejdstilsynets sager om straf

Som udgangspunkt gælder hverken offentlighedsloven eller forvaltningslovens bestemmelser om aktindsigt for sager inden for strafferetsplejen, jf. offentlighedsloven § 19 og forvaltningslovens § 11, stk.1.

14.1 Arbejdstilsynets behandling af grove overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen

Når Arbejdstilsynet konstaterer en grov overtrædelse af klare og velkendte regler, hvor overtrædelsen indebærer en konkret og dokumenteret sikkerheds- eller sundhedsfare, skal Arbejdstilsynet vurdere, om der er grundlag for at søge virksomheden og/eller andre involverede straffet for overtrædelsen, enten ved udstedelse af administrativ bøde eller ved indgivelse af politianmeldelse mod den/de pågældende.

Herudover skal Arbejdstilsynet vurdere, om der er grundlag for at søge en virksomhed straffet, når virksomheden ikke har efterkommet et tidligere udstedt påbud om at bringe forholdene i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen.

Arbejdstilsynet registrerer de administrative reaktioner, virksomhedens tilbagemelding på reaktionerne og eventuelt den tilsynsførendes notater og fotos på en tilsynssag. På tilsynssagen registreres også de tilsynsførendes rapport om grove overtrædelser, som udarbejdes i forbindelse med tilsynsbesøget, hvor der konstateres en grov overtrædelse. Ved afgivelse af forbud oprettes der automatisk en rapport om grov overtrædelse. Ved afgivelse af strakspåbud eller afgørelser uden påbud (AUP), kan den tilsynsførende vælge at oprette en rapport om grov overtrædelse. Når Arbejdstilsynet har konstateret, at et tidligere udstedt påbud ikke er efterkommet, kan der også oprettes en rapport om grov overtrædelse.

I forbindelse med oprettelsen af rapport om grove overtrædelser, dannes der i ATIS en sag om grov overtrædelse. Modtages der oplysninger fra politiet, oprettes der også en sag om grov overtrædelse. Sagen om grov overtrædelse anvendes til juristens sagsbehandling i forbindelse med vurderingen af, om virksomheden skal søges straffet. På denne sag registreres eventuelle politirapporter, som er modtaget i sagen, Arbejdstilsynets korrespondance med politiet, Arbejdstilsynets eventuelle tiltaleindstilling og underretning til virksomheden herom, Arbejdstilsynets eventuelle beslutning om ikke at søge virksomheden straffet og Arbejdstilsynets eventuelle administrative bødeforelæg. Endvidere registreres den endelige afgørelse, fx virksomhedens vedtagelse af Arbejdstilsynets bødeforelæg, politiets vedtagne bødeforelæg eller udskrift af dommen i sagen.

14.2 Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter offentlighedsloven

Efter offentlighedslovens § 19, stk. 1, gælder loven ikke for sager inden for strafferetsplejen. Forvaltningsmyndigheder, der udøver tilsynsopgaver i forhold til borgerne og som et led i tilsynet kan overgive sager til strafferetlig forfølgning, kan have sager, der er omfattet af § 19, stk. 1. Dette gælder også for Arbejdstilsynet.

14.2.1 Sager oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ

Arbejdstilsynet har mulighed for at afslutte en straffesag med udstedelse af en administrativ bøde til virksomheden eller andre involverede. Det følger af arbejdsmiljølovens § 82 a og bekendtgørelse nr. 107 af 28. februar 2002 om anvendelse af administrativt bødeforelæg ved overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. Sådanne straffesager, der efter særlig hjemmel behandles af andre forvaltningsmyndigheder end politi og anklagemyndighed, er også undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 19, stk. 1. Sagen kan i sådanne tilfælde starte som en almindelig sag omfattet af offentlighedslovens almindelige bestemmelser om aktindsigt, men skifte karakter til en sag inden for
strafferetsplejen på det tidspunkt, hvor myndigheden påbegynder en vurdering af, om der er grundlag for strafferetlig forfølgning.

Arbejdstilsynet påbegynder sin vurdering af, om der er grundlag for strafferetlig forfølgning, når den tilsynsførende overgiver sagen til juridisk vurdering. På dette tidspunkt oprettes sagen om grov overtrædelse. Dette medfører, at Arbejdstilsynets sag om grov overtrædelse i sin helhed normalt er omfattet af offentlighedslovens § 19, stk. 1 og dermed undtaget aktindsigt, allerede fra oprettelsestidspunktet.

Dette gælder uanset om sagen afsluttes, uden at der er gjort strafferetlige sanktioner gældende over for den pågældende. Det gælder fx også, selv om sagen senere måtte blive overgivet til politiet, fordi Arbejdstilsynet vurderer, at betingelserne for at søge sagen afgjort ved administrativt bødeforelæg ikke er opfyldt.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet meddeler afslag på anmodninger om aktindsigt i dokumenter registreret på sager om grov overtrædelse oprettet på Arbejdstilsynets eget initiativ under henvisning til offentlighedslovens § 19, stk. 1. Dette gælder også for afsluttede sager. Vær opmærksom på at der gælder specielle regler for juridiske personers vedtagne administrative bødeforelæg.

14.2.1.1 Aktindsigt i administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget

Administrative bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget, er omfattet af retten til aktindsigt
efter offentlighedslovens almindelige regler.

Det betyder, at hvis der anmodes om aktindsigt i en sag om grov overtrædelse for en juridisk person, og denne sag er afgjort med et vedtaget administrativt bødeforelæg, skal der gives aktindsigt i dette dokument.

Andre dokumenter på sagen om grov overtrædelse er undtaget aktindsigt, også efter sagens afgørelse. Det gælder også politiets og anklagemyndighedens udenretlige bødeforelæg. Der henvises til afsnit 15.2.3 om videresendelse af anmodninger om aktindsigt i sager om grove overtrædelser.

14.2.2 Sager oprettet efter henvendelse fra politiet

Det forekommer jævnligt, at politi eller anklagemyndighed fremsender politirapporter vedrørende en arbejdsulykke til Arbejdstilsynet med anmodning om, at Arbejdstilsynet afgiver en udtalelse til brug for anklagemyndighedens vurdering af, om der er grundlag for at rejse tiltale for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen.

Arbejdstilsynets registrerer også sådanne anmodninger med tilhørende politirapporter på en sag om grov overtrædelse og afgiver en udtalelse på grundlag af oplysningerne i politirapporterne samt Arbejdstilsynets eventuelle egne konstateringer i forbindelse med undersøgelse af ulykken.

I tilfælde, hvor politi eller anklagemyndighed indhenter en udtalelse hos en anden myndighed til brug for straffesagens behandling, er høringssagen undtaget fra aktindsigt hos begge myndigheder.

Arbejdstilsynets praksis Arbejdstilsynet meddeler afslag på anmodninger om aktindsigt i dokumenter registreret på sagen om grov overtrædelse oprettet efter henvendelse fra politiet under henvisning til offentlighedslovens § 19, stk. 1. Dette gælder også for afsluttede sager.

14.2.3 Henvisning til politiet ved anmodning om aktindsigt i sager om grove overtrædelser

Iht. vejledningspligten skal Arbejdstilsynet når det er relevant indgå i en dialog med anmoder for at afdække mulighed for, om der kan gives aktindsigt eller meraktindsigt, herunder for at afdække om andre myndigheder kan have relevante dokumenter i sin besiddelse.

Arbejdstilsynet skal således forholde sig til, om der er dokumenter i sagen hos andre myndigheder, der evt. kan gives aktindsigt i, herunder efter anden lovgivning.

I givet fald skal ansøger henvises til den eller de pågældende myndighed/er jf. FVL § 7, stk. 2.

Arbejdstilsynets praksis I det tilfælde, hvor Arbejdstilsynet meddeler afslag på aktindsigt under henvisning til, at der er tale om en sag inden for strafferetsplejen, henviser Arbejdstilsynet samtidig anmoder om evt. at rette henvendelse til den politikreds, hvori sagen verserer, da der efter retsplejelovens kapitel 3 a kan være mulighed for delvis aktindsigt hos politiet eller retten.

Dette gælder fx for anmodninger, der fremsættes af pressen, jf. retsplejelovens § 41 f, der regulerer pressens adgang til bl.a. anklageskrifter og retsmødebegæringer.

14.3 Aktindsigt i sag om grov overtrædelse efter forvaltningsloven

14.3.1 Verserende sager

Efter forvaltningslovens § 2, stk. 1, gælder loven for behandlingen af sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed.

Arbejdstilsynets beslutning om at udstede et administrativt bødeforelæg eller at indstille til politiet, at der rejses tiltale for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, er ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand, da der ikke er tale om en beslutning, der har til formål at fastslå, hvad der er eller skal være ret i en bestemt situation. Den endelige afgørelse heraf henhører under domstolene. Det samme gælder en beslutning om ikke at søge virksomheden eller andre involverede straffet, idet påtaleretten, og dermed kompetencen til at opgive påtale, er hos anklagemyndigheden.

Sager om grove overtrædelser er ikke sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Arbejdstilsynet kan derfor give afslag på parters anmodning om aktindsigt i disse sager under henvisning til forvaltningslovens § 2, stk. 1.

Parten vil heller ikke have mulighed for at få aktindsigt efter offentlighedsloven, jf. oven for under afsnit 14.2.

Det bør imidlertid overvejes, om der kan gives den part, som sagen vedrører, meraktindsigt efter princippet i forvaltningslovens § 10, stk. 2.

Hvis sagen fremsendes til politiet med anmodning om efterforskning eller tiltalerejsning, vil en part, der sigtes i sagen, som udgangspunkt få indsigt i sagens dokumenter efter retsplejelovens § 729 b, stk. 2, hvorefter en sigtet har ret til fuld indsigt i de dokumenter, som politiet har tilvejebragt til brug for den sag, som sigtelsen angår. Arbejdstilsynet bør derfor overveje på begæring at give den part, der er indgivet politianmeldelse mod, aktindsigt i tiltaleindstilling og øvrig korrespondance med politiet. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at Arbejdstilsynet sjældent vil vide, på hvilket stadie sagen er hos politiet, herunder om der evt. er rejst sigtelse. Af hensyn til muligheden for at beskytte efterforskningsmæssige forhold, jf. herom i afsnit 8.5.3.3, bør anmoder i disse tilfælde
henvises til at rette henvendelse til politiet. Opmærksomheden henledes i øvrigt på pligten til at undtage fortrolige oplysninger, jf. forvaltningslovens § 27.

14.3.2 Afsluttede sager

14.3.2.1 Sager, hvor Arbejdstilsynet har anmodet politiet om tiltalerejsning

Når en straffesag er afgjort ved politiets og eventuelt domstolenes mellemkomst, kan der efter sagens afslutning fortsat gives afslag på parternes anmodning om aktindsigt, da der ikke er tale om en sag, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af Arbejdstilsynet som forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1.

Også i dette tilfælde bør det overvejes at give meraktindsigt efter principperne i forvaltningslovens § 10, stk. 2, jf. det oven for anførte om verserende sager. Opmærksomheden henledes på pligten til at undtage fortrolige oplysninger fra meraktindsigten.

14.3.2.2 Sager, der er afgjort med administrativ bøde

En sag, der er endeligt afgjort med vedtagelse af en administrativ bøde, er en afgørelsessag, jf. forvaltningslovens § 2, stk. 1, da sagen har fundet sin endelige afgørelse med vedtagelsen af bøden. Den afsluttede bødesag er derfor omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens § 18, stk.1. Heraf fremgår, at en part i en straffesag, når sagen er afgjort, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter i det omfang, dette er rimeligt begrundet af hensyn til varetagelse af den pågældendes interesser og i det omfang hensynet til forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser eller særlige hensyn til beskyttelse af sigtede, vidner eller andre ikke taler herimod. Arbejdstilsynet meddeler normalt parten aktindsigt i de afsluttede sager, der er afgjort med administrativt bødeforelæg.

14.4 Aktindsigt i tilsynssagen, når der er oprettet en sag om grov overtrædelse

14.4.1 Dokumenter på tilsynssagen

Tilsynssagen omhandler udstedelse af administrative reaktioner i form af påbud, strakspåbud, forbud og AUP, og opfølgning herpå i relation til virksomheden. Der er således tale om en sag uden for strafferetsplejen. De dokumenter, der er registreret på og som anvendes i tilsynssagen, kan derfor ikke undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 19, stk. 1, eller for partsaktindsigtens vedkommende forvaltningslovens § 11, stk. 1. Dette gælder også, selv om de pågældende dokumenter senere kommer til at indgå i en sag inden for strafferetsplejen. Det skyldes, at disse dokumenter fortsat anvendes til sagsbehandlingen i tilsynssagen.

Dokumenter på tilsynssager er som udgangspunkt undergivet hovedregler om aktindsigt i offentlighedslovens § 7, stk. 1, og forvaltningslovens § 9, stk. 1, med de undtagelser, der i øvrigt er gældende. Disse regler er omtalt i de generelle afsnit om aktindsigt ovenfor.

Før der træffes afgørelse om aktindsigt i en tilsynssag, skal det undersøges om der er påbegyndt en strafferetlig vurdering af sagen, da dette vil have betydning for vurderingen af aktindsigt i dokumenter og oplysninger på tilsynssagen. Særlig for så vidt angår undtagelser af oplysninger eller dokumenter af efterforskningsmæssige hensyn henvises til afsnit 8.4 og 5 samt afsnit 10.

14.4.2 Særligt om rapport om grove overtrædelser

Ifølge Arbejdstilsynets kvalitetsprocedure ”G 204 Strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser” er formålet med indhentelse af de oplysninger, der registreres i dokumentet ”rapport om grove overtrædelser”, at det sikres, at oplysningen af sagen suppleres med oplysninger om arbejdets tilrettelæggelse. Det skal ske for, at det kan afklares, om den konstaterede overtrædelse skyldes svigt i planlægning, tilrettelæggelse eller udførelse af arbejdet. Hvis det er tilfældet, vil der – hvis betingelserne for at afgive påbud i øvrigt er opfyldt – normalt skulle gives supplerende påbud om fx tilsyn med arbejdet, for at forebygge, at problemet opstår igen senere. De oplysninger, der registreres i rapporten, indhentes således til brug for vurderingen af, om der er grundlag for at afgive yderligere
administrative reaktioner til virksomheden.

Det betyder, at rapport om grove overtrædelser anses for et dokument, der er omfattet af tilsynssagen, og dokumentet kan derfor ikke undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 19, stk. 1, eller forvaltningslovens § 11, stk. 1.

Rapporten er et selvstændigt dokument, der er udarbejdet af Arbejdstilsynet for at tilvejebringe bevismæssig klarhed om sagens faktiske omstændigheder og er derfor omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 26, nr. 3, og forvaltningslovens § 13, nr. 3, når rapporten foreligger i endelig form, dvs. når den tilsynsførende har afsluttet indførelsen af oplysninger i rapporten.

Det betyder, at rapport om grov overtrædelse som udgangspunkt er undergivet hovedreglen om aktindsigt i offentlighedslovens § 7, stk. 1, og forvaltningslovens § 9, stk. 1, med de undtagelser, der i øvrigt er gældende. Disse regler er omtalt i de generelle afsnit om aktindsigt oven for.